急速に進化するデジタル環境において、SaaSスプロールは多くの組織が直面する共通の課題となっています。SaaSアプリケーションの広範な導入により、業務運営に必要以上に多くのアプリケーションが使用されることがあります。この拡大は、ガバナンスの問題、セキュリティ脆弱性、コスト増加、重複したソフトウェア投資などの問題を引き起こします。それでは、組織はこの現象にどのように対処すべきなのでしょうか？この記事では、SaaSスプロールがビジネスに与える影響を探り、プロアクティブな管理の重要性を解説します。
SaaSスプロールとは？
SaaSスプロールとは、組織内で管理されていないSaaSアプリケーションが制御されずに拡大していく現象を指します。各部門や従業員が独自にSaaSアプリケーションを導入して、特定のニーズや業務を満たすことが多く、中央集権的な監視や管理が行われていない結果、断片的で整理されていないSaaSツールの集合が生まれます。これにより、効率が低下し、セキュリティ上の脆弱性やコストの増加が引き起こされます。最終的には、ビジネスの利益にも悪影響を及ぼします。
SaaSスプロールとシャドーITの関係
SaaSスプロールとシャドーITはしばしば共存し、組織に対してさまざまな課題をもたらします。一方で、SaaSスプロールは、さまざまな部門にわたってSaaSアプリケーションが制御なく増加することを指します。シャドーITは、従業員がIT部門の承認なしに不正なソフトウェアやアプリケーションを使用することを指します。この不正使用は、セキュリティリスクを高め、コスト増加やコンプライアンス上の問題を引き起こします。SaaSスプロールとシャドーITの両方に対処することは、組織内でのセキュリティ、効率性、管理体制を維持するために重要です。
各部門で使用されるSaaSツールの例
- マーケティング部門：CRMツール、メールマーケティングプラットフォーム、SNS管理ソフトなどの複数のSaaSアプリがデータの断片化や無駄な広告費用を引き起こします。
- 営業チーム：CRMシステムや営業支援ツールの導入がデータの断片化を招き、営業プロセスに影響を与えます。
- 人事部門：採用管理システムや給与管理ソフトの使用が管理効率を低下させます。
- 財務部門：会計や予算管理のためのSaaSツールの利用がデータ管理や財務コンプライアンスを複雑にします。
- IT部門：さまざまな監視ツールやネットワーク管理ソフトの使用が運用を複雑にし、管理の一貫性を欠く原因になります。
SaaSスプロールがビジネスにもたらす課題
SaaSスプロールの課題は、部門ごとに使われるSaaSアプリケーションの可視性と管理の欠如にあります。この管理不足は、ITやセキュリティチームがこれらのアプリケーションを規制する能力を妨げるだけでなく、多くのSaaSアプリケーション間で機能が重複し、従業員を混乱させる原因となります。
- IT監視とガバナンス：各部門が独自にアプリケーションを選択するため、組織全体のSaaS利用状況を把握することが難しくなります。このような分散したアプローチは、ITガバナンスを弱め、一貫したポリシーや基準を実施する障害となります。
- データアクセスとセキュリティ：適切な監視なしにSaaSアプリケーションを導入すると、機密情報にアクセスする権限を持たない従業員や第三者が不正にデータにアクセスできるリスクが増加し、データ漏洩のリスクが高まります。
- SaaS支出の管理：重複したアプリケーションや未使用のツールは、経済的な非効率性を引き起こします。企業はSaaSサブスクリプションとその利用状況の全体像を把握できず、無駄なコストが発生する可能性があります。
- 業務上の冗長性：同じ機能を持つツールが複数存在すると、従業員の混乱を招き、生産性が低下します。また、これらの多数のアプリケーションを管理することは、ITリソースを圧迫し、戦略的な業務に集中できなくなります。
- 従業員の生産性への影響：SaaSスプロールは、従業員の生産性にも影響を及ぼします。アプリケーションの数が多すぎると、業務が断片化し、非効率が生まれ、従業員は混乱します。また、従業員のオンボーディングやオフボーディングの手間が増えることも問題です。
SaaSスプロールを軽減するための8つの効果的な戦略
組織は、SaaSエコシステムを効果的に管理するために積極的な手段を講じることで、SaaSスプロールに対抗できます。これには、明確なSaaS使用ポリシーとガイドラインの策定、調達とアプリケーション展開の中央集権化、既存のSaaSツールの定期的な監査、冗長アプリケーションの統合、企業契約の交渉、従業員向けの教育とサポートの提供が含まれます。
- 定期的な監査を実施して効果的にSaaSを管理
定期的な監査は、SaaSスプロールの管理において重要な役割を果たします。ソフトウェアアプリケーションの利用状況を継続的に評価することで、重複ツール、潜在的なセキュリティリスク、最適化の機会を特定できます。
- SaaS管理プラットフォームに投資
SaaS管理プラットフォームへの投資は、SaaS環境を理解し、使用状況や未使用のツールを特定するのに役立ちます。これらのプラットフォームは、セキュリティチームが情報を保護し、データスプロールによるリスクを軽減するために使用します。
- さまざまな部門を巻き込む
ステークホルダーとの協力により、SaaSポートフォリオの最適化が図られ、コスト削減とデータセキュリティの遵守が実現します。部門ごとの可視性を確保し、ビジネス目標を調整することが重要です。
- 明確なポリシーとガイドラインを確立
SaaSアプリケーションおよびその他のクラウドツールに対するガバナンスのための明確なポリシーとガイドラインを策定します。SaaS調達、使用、データセキュリティに関する手続きを確立します。
- 従業員にSaaSのベストプラクティスを教育
従業員教育は、SaaSスプロールを防ぐために不可欠です。SaaSアプリケーションの使用方法に関するトレーニングとガイドラインを提供し、従業員にセキュリティリスクを理解させ、責任を持ってツールを管理させます。
- ITおよびセキュリティチームとの協力
ITおよびセキュリティチームとの透明なコミュニケーションを確立し、効率的な問題解決と協力を行い、アプリケーションの調達と使用を最適化します。
- BYOD（Bring Your Own Device）ポリシーの廃止
BYODポリシーを段階的に廃止することで、SaaSスプロールやシャドーITを抑制します。特に、ハイブリッドワーク環境では、会社提供のデバイスと事前承認されたソフトウェアを使用することがセキュリティの向上に貢献します。
- アジャイルな採用フレームワークの構築
ビジネスのデジタル化が進む中で、アジャイルな採用フレームワークは競争力を保ち、最新技術の活用を促進します。従業員に対する包括的なトレーニングとサポートを提供することで、SaaS投資のリターンを最大化します。
JosysがどのようにSaaSスプロールを軽減するか
Josysは、SaaSアプリケーションのアクセスとガバナンスを効率化するクラウドベースのSaaS管理プラットフォームです。
Josysの主な機能
- 集中型SaaS管理：Josysは、SaaS管理を一元化したプラットフォームに統合し、ツールの非効率を排除し、スプロールの制御を取り戻します。
- IT運営の効率化：SaaS管理ツールの導入により、業務運営の効率が向上します。
- コスト削減と効率化：Josysは、未使用のライセンスを特定し、コストを削減してソフトウェアの使用状況を最適化します。
- ライセンスとデバイス管理：ライセンス割り当て、使用状況の監視、デバイスの追跡を行い、リソース配分とコンプライアンスの遵守を確保します。
- ガバナンスの強化：アプリケーションへのアクセスを視覚化し、データの取り扱いとポリシー遵守を監視します。
結論
効果的なSaaS管理は、企業がセキュリティリスクを軽減し、コストを管理し、運用効率を向上させるために不可欠です。SaaS環境を戦略的に管理することにより、組織はSaaSアプリケーションの可能性を最大限に活用し、イノベーションと成長を促進できます。
