シャドーITとは、組織内で承認されていないソフトウェア、アプリケーション、サービスを使用することを指します。これを制御しようとする努力にもかかわらず、多くの企業でシャドーITは広く存在し続けています。従業員は、生産性を向上させたり、承認されたシステムの制約を克服したりするために、承認されていないツールに手を出すことがよくあります。

シャドーITの持続的な問題の背後には、ユーザーのニーズとIT部門が提供するソリューションのギャップがあります。公式のツールが従業員の要求を満たさない場合、労働者は、より柔軟性があり、使いやすい、あるいは特定の機能を持つ代替ツールを求めます。これがセキュリティやコンプライアンスのリスクを生み出し、機密データが確認されていないチャネルを通じて保存または転送される可能性があります。

シャドーITに対処するためには、バランスの取れたアプローチが必要です。組織は、シャドーITの根本的な動機を理解し、リスクを評価し、ユーザーのニーズを満たしながらセキュリティ基準を維持するソリューションを実装する必要があります。積極的な戦略を採ることで、シャドーITのイノベーションを活かしつつ、そのリスクを軽減することができます。

重要なポイント

• シャドーITは、ユーザーのニーズと承認されたソリューションのギャップに起因して持続します
  
• 承認されていないツールは、セキュリティやコンプライアンスのリスクを引き起こす可能性があります
  
• 効果的な管理は、ユーザーの要件と企業のセキュリティ基準をバランスよく保つことです
  

シャドーITの理解

シャドーITとは、組織内で承認されていない技術ソリューションを指します。それは企業にとってリスクでもあり、機会でもあります。

シャドーITとは何か？

シャドーITには、従業員がIT部門の承認を得ずに使用するハードウェア、ソフトウェア、クラウドサービスが含まれます。これには、個人のデバイス、ファイル共有アプリ、承認されていない生産性ツールなどが含まれます。

「シャドー」という言葉は、これらの技術が通常のITの監視と管理の外で運用されていることを意味します。シャドーITはしばしば善意で使用されますが、セキュリティの脆弱性やコンプライアンスの問題を引き起こす可能性があります。

シャドーITの一般的な例

シャドーITの一般的な例には、以下が含まれます：

• クラウドストレージ（Dropbox、Google Drive）
  
• メッセージングアプリ（WhatsApp、Telegram）
  
• プロジェクト管理ツール（Trello、Asana）
  
• 個人のスマートフォンやタブレットを仕事で使用
  
• 承認されていないソフトウェアのダウンロード
  

従業員は、生産性を向上させたり、承認されたツールの制約を克服したりするために、これらのソリューションを選択することがあります。しかし、適切に管理されていない場合、データサイロや非効率性、潜在的なセキュリティ違反を引き起こす可能性があります。

なぜシャドーITが企業内で持続するのか？

シャドーITは、従業員のニーズ、認識不足、スピードと敏捷性への欲求、イノベーションへのプレッシャー、リモートワークの増加など、いくつかの重要な要因により継続的な課題となっています。

従業員のニーズ

従業員は、特定の業務要件を満たすためにシャドーITソリューションに頼ることがよくあります。公式のツールが不十分である場合、労働者は生産性と効率を向上させるための代替ツールを探します。これには、個人のクラウドストレージ、メッセージングアプリ、またはIT部門に承認されていない生産性ツールが含まれる場合があります。

一部の従業員は、既存のシステムがニーズに対して堅苦しすぎたり時代遅れだと感じることがあります。消費者向けアプリは企業向けのオプションよりも使いやすく、機能が豊富だと感じることもあります。個人ツールの馴染みやすさが採用を促進することもあります。

認識不足

多くの従業員は、シャドーITのリスクに対して無自覚で活動しています。承認されていないソフトウェアやサービスを使用することによるセキュリティ上の影響を理解していないことが多いです。この認識のギャップが、意図しないポリシー違反を引き起こします。

IT部門は、ポリシーを明確に伝達したり、スタッフに承認されたツールについて教育したりするのに失敗することがあります。適切な指導がなければ、従業員は技術の使用について独自の判断を下し、明示的に禁止されていない限り、個人用アプリの使用は問題ないと考えがちです。

スピードと敏捷性

シャドーITは、緊急のビジネスニーズに迅速に対応するための手段として登場します。従業員は正式な調達プロセスを経ずにツールにアクセスし、即座に使用できる状態にします。公式のチャンネルが遅い、または官僚的だと見なされる場合、この敏捷性は特に魅力的です。

デジタルトランスフォーメーションの急速な進展により、チームは迅速な結果を求められています。シャドーITは、ITの承認や実装を待たずに新しい機能を迅速に提供するショートカットとなります。これにより、問題解決やイノベーションが迅速に進むことが可能になります。

イノベーション圧力

企業は常にイノベーションを促進し、競争力を維持するためのプレッシャーに直面しています。シャドーITは、新しい技術やプロセスを試す手段として見なされることがあります。従業員は、まだIT部門によって審査されていない先端ツールを使ってみたくなることがあります。

一部のマネージャーは、イノベーションを促進するためにシャドーITを奨励したり容認したりすることがあります。彼らはこれを、創造性や敏捷性を高めるために必要なトレードオフと見なします。このような態度は、ビジネス部門と中央集権的なITガバナンスとの間に緊張を生む可能性があります。

リモートワーク

リモートワークやハイブリッドワークの普及は、シャドーITの導入を加速させました。自宅で働く従業員は、個人のデバイスやネットワークに依存することがよくあります。これにより、仕事用と個人用技術の境界線が曖昧になります。

リモートワーカーはVPNや他の安全なアクセス方法に苦しむことが多く、ファイル共有やコラボレーションのために消費者向けのクラウドサービスに頼ることがあります。ITサポートから物理的に離れていることも、自己サービス技術の選択を促します。

「自分のデバイスを持ち込む（BYOD）」ポリシーは、リモート環境におけるシャドーIT管理をさらに複雑にします。IT部門はオフィス外で使用されるデバイスやアプリに対する可視性や制御を欠いています。

シャドーITに関連するリスク

シャドーITは、組織全体にわたって深刻なリスクを引き起こします。これには、データ漏洩、規制違反、非効率的な運営、予期しないコストなどが含まれます。

データセキュリティ

シャドーITは適切なセキュリティ管理がないため、機密データが危険にさらされることがあります。従業員が承認されていないクラウドサービスを使用すると、機密情報が意図せずに公開される可能性があります。セキュリティが確保されていない個人デバイスが企業ネットワークにアクセスすることにより、マルウェアの侵入点が作られることもあります。

データ損失も大きな懸念事項です。従業員が重要なファイルを承認されていないプラットフォームに保存すると、組織はそのデータの可視性や制御を失います。このため、必要なときにバックアップを取ったり、回復したり、削除したりすることが難しくなります。

シャドーITツールは、暗号化や多要素認証など、セキュリティのベストプラクティスを欠いていることがよくあります。これにより、データの盗難や不正アクセスのリスクが高まります。IT部門は、把握していないシステムを監視したり保護したりすることができません。

コンプライアンス問題

多くの業界では、厳しいデータ保護やプライバシーに関する規制があります。シャドーITはコンプライアンスの維持をほぼ不可能にします。承認されていないツールは、データの取り扱いや保存、削除に必要な基準を満たしていない場合があります。

金融業界の企業は、GDPRやCCPAなどの規制に違反するリスクがあります。医療機関では、患者データが承認されていないプラットフォームに保存されると、HIPAA違反となる可能性があります。シャドーITのために監査に失敗すると、巨額の罰金を課せられることがあります。

シャドーITは、電子発見や法的保持も複雑にします。データが承認されていないアプリに散らばっていると、訴訟に必要な情報を保存し、提供することが難しくなります。

運用の非効率性

シャドーITは、データのサイロ化や分断されたワークフローを引き起こすことがよくあります。異なるチームが別々のツールを使用することで、効果的にコラボレーションすることが難しくなり、重複した作業、誤解、無駄な時間が発生します。

シャドーITシステムと正式なITインフラ間の統合不足は、非効率性を引き起こします。プラットフォーム間のギャップを埋めるために、手動でデータ入力やエクスポートが必要になる場合があります。これにより、エラーや不一致のリスクが高まります。

シャドーITをサポートすることで、ITリソースが戦略的なイニシアチブから逸脱します。スタッフは承認されたプロジェクトに集中する代わりに、承認されていないツールのトラブルシューティングに時間を費やします。これにより、デジタルトランスフォーメーションの進展が遅れることがあります。

財務リスク

シャドーITに関連する隠れたコストは迅速に累積します。重複したソフトウェアライセンス、クラウドストレージ料金、非効率的なプロセスから生じる生産性の損失が、最終的な利益に影響を与えます。中央集権的な購入が行われていないため、組織はサービスに過剰に支払う可能性があります。

シャドーITから発生するセキュリティ侵害は、非常に高額になる可能性があります。費用には侵害調査、法的費用、規制違反による罰金、評判の損害などが含まれます。2022年には、データ侵害の平均コストは4.35百万ドルに達しました。

シャドーITがより効果的な企業向けソリューションの採用を妨げると、機会損失が生じます。分断されたシステムは、データ駆動型の意思決定や業務改善を妨げ、組織が競争上の不利な立場に立つ可能性があります。

Josysの導入による解決策

Josysは、組織におけるシャドーITの課題に対応するための包括的なプラットフォームを提供します。これにより、ITリソースの集中管理と可視性を高め、ユーザー体験を改善します。

Josysの概要

Josysは、クラウドベースのSaaS管理プラットフォームで、IT業務の効率化を図るために設計されています。ハードウェア、ソフトウェア、クラウドサービスの管理を集中化し、資産の追跡からユーザーのオンボーディングまで、さまざまなITプロセスを自動化します。

Josysは既存の企業システムと統合され、ITチームの効率的な監視を可能にします。また、従業員が自己サービス機能を利用できるため、シャドーITによる回避策が減少します。

Josysの主要機能

Josysは、シャドーITの管理に対応するためにいくつかの重要な機能を提供しています。これらの機能は、セキュリティ、コンプライアンス、効率性の向上に貢献します。

• 資産管理: ハードウェアやソフトウェアライセンスをリアルタイムで追跡します。
  
• ユーザーのプロビジョニング: 複数のシステムにわたってアカウント作成とアクセス権の管理を自動化します。
  
• 費用追跡: 技術的な支出を監視し、コスト削減の機会を特定します。
  
• セキュリティコンプライアンス: 管理されたすべてのデバイスとサービスに対してセキュリティポリシーを順守させます。
  
• 分析ダッシュボード: ITリソースの使用状況とユーザーの行動についてのインサイトを提供します。
  

これらの機能により、ITスタッフはリソースを効果的に管理でき、従業員は承認されたツールにアクセスするための自己サービスポータルを利用することができます。これにより、待機時間が削減され、満足度が向上します。

Josysはまた、企業の独自のIT環境やポリシーに合わせてワークフローをカスタマイズする柔軟性も提供しています。この柔軟性により、各組織のニーズに対応できるソリューションが提供されます。

JosysによるシャドーIT管理の利点

Josysは、シャドーITの課題に対処するために包括的な解決策を提供します。その機能は、セキュリティ、コンプライアンス、効率性、コスト管理において実際的な利点を提供します。

包括的な発見

Josysは、ネットワーク全体でシャドーIT資産を識別するために高度なスキャン技術を使用します。承認されていないソフトウェア、クラウドサービス、デバイスを発見し、ITの監視を逃れたものを検出します。

プラットフォームは、承認されたものと承認されていないものを含むすべてのITリソースの最新のインベントリを維持します。この可視性により、ITチームはどのシャドーIT要素を統合するか、または排除するかを判断することができます。

Josysはまた、シャドーITに関連する使用パターンやユーザーの行動を追跡します。このデータは、従業員が承認されていないソリューションに頼る理由を理解し、承認されたツールの改善に役立ちます。

セキュリティの強化

シャドーITを明示化することで、Josysは組織のセキュリティ強化に貢献します。プラットフォームは発見されたシャドーIT資産のリスクレベルを評価し、修復活動の優先順位を決定します。

Josysは、シャドーITリソースに対して強力なアクセス制御と認証措置を実施します。これにより、不正アクセスやセキュリティ違反を防止します。

システムはシャドーITを継続的に監視し、潜在的な脆弱性や脅威を検出します。疑わしい活動が発見されると、ITチームにリアルタイムでアラートを送信し、迅速な対応を可能にします。

規制コンプライアンス

Josysは、さまざまなデータ保護規制に対するコンプライアンスを維持する手助けをします。シャドーIT資産が機密情報を取り扱う場合、それらが必要なセキュリティ基準に準拠していることを確認します。

プラットフォームは、シャドーIT使用に関する詳細な監査履歴とレポートを生成します。これらの文書は、コンプライアンス監査時に非常に有用です。組織が承認されていないITを管理するために積極的に取り組んでいることを示すことができます。

Josysは、シャドーITリソースに対してデータガバナンスポリシーを強制します。承認されていないデータ転送を防ぎ、適切なデータ取り扱いの実践が行われるようにします。

効率性の向上

シャドーITの管理を集中化することで、JosysはIT業務を効率化します。複数のポイントソリューションが不要になり、複雑さと管理業務の負担を減らします。

プラットフォームは、シャドーITの発見と修復の多くの側面を自動化します。これにより、ITスタッフは戦略的なイニシアチブに集中でき、シャドーITの問題に対処する時間を削減できます。

Josysは、IT部門とビジネスユニットの間での協力を促進します。シャドーITソリューションのメリットを評価し、議論するための共通のプラットフォームを提供することで、より情報に基づいた意思決定を可能にします。

コスト削減

Josysは、冗長または不要なシャドーITサービスを特定することで、組織のIT支出を最適化します。これにより、ライセンスやサブスクリプションの重複を削減し、統合を進めることができます。

プラットフォームのリスク評価機能は、未管理のシャドーITに関連するコストのかかるセキュリティインシデントやコンプライアンス違反を防ぐのに役立ちます。この積極的なアプローチにより、潜在的な罰金や損害からの節約が可能になります。

シャドーITの使用状況に対する可視性を向上させることで、Josysはリソース配分をより効率的に行えるようにします。これにより、従業員のニーズに真に合った承認されたソリューションに投資でき、シャドーITに頼る必要が減少します。

Josys導入のベストプラクティス

Josysを効果的に導入するには、戦略的なアプローチと継続的なコミットメントが必要です。組織は、評価、トレーニング、監視、協力の重要な分野に焦点を当てることで、このIT管理ソリューションの利点を最大化できます。

評価と計画

Josysの導入前に、現在のITインフラとプロセスの徹底的な評価を行いましょう。痛点やJosysが最も価値を提供できる分野を特定します。明確な目的を設定し、成功を測定するための主要業績評価指標（KPI）を定義します。

詳細な実装ロードマップを作成します。これには、タイムライン、リソースの割り当て、および特定のマイルストーンを含めます。特定の部門やITサービスのセットを対象にしたパイロットプログラムから始めることを検討してください。

計画プロセスの初期段階で利害関係者を巻き込みます。彼らの意見は、Josysの導入を組織の特定のニーズに合わせ、会社全体の賛同を得るのに役立ちます。

従業員のトレーニングと意識向上

Josysとやり取りするすべての従業員のために包括的なトレーニングプログラムを開発します。これには、基本的な機能、ベストプラクティス、およびセキュリティプロトコルが含まれます。異なる学習スタイルやスケジュールに対応するために、対面およびオンラインのトレーニングオプションを提供します。

ユーザーガイドやクイックリファレンス資料を作成します。これらのリソースは、従業員が一般的な問題を解決し、Josysの機能を最大限に活用するのに役立ちます。

「トレーナーを育てる」アプローチを導入します。各部門のパワーユーザーを特定し、彼らが同僚への継続的なサポートと指導を提供できるようにします。

Josysの利点を従業員に定期的に伝えます。ITプロセスの簡素化と生産性向上を強調します。これにより、採用が促進され、変更への抵抗が減少します。

継続的な監視と適応

これらの指標をあらかじめ定義したKPIと照らし合わせて定期的にレビューします。改善が必要な分野を特定し、実装戦略を調整します。

ユーザーからフィードバックを収集するために、アンケートやフォーカスグループを活用します。この定性的データは、ユーザー体験や潜在的な改善点について貴重なインサイトを提供します。

新しいJosysの機能や更新情報に常に注意を払い、それらが既存のプロセスにどのように統合できるかを評価し、IT管理の効率化を図ります。

ITとビジネスユニット間の協力

ITチームと他のビジネスユニット間でオープンなコミュニケーションを促進します。定期的な会議を開くことで、新たなITニーズを特定し、Josysが全体的なビジネス目標と一致していることを確認します。

Josysの実装と継続的な管理を監督するために、クロスファンクショナルチームを作成します。このアプローチは、サイロを打破し、多様な視点を取り入れるのに役立ちます。

問題が標準的なJosysプロセスでは解決できない場合のために、明確なエスカレーションパスを開発します。これにより、効率を維持しながら、複雑な状況にも柔軟に対応できます。

ビジネスユニットには、Josysフレームワーク内で自分たちのITニーズの管理を促進します。これにより、リソースの配分が効率化され、ITサービスとビジネス要件との間でより良い整合性が得られます。

結論

シャドーITは、組織にとって依然として継続的な課題です。その普及は、従業員が自分のニーズに合った効率的な解決策を求めていることから生じています。シャドーITはセキュリティやコンプライアンスのリスクを引き起こす一方で、イノベーションや生産性を促進する要素でもあります。

シャドーITに対処するためにはバランスの取れたアプローチが必要です。組織はその根本的な原因を認識し、リスクを軽減するための戦略を実施する必要があります。これには、公式のITツールの改善、オープンなコミュニケーションの促進、従業員へのセキュリティのベストプラクティスに関する教育が含まれます。

シャドーITとの積極的な関わりは、ビジネスニーズとIT能力の間でより良い整合性を生み出すことができます。シャドーITのイノベーティブな可能性を活用し、関連するリスクを管理することで、組織はより柔軟で安全な技術環境を作り出すことができます。

最終的に、シャドーITの成功した管理は、IT部門とエンドユーザーの協力にかかっています。このパートナーシップによって、シャドーITは潜在的な脅威から組織の成長とイノベーションにとって貴重な資産に変わることができます。