SaaS 支出管理が圧倒される理由と IT チームにとってのソリューション

SaaS の支出が制御不能になっていると感じたことはありませんか?IT 予算を管理している方なら、無数のサブスクリプション、更新、使用パターンを追跡するという混乱に精通していることでしょう。企業が SaaS ツールへの依存度を高めるにつれて、経費を追跡し、効率的に使用できるようにすることがますます課題になっています。適切なアプローチを行わないと、コストが急上昇しやすくなります。

ここでSaaSの支出管理が重要になります。この投稿では、SaaS 支出の管理がなぜ大変な作業になるのかを探り、IT チームが適切な戦略とツールを使ってこれらの課題にどのように対処できるかについて説明します。

SaaS 支出管理とは何か、なぜ重要なのか

SaaS 支出管理は、クラウドベースのアプリケーションに対する組織の支出を監督および最適化するプロセスです。これには、サブスクリプションの追跡、使用状況の監視、更新の管理、そして会社が必要とする分だけを支払うようにすることが含まれます。

SaaSツールがITワークフローの大半を占める中、部門間でアプリケーションを連携せずに使用すると、予算管理ミスやリソースの浪費につながることがよくあります。

SaaS 支出管理における課題

その重要性にもかかわらず、SaaS 支出の管理は簡単な作業ではありません。多くの IT チームは、SaaS のコストを把握することを困難にするいくつかの課題に直面しています。

予測不可能なコスト

SaaS 支出管理が圧倒される主な理由の 1 つは、アプリケーションの使用状況を可視化できないことです。社内の各チームが連携せずにソフトウェアツールを購入すると、追跡が困難になります。

• 未使用ライセンス: 誰も使用しないサブスクリプションの料金を支払っている可能性があります。
  
  
• 自動更新: 多くのアプリは、誰にも気付かれずに自動的に更新されるため、予期しないコストが発生します。
  
  
• 使いすぎ: 一部のアプリは、明確な追跡を行わずに使いすぎているため、リソースの浪費や不必要な出費につながっています。

サブスクリプションスプロール

多くの組織では、SaaSツールは一元的な計画なしにさまざまな部門によって購入されています。これはサブスクリプションの急増につながり、複数のチームが重複するアプリケーションを使用しています。たとえば、マーケティングチームはプロジェクト管理ツールを購入し、製品チームは気付かないうちに同様のツールを購入することがあります。これは非効率性をもたらします。さらに悪いことに、似たような機能を提供する複数のサブスクリプションにお金を払っていることになります。

複雑な価格モデル

SaaS の価格設定は複雑になる場合があり、ベンダーによって次のようなさまざまな価格モデルが提供されています。

• ユーザー数
• 使用量
• 階層型機能

このような複雑な価格体系により、ITチームは予算編成について確信が持てないことがよくあります。たとえば、一部のツールでは大規模なチームや年間契約には割引が提供されているが、その節約を最大限に活用するための使用パターンを明確に把握していない場合があります。

SaaS 支出管理を簡素化するソリューション

SaaSの支出管理は難しい場合がありますが、ITチームがプロセスを合理化し、予算をより適切に管理するために取ることができるいくつかのステップがあります。

一元化された可視性

SaaS 支出管理を簡素化する最善の方法の 1 つは、組織全体で使用されるすべてのツールを一元的に可視化することです。つまり、すべてのサブスクリプション、使用状況データ、支出を 1 か所で追跡できるため、IT チームは次のことができるようになります。

• どのアプリケーションが、誰によって、どのくらいの頻度で使用されているかを確認できます。
  
  
• キャンセルまたは再割り当てできる未使用または使用頻度の低いライセンスを特定します。
  
  
• 部門間で重複しているツールを見つけて、不必要な重複を排除します。

自動化ツール

自動化は、ITチームの手作業による作業負荷を軽減し、見落としを防ぐのに役立ちます。自動化がどのように役立つのかをご紹介します。

• 更新管理: 次回の更新時に自動アラートを設定しておくと、サブスクリプションを継続すべきか、それともよりお得なプランを交渉すべきかを判断する時間ができます。
  
  
• ライセンス管理: アプリケーションへのユーザーの追加や削除を自動化して、ライセンスを常に正確かつ最新の状態に保ちます。
  
  
• 使用状況の追跡: ツールの使用頻度を自動的に監視することで、十分に活用されていないライセンスや不要なサブスクリプションを特定できます。

全社ポリシー

コストを管理するには、SaaS の調達と使用に関する全社的なポリシーを確立することが不可欠です。これらのポリシーには以下を含める必要があります。

• どのチームに SaaS ツールを購入する権限があるかについての明確なガイドライン。
  
  
• すべてのサブスクリプション情報を一元化するプロセスなので、シャッフルしても何も失われません。
  
  
• サブスクリプションを更新し、アクティブなユーザーのみにライセンスが割り当てられるようにするためのルール。

Josys が SaaS 支出管理をいかに簡素化するか

Josysは、ITチームがSaaS支出管理プロセス全体を簡素化できるように設計されています。運用を合理化し、コスト削減を促進する強力な機能を備えています。

360°の視認性

Josysは、SaaSエコシステムをリアルタイムで可視化し、データを統合して非効率性を特定し、コストを最適化します。

コスト最適化機能

Josysには、不必要な支出を減らすのに役立つコスト最適化ツールがいくつか付属しています。

• キャンセルまたは再割り当てが可能な未使用または未使用のライセンスを特定します。
  
  
• 重複しているツールにフラグを付けて、統合して重複を排除できるようにします。
  
  
• 更新を自動化し、実際の使用状況に基づいてより適切な価格設定を交渉します。

ポリシー施行

Josysは、すべての部門が同じ調達、使用、更新のガイドラインに従うようにすることで、会社のSaaS利用ポリシーを実施するのに役立ちます。これにより、サブスクリプションの増加を防ぎ、適切なツールを正しく使用できるようになります。

結論

SaaS 支出の管理は、大げさな作業である必要はありません。可視性を一元化し、主要なプロセスを自動化し、全社的なポリシーを適用することで、IT チームは SaaS 予算を管理し、不必要なコストを防ぐことができます。Josys のようなツールは、リアルタイムのインサイト、コスト最適化機能、ポリシー適用を 1 つのプラットフォームで提供することで、このプロセスをさらに簡単にします。SaaS 支出管理を簡素化する準備はできていますか? 今すぐデモについてお問い合わせください！