導入前の課題

・会社の成長に対して、従業員のデバイスやアプリ管理が追いついていない

・社内全体の導入SaaSの利用状況がわからず、運用コストが増加している

・入退社時のアカウント管理やゲストアカウントの管理ができておらずセキュリティ上に懸念がある

導入後の効果

・入退社時のSaaSアカウントの設定・削除にかかる工数の削減

・導入SaaSの利用状況を可視化したことでコスト最適化の実現

・デバイス、SaaSアカウント管理業務の省力化による、社内リソースの軽減

煩雑なアカウント管理を大幅に効率化！組織課題を見える化し、コスト最適化を実現！

「日本酒の未来をつくる」をビジョンに掲げ、日本酒の可能性に挑戦し続ける株式会社Clear。日本酒事業に特化したスタートアップ企業として2013年に設立以来、日本酒専門Webメディア「SAKETIMES」の運営や、日本酒ブランド「SAKE HUNDRED」の企画・開発・販売を手掛けるなど、未知の市場を切り拓いてきました。

そうしたなかで、同社の課題になっていたのが、SaaSの管理とコストの最適化でした。会社規模も拡大し、組織として管理体制の構築が求められる中、数あるデバイス管理ツールからなぜジョーシスを選んだのか、また導入後にどのような成果が得られたかについて、人事・総務を担当される古川理恵様にお話を伺いました。

事業拡大にともない、アカウント管理の課題が浮き彫りに

ーーまずは現在の古川様の業務内容をお伺いできますでしょうか。

古川さま

はい、私は現在Clearで人事・労務・総務まわりを担当しております。Clearは設立10年目ですが、私が入社した当初は社員数3名でしたので、今の組織体制にいたるまでにはさまざまな業務を遍歴しました。そのため、依然として社内からいろいろな質問を受ける機会は多いですね。

実は、Clear以前の職務経歴としては人事総務の経験はありませんでした。Clearに入社した理由が「日本酒が好きだから」だったこともあり、入社当初は「SAKETIMES」という日本酒専門Webメディアの記事の企画、取材をメインに担当していました。

その後、2018年からSAKE HUNDREDという新しいブランド事業も立ち上がり、会社としても第二創業期と位置づけて中途採用などを強化し始めたんです。とはいっても、当時は社員数は5名でしたので、採用に関してもみんなで協力しながら進めるといった状況でしたね。

そこで、たまたまですが私が送ったスカウト返信率が他の方よりも高かったということもあり、その流れで採用や人事を任されるようになっていきました。

ーー現在の企業規模としてはどれくらいでしょうか。また、毎月の入退社の数は何名くらいになりますか。

古川さま

採用・人事をやらせていただいてからも紆余曲折ありましたが、おかげさまで現在では正社員が19名、アルバイト・パートが7名、社外取締役が1名と合計で25名の規模となっています。

入退社に関しては、そこまで大きな企業規模ではないため、毎月必ず入退社が発生するわけではないですね。採用活動自体は行っていますので、今年中には5〜6名の採用目標を掲げています。加えてアルバイトスタッフの採用も2〜3名ほど検討していますので、10名弱は増えると想定しています。

ーー現在貴社では、SaaSはいくつ導入されていますか。

古川さま

今、ジョーシスで管理アプリの数をカウントしてみたら、連携アプリが15個、非連携アプリが19個となっています。実はこんなに使っていたんだと、びっくりしてます（笑）。

アプリのなかには、コーポレート部門で導入しているものもあれば、部署ごとに導入しているアプリもあります。これだけの数のアプリを管理できているのも、ジョーシスのお陰ですね。もしもなかったら、間違いなく管理できていません。本当に助けられています。

ーーそのようにおっしゃっていただいて何よりです。そもそも、ジョーシス導入以前の課題や導入した経緯はどういったものだったのでしょうか。

古川さま

ジョーシス導入以前はいろいろなことが煩雑化、複雑化していましたね。具体的には、導入しているSaaSの数がどれくらいなのか把握できていなかったり、それぞれの更新タイミングや年間コストがいくらかかっているかも管理しきれていなかったりしました。

やはり、セキュリティ面や適切なコスト管理というのは、事業経営を健全に進めるうえで重要な要素であることに違いありません。しかし、スタートアップ特有といいますか、そういう状態であっても、当時はあまり社内で課題としてとらえきれていなかったことが、一番の課題だったように感じます。

そうしたなかで、当時の秘書兼総務の方が、その方が社内の状況に対して問題点を指摘してくださったんですね。それを踏まえて、デバイス管理ツールをいろいろと調べてくださったんです。その一つがジョーシスでした。

スタートアップでも手軽に導入でき、さらに今後の企業規模の拡大にも柔軟に対応できるという観点で、ジョーシスは我々にとってマッチするサービスでしたね。導入費用もとてもリーズナブルで、他社と検討することもなく導入が決まりました。

現在はコーポレート部門の数名でジョーシスを運用していますが、デバイス管理やSaaS管理はとても楽になりました。当時ジョーシス導入を進めていなかったら今頃大変なことになっていただろうな、というのは想像に難くないですね。

ジョーシスの活用により社内業務が円滑に

ーージョーシスを導入したことで得られた効果について、具体的にお伺いしてもよろしいでしょうか。

古川さま

入社時のアカウント発行や、退職時のアカウント削除の対応漏れがなくなりました。ジョーシス導入以前は記憶に頼っており、アカウントの発行漏れや削除漏れが発生しがちでした。

ジョーシスを使えば、SaaSごとにアカウントが設定されているかどうかが一目でわかりますし、簡単な操作で複数のアカウントを発行できるのが便利ですね。

また、デバイス管理についても、過去に誰が使用していたかも情報として管理できるので、デバイスの状態が把握しやすくなりました。デバイス管理については、以前はスプレッドシートで管理していましたが、ジョーシスを導入したことでデバイス管理とSaaS管理を集約できたことも大きなメリットだと感じています。

ーージョーシスをご活用いただいている中で、ご要望や改善を希望する点などがあれば教えていただけますでしょうか。

古川さま

希望としては、連携アプリを増やしていただきたいですね。

コーポレート部門で使っているものであれば、非連携アプリだったとしても手動で登録できます。しかし、アプリによってはコーポレート部門管轄ではなく、部署単位で管轄しているものもあります。その場合、アカウントの設定や削除をする際に、その部署の担当者に依頼する必要があります。

担当者がいつ対応してくれるかなど確認の手間が増えてしまうため、できる限り手間を省きたいというのが正直なところです。理想としては、社内で導入しているすべてのアカウント管理をコーポレート部門内で完結したいです。

ーー貴重なご意見ありがとうございます。その他ジョーシスを導入して良かった点がありましたらお聞かせください。

古川さま

ジョーシス内に情報が集約しているので、アカウントの管理者が複数名いる場合でも、情報共有がしやすい点がとても便利ですね。特に当社の場合は、各メンバーが複数の業務を同時にこなしています。

例えば、私が別の業務で対応できないときには、他のメンバーに依頼することも可能です。対応状況もジョーシスを見れば一目でわかるため、タスクの抜け漏れを防ぐことにもつながっています。

もう一点は、管理や操作がしやすい点です。以前はスプレッドシートで管理していましたが、スプレッドシートは自由度が高いが故に、担当者ごとの属人化が起きやすく、使い方や理解度にバラツキが生じやすいと感じていました。

その点、ジョーシスはアカウント管理やデバイス管理に特化した設定方法になっているため、そのなかでのルールにしたがって運用すれば良いので、担当者同士で共通認識を持ちながら管理でき、業務が円滑に進むようになりました。

定量面では、コスト削減の効果は大きかったですね。例えば、Zoomなどは有料ライセンスにするとそれなりに費用がかかります。ところが、実際には無料ライセンスでも充分という人もいます。ジョーシスを使って担当者ごとのライセンス種別を可視化したことで、あらためて適正化ができるようになりました。

もう一点とても重宝しているのが、アプリの更新タイミングを通知してくれる機能です。先日あるツールで更新時期を迎えましたが、先方担当者から更新時期の案内をもらうよりも、ジョーシスから通知のほうが早かったんです。そのおかげで、社内での検討を先んじて進めることができました。

アプリによって更新タイミングは異なりますし、なかには更新期日を把握していなかったために自動更新となり、無駄に年間払いをしてしまったケースもあると聞きます。ジョーシスを使えば、そうしたリスクも抑えられるので助かりますね。

ーージョーシスを他社におすすめするとしたら、どのような会社におすすめしたいですか？

古川さま

SaaSを利用しており、コスト削減を考えている中小企業ですね。

SaaSは便利ですし、アカウントごとや単月でみればリーズナブルに感じてしまうのですが、利用人数や年間で見ると結構なコストがかかります。ジョーシスで見える化することで、本当に必要なSaaSであったり、ライセンス数だったりが把握できるので、コストの最適化につながると感じています。

SaaSの管理は、企業規模が大きくない会社ほどおろそかになりがちです。ですが一方で、適切に管理することで得られる効果が大きいのも、小さい会社です。仮に月に10万円のコストカットが実現できた場合、年間で120万円ですから。それなりに大きなインパクトがもたらされるのではないでしょうか。

もちろん、闇雲にコストを削減して本当に必要なところに投資できなければ、本末転倒です。ジョーシスを使うことで、コストをかけるべきところと、減らすべきところの見極めが容易にできるようになると感じますね。