導入前の課題

情シス専任担当者が不在で、情シス業務の負担が増えていた

誰がどのデバイスやSaaSを使用しているか管理しきれなくなっていた

個人が使用しているアプリの把握ができず、セキュリティリスクが増加していた

＜導入の決め手＞
パソコン、モニター、セキュリティカード、変換アダプターなど様々なデバイスを一元管理できる

ヘルプページの充実と使いやすさ

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導入後の効果

情シス専任担当者を採用しなくても、兼務情シス体制で回せるようになった

デバイス・SaaSの保有状況が可視化され、スプレッドシート管理から脱却に成功

シャドーIT検知により、個人が利用しているアプリの把握に成功

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情シスは専任担当者を配置すべき？ジョーシス導入により、兼務情シス体制の維持に成功！

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「日本を代表する会社になる。」というビジョンを掲げ、人材業界を軸に複数のサービスを展開する株式会社ミギナナメウエ。企業の採用環境が厳しさを増すなかで、採用コンサルティング事業や第二新卒に特化した人材紹介事業など、本質的な問題解決を行っています。

2018年の創業以来、5期連続で200％成長を実現し、2023年には「ベストベンチャー100」にも選出されるなど、急成長を遂げてきた同社。一方で、デバイスやSaaSアカウントの管理体制に課題を抱えていました。

その課題解決に向けてジョーシスを導入した背景と実感した効果について、コーポレートチーム責任者を務める渥美様にお話を伺いました。

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組織の急成長にともない、情シスの管理体制に限界が生じていた

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ーーはじめに会社の状況についてお聞かせください。従業員規模や情シスの体制はいかがでしょうか。

渥美さま

まずは、かんたんに事業内容をご紹介させていただきます。当社は、採用コンサルティング、転職支援、システム開発といった、人材業界を軸に複数のサービスを展開しています。

2018年の創業以来、5期連続で200％成長を実現し、2023年には「ベストベンチャー100」にも選出されました。2027年までに売上120億・営業利益20億以上を目指しています。

従業員数はグループ全体で100名強です。内訳は正社員が100名、アルバイトや業務委託が20名ほど在籍しています。若い20代が中心に活躍している会社です。

私の役割としては、コーポレートチームの責任者として、経理・財務・労務・法務・総務などバックオフィス全般をグループ会社とあわせて担当しています。情シスについても、専任担当がいないため、私ともう1名で見ている状況です。

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ーーSaaSの導入数や、毎月の入退社はいかがでしょうか？

渥美さま

SaaSの導入数については、1人しか使っていないサービスも合わせると、大体30個ほどあると思います。そのなかで、ジョーシスと連携しているのは、全社で使うものを中心に9個ほどです。

毎月の入社数は、月によってばらつきがありますが大体4名程度で、中途採用がメインです。当社は採用支援サービスを行っているので、自社採用もうまく回っています。

当社は、未経験でもポテンシャルがある方を積極的に採用していることが特徴です。例えば、現在活躍している転職エージェントのなかには、前職はパーソナルトレーナーだった方や学校の先生だった方もいますね。

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ーージョーシス導入前はどういった課題がありましたか？

渥美さま

大きく2つあります。

1つ目は、社内で利用しているSaaSの種類や、誰がなにを使っているかを正確に把握できていなかったことです。個人が社内のアドレスを使ってサービスやアプリに登録しました。これは会社が管理できず、セキュリティ面での不安が大きかったですね。

2つ目は、従業員数の急増にともない、デバイスやSaaSの数が増え、管理が追いつかなくなっていたことです。当時はスプレッドシートで管理していましたが、更新が追いつかなかったり、削除漏れがあったりして、管理が煩雑になっていました。情シス専任者は配置しない方針でしたので、人を増やさずに適切な管理体制を実現することが課題でした。

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専任者を採用せず、採用費・人件費の抑制に成功

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ーージョーシスを知ったきっかけや導入の経緯を教えてください。

渥美さま

たまたま、ジョーシスさんのプレスリリースを見たのがきっかけでした。IT資産管理ツールを展開されているのを知ってプロダクトに興味を持ちました。導入にいたった経緯は、弊社の課題にマッチしていたところが大きいです。

特にデバイス管理ができる点が決め手になりました。会社によって管理するデバイスはいろいろあると思うのですが、例えば弊社の場合は、パソコンやモニター、セキュリティカードから、変換アダプターまで管理しています。その点、ジョーシスを使えば誰が何を持っているか一元管理できる点が魅力に感じましたね。

それと、notionでヘルプページがまとめられていたのも、個人的には評価が高かったポイントです。実際にトライアルも試させていただいて、使い勝手も良かったので、正式導入にいたりました。

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ーージョーシスを導入いただいて、よく使われる機能などはありますか？

渥美さま

よく使うのは、アカウントの削除機能ですね。例えば、退職者が出たときやツールを利用しなくなった社員がいたときに、その人が使っていた各SaaSのアカウントにログインして削除するのは、結構手間ですよね。その点、ジョーシスを使えば一括で削除できるので、非常に便利です。

削除予約もできるため、月中に予約しておくことで、何かと忙しい月末に対応する必要がなくなりとても助かっています。万が一削除漏れがあっても、未対応通知が表示されるので安心です。

また、期待していたよりも良かった点としては、メンバー管理やデバイス管理のカスタムビューのところで、タグの追加ができる機能がとても便利でした。正社員、業務委託、インターンシップといったように契約形態に分けたりとか、リモートワークのタグを付けたりすることで、対象者をかんたんに絞り込むことができます。

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ーー利用後、会社のコストが浮いた！セキュリティ対応がラクになった！など、定量面・定性面で実際にメリットを感じたことがあれば教えてください。

渥美さま

定量的な成果でいうと、情シス専任者を採用せずに済んだので、人件費の増加を防げたことです。仮にジョーシスを導入していなかったら、今のように兼任でやるのは厳しかったと思います。

ジョーシスを使えばメンバーにアカウント削除依頼できるので、うまく業務分担ができるようになりました。それによって、私も別の業務に集中できるようになりましたし、コーポレート部門全体の業務効率化につながりましたね。

定性面では、誰がどのデバイスを持っているかだったり、何のSaaSを使っているかだったりを一元管理できるようになったことです。今までは、棚卸をしないと把握できなかったのですが、ジョーシスを導入したことで一目で把握できるようになりました。

特に、以前のスプレッドシート管理では、「そもそも入力内容に誤りがないか」という懸念がつきものだったので、そうした不安も払拭されたことが大きいですね。「常に正しく管理できている」という安心感によって、精神的な負担が大きく減りました。脱スプレッドシートを実現できたのも、ジョーシスのおかげです。

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専任者を採用する前に、まずはジョーシス導入を検討してほしい

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ーーセキュリティ対応という側面で、ジョーシスをどのようにご活用いただいていますか？

渥美さま

シャドーITの検知の部分で活用できています。例えば、会社が管理していないアプリを検知する環境を作ることで、個人がアプリを登録した際に通知が届くようになります。会社として厳しく規制しているわけではありませんが、セキュリティリスクを抑制できます。

また、個人が利用しているアプリを把握することでトレンドを知ることができますし、それをきっかけにチームや全社で導入することもできると思います。

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ーージョーシスのサービスを、同業の友人や同僚に薦めたいと思いますか？

渥美さま

企業のフェーズにもよると思いますが、当社のように拡大フェーズに入ってきている企業には特におすすめしたいです。IT資産管理が煩雑になると、情シスの専任担当の採用を検討すると思うのですが、その前にまずはジョーシスを導入し、既存の運用体制で回せないか検討してほしいと思いますね。

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