導入前の課題

• スプレッドシートで各種台帳を管理していたため、アカウント発行やITデバイス管理のためにさまざまなファイルを確認する必要があった
• GAS（Google Apps Script）で効率化を図っていたが、属人化してしまっていた
• SaaSアカウントの発行や削除、ITデバイス管理のためのスイッチングコストが発生していた

導入後の効果

• SaaS統合管理とIT資産管理を1つのサービスで行えるようになり、一元管理の運用体制が構築できた
• アカウント管理やIT資産管理などにかかっていた時間を年間で約200時間削減、金額面では150万前後のコスト削減に繋がった
• GAS運用から脱却し、中長期を見越した属人化解消に繋がった /スイッチングコストがなくなり、管理業務のストレスが減った

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SaaSの統合管理とIT資産管理の効率化で、作業時間を年間約200時間減らし、150万円前後のコストを削減！スイッチングコストもなくなり、管理業務ストレスが軽減！！

テクノロジーを活用したM&Aマッチングプラットフォーム「M&Aクラウド」や資金調達支援のマッチングプラットフォーム「資金調達クラウド」の運営など、経営者に寄り添いながら事業成長のサポートをしている株式会社M&Aクラウド。

情シス業務を一人で担っているため、SaaS統合管理やIT資産管理などに時間と労力を要してしまう課題がありました。作業の効率化を目指し、Josysを導入したところ、作業時間を大幅削減に成功し、管理業務のストレス低減を実現しています。

今回は同社でコーポレートITを担当している齋藤さまに、Josys導入前の課題や選んだ理由、導入によって得られた効果についてお話を伺いました。

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SaaSアカウントとITデバイスを正確に把握できているのか不安があった

ーー従業員数や情シス体制、毎月の入退社数、導入しているSaaS数を教えてください。

齋藤さま

従業員数は現在100人前後で、情シスに関しては一人で対応しています。毎月の入社数は、正社員では平均2人です。インターン生等を含めると約4人となります。

当社で使っているSaaS数は30個前後、平均的には20個程度です。ただし、A部署だと20個使用していて、B部署では21個使用しているといったように、部署ごとに発行するSaaSアカウントが異なります。

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ーー従業員が約100人いるなかで、毎月の入退社対応など情シス業務を一人で対応するのは大変ではないですか？

齋藤さま

仰る通り、いわゆる「1人情シス」となり、入退社の対応等で大変さを感じることもありましたが、Josysを導入したことでかなり楽になりました。現在の入退社数であれば、余裕を持って対応できると考えています。

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ーーJosys導入前には、どのような課題があったのでしょうか？

齋藤さま

Josys導入以前は、SaaSアカウント管理とITデバイス管理をスプレッドシートで対応していました。現在、Google Workspaceを従業員マスタとしてJosysに連携していますが、以前はスプレッドシートで従業員マスタを管理していました。正直なところ、整合性が完璧に取れているのか分からない従業員マスタと連動し、それぞれのSaaSアカウントやIT資産を管理していたので、正確に同期できているのか不安という課題がありましたね。

また、GAS（Google Apps Script）も活用しつつ管理の効率化を図っていましたが、属人化してしまうという課題も存在していました。

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SaaSの統合管理とIT資産管理を紐付けて管理できる点が決め手に

ーーJosysを知ったきっかけを教えてください。

齋藤さま

私が担当者ではなかったのですが、前職でJosysのトライアルを進めていたのでサービスとしては認知していました。Josysを詳しく知ったのは、イベントにお邪魔した際にご案内いただいたことがきっかけです。

その後、現職に転職して情シス担当が私一人だったので、情報をキャッチアップするためにJosysのイベントに参加し始めたことで利用に繋がった、という形でした。

ーー他社にもさまざまなサービスがありますが、Josys以外も検討されたのでしょうか？

齋藤さま

Josys一択でしたね。検討していた当時は、SaaSの統合管理とIT資産管理という重要な機能を両方できて、かつ使い勝手の良いサービスが他になかったと記憶しています。他社サービスでは、SaaSの統合管理はできるけれど、IT資産管理ができないサービスが多かった印象でした。結論、SaaSの統合管理とIT資産管理の2つを高いクオリティで提供できるのは、Josysだけだと考えました。

導入コストがそこまで高額ではなかった点も大きなポイントでした。その他にも、営業担当者の方から定期的なフォローをいただけたのも非常に大きかったかもしれません。説明が丁寧で、何かご依頼したときもすぐに対応してくださいました。

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年間200時間の作業時間削減に成功！管理業務の負担も軽減

ーーJosysを利用していて、実際によく使う機能はありますか？

齋藤さま

SaaSのアカウント発行とIT資産管理は、高い頻度で使用しています。

アカウントの発行・削除は、基本的にJosysで行っています。SaaSアカウントの発行に関して、導入以前はスプレッドシート上で入社する方を確認して、SaaSの発行画面にそれぞれ入って対応していたので、画面遷移が非常に多かったのが辛かったですね。Josysの導入でまとめて一気に対応できるようになったので、そこはかなり楽になりました。Josysがなかったとき、これまでよく作業できていたなと思います。

IT資産管理については、AppleやLenovoのようにメーカーや資産番号などの項目をカスタマイズして管理できる点が使いやすいです。加えて、見やすいGUIでサクサク対応できますし、これまで管理したくてもできなかった項目をカスタム追加して管理できるようになったのも良かったポイントです。デバイス台帳をスプレッドシートで管理することも基本的になくなりました。

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ーーJosysのなかで、期待を上回った機能は何かありましたか？

齋藤さま

セキュリティ権限管理の項目からどのアプリの権限を渡すのかを選べるのはかなり楽ですね。導入当初は想定していなかったのですが、うれしいポイントでした。

コーポレートITや情シスの権限は比較的強い権限になっており、情シス以外の方に権限を渡す場合は、リスク許容することが難しいケースも一定存在します。しかし、Josys側である程度細かく権限を設定可能で、リスク許容できる範囲まで落として渡すことができるようになったのは期待を上回ったポイントです。

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ーーJosysを導入してみて、効果を実感した点があれば教えてください。

齋藤さま

定量面でいうと、これまでSaaSアカウント管理やITデバイス管理などにかかっていた作業時間を、年間でみると約200時間減らすことができました。主に入退社のSaaSアカウントの発行や削除停止、SaaSアカウントの台帳更新、デバイスの台帳更新、棚卸作業などの作業ですね。金額的には、150万円前後のコスト削減に繋がっています。体感的にも非常に楽になった感覚があります。

定性面では、管理業務が大幅に減りました。情報のキャッチアップの早さがまったく違うなと感じています。Josysを見れば、SaaSやIT資産も一括で確認できるようになりました。例えば、「モニターが故障しました」と言われたときに、Josysを確認すれば、その方がどの資産を持っていて、他に割り当てるモニターがあるかも一目で分かります。これまでは、複数のスプレッドシートをそれぞれ見る必要がありましたが、Josysだけを見れば済むので管理が楽になりましたね。それぞれの管理画面に1個1個入って確認する作業がなくなりました。

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ーー月末月初の作業など、Josysを活用した運用フローはありますか？

齋藤さま

月初に入社が確定している場合は、月末にJosysでメンバー登録しつつ、アカウント発行する流れで対応しています。退職があった際にも、Josysで一括削除処理などを行っています。Josysでは万が一削除漏れがあってもアラート通知してくれるので、安心です。

また、Josysによって情シス以外のミスに気付きやすくなりました。情シスで管理しているサービスはおおよそ80%～90%ですが、10％～20％は別部門などで管理しています。何かあればJosysのアラート通知がくるので、「〇〇さんのは、正しく削除されましたか？」といったように確認して対応ができるようになりました。Josysのおかげで他部門を含めた網羅的対応をしやすくなったのが非常に良かったです。

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予算管理などレポート機能の拡充に期待

ーーセキュリティ対応ではどのように利用していますか？

齋藤さま

シャドーITの対応などに使っていますね。シャドーITの部分でいえば、SASE製品を入れようとすると、金額コストが必要になりますし、導入コストの負担も小さくありません。そういった背景からSASE製品の導入は一定ハードルが存在しますが、Josysであればメインの要件に付随してセキュリティ強化にも活用できるのが良いですね。

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ーー今後Josysに期待することがあれば教えてください。

齋藤さま

Josysには非常に満足しています。強いていうなら、今後、ライセンス費用を含めた予算管理などのレポート機能が拡充されると、経営に寄ったアプローチができるようになると思いますね。現在のレポート機能では自身でライセンス費用を入力して、一つひとつ登録したうえでレポートが出てきて予実を見ることができますが、例えばデフォルトプランの金額が自動で入っているとさらに便利になると感じています。