導入前の課題
SaaSやデバイス管理業務が煩雑化し、退職後のアカウント削除漏れが発生していた
ISMS取得したものの、組織としての管理体制の整備に課題があった
上場を目指し、管理体制の見直し
導入後の効果
退職者アカウントの削除漏れを防ぎ、コスト削減に成功
組織としての管理体制が強化され、管理業務の負担が軽減
上場を目指して、アカウントとデバイス管理体制の構築が課題に。管理業務の負担軽減および、無駄なコスト削減に成功！
「日本経済に、パラダイムシフトを。」をビジョンに掲げ、投資事業とコンサルティング事業を展開する株式会社X Capital。
2018年の創業以来、外資系企業出身者を中心に構成された少数精鋭のファームとして、投資・経営のフロントラインで日本企業の飛躍的発展を支援してきました。
金融・IT・事業開発領域事業を軸に、事業領域も拡大するなど成長フェーズを迎えた同社では、人材採用を積極的に行っており、従業員数も増加し続けています。
一方、従業員数の増加にともない、デバイスやSaaSアカウントの管理体制に課題を抱えていました。今回は、その課題解決に向けてジョーシスを導入いただき、実感した効果について、野川様、角田様にお話を伺いました。
上場を目指すにあたり、管理体制基盤の構築が喫緊の課題に
ーー御社の従業員規模や情シスの体制についてお伺いできますか。
野川さま
現在（2023年11月時点）の従業員数は正社員で70名くらいで、業務委託メンバーを含めると120名ほど在籍しています。
情シスの体制については、5名ほどが業務に携わっていますが、現状としては専任担当者がおりません。総務や労務といった他の業務と兼務であるため、実質は2〜3名で運営しているような状況ですね。
ーーSaasの導入数や毎月の入退社数についてもお伺いできますか。
野川さま
SaaSの導入数はそこまで多くなく、およそ8個〜10個くらいですね。毎月の入退社に関しては、入社が2名〜5名で退職が1名程度です。したがって、現在は社員数が毎月増えている状況となっています。
ーージョーシスの導入前はどういった課題をお持ちだったのでしょうか。
野川さま
ジョーシス導入前は、パソコンなどの備品管理や、SaaSの契約管理が、企業規模が大きくなるにつれて煩雑になっていました。例えば、各SaaSの契約期間がどれくらいあって、いつまでに更新しなければいけないのか、そもそも誰がどのSaaSを利用してるのか、といったところが管理しきれない状況でした。
そういった問題が浮き彫りになりつつあったので、やはり管理部門として一元管理しておくべきだろうという課題意識がありましたね。はじめはノーコードのアプリ開発ツールでデバイス管理表を作って運用していたんですけれども、上手く使いこなせなかったこともあり、あらためて別のデバイス管理ツールの導入を検討し始めました。
特に当社では、ISMSを取得していますし、将来的なIPOを目指して事業規模を拡大している最中ですので、今のうちから管理基盤を構築することは優先度の高い課題でした。
ーージョーシスを知ったきっかけや、導入の決め手はどういったものだったのでしょうか。
野川さま
当社の副社長がSlackのコミュニティを通じてジョーシスを知ったようで、我々に対して「このツールを使ってみたらどうか」と提案してくださったのがきっかけですね。そこで実際に資料なども見させていただいて、「これならデバイスやアプリの管理を効率化できそう」と感じたので、早速導入してみることにしました。
デバイス管理ツールの類は他にもありますが、最終的にジョーシスの導入に至った決め手としては、一言でいうと金額と機能のバランスが良かったというところですね。そこまで高くない費用で、必要十分な機能が入っているというところがポイントでした。
特にジョーシスは連携できるアプリ数が多く、弊社が使ってるSaaSのアプリはすべて連携できるところも良かったです。
退職者のアカウント削除漏れを防ぎ、アプリ利用コストの削減に成功
ーージョーシスでよく使う機能やおすすめの機能はありますか？
野川さま
大きく2つあります。1つ目はアラート機能です。退職後のID削除ができていなかった場合、通知が届くので対応漏れを防ぐことができ、とても助かっています。もちろん、そうしたことが起きないように、メンバー同士でしっかりチェックはしていますが、今後従業員がさらに増えることを考えると、対応漏れのリスクはゼロではありません。万が一のことを考えた場合、システム上でチェックしてくれるのは非常に安心材料ですね。
ジョーシス導入以前は、管理部門で把握していない、部門単位で導入しているアプリのアカウント削除漏れが発生した事象もありました。ジョーシスを使えば、すべてのアプリを一元管理できるので、退職後のアカウント削除漏れだったり野良アカウントの放置だったりというのは、一切なくなりましたね。
2つ目は備品の一括管理機能です。当社では、PC、スマートフォン、マウス、アダプターといった備品は基本的にすべてジョーシスの管理台帳に登録しています。それ以外にも、IT製品ではありませんが、冷蔵庫やホワイトボードなど、会社で購入した備品についてはすべてジョーシスに集約させようと順次登録を進めています。
これらの備品管理は元々は行っていませんでしたが、ジョーシスを導入したことで管理しやすくなったので、あらためて会社として備品管理を徹底することになりました。
角田さま
たしかに、ジョーシスを導入したことで、デバイス含めて諸々の管理がしやすくなりました。例えば、当社では入社手続きの前に、入社者のMicrosoftアカウントを作っておくのですが、その際に誰にどのデバイスを貸与するかというのを事前に付与できるのは、とても使いやすいなと感じていますね。
それと、野川からも備品管理の話がありましたが、項目を任意で追加できたり、デバイス所有者などをカスタマイズできたりするのがとても便利です。
ジョーシスの活用は情シス部門にとって欠かせない手段
ーージョーシスを導入したことで得られた成果を定量面・定性面でお伺いできますか。
野川さま
やはり、使っていないアカウントをすぐに発見できるので、コストカットにはつながっていると思いますね。SaaS利用料は1サービス、1ヵ月でみれば、数千円〜1万円程度と大きな金額ではないかもしれませんが、その数が増えて放置期間が長くなれば、年間でかなりのコストを無駄に支払うことになります。
また、年間契約をしているSaaSの場合は更新期間を把握していないことで自動更新になってしまうこともあるので、更新期間が近づいたタイミングでアカウント数の見直しや、そもそも契約するかどうかを検討できます。
どうしても、人が管理するとなると抜け漏れのリスクはありますし、管理側の負担も大きいですから。ジョーシスのようなITサービスを活用することで、管理側の負担が軽減されるのはありがたいですね。
つまり、「ジョーシスを導入したからこれくらいの成果が得られた」というよりは、「ジョーシスを導入していなかった場合に発生する損失や管理の負担を抑制できる」というのが大きな成果だと感じています。
ーー最後に、現時点でのジョーシスの評価をお聞かせください
野川さま
ジョーシスの導入で、アプリや備品管理がしやすくなりましたし、人にも紐付けやすくなったことで、管理作業の負担が減りました。操作もしやすく、費用もリーズナブルですので、そういった面で一定の評価をさせていただいております。
現在当社では事業規模を拡大しており、ますますSaaSの導入数や入退社の数も増えていくことが予想されますので、今後もぜひジョーシスさんのお力を借りながら、上場を目指し強固な管理体制を築いていきたいと考えています。さらなる成長を期待しています。
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