導入前の課題

従業員数が増えて、SaaSアカウントやITデバイスを管理しきれていなかった

ITデバイスの管理台帳がなく、棚卸しの度にGoogleフォームで確認し、スプレッドシートにまとめていた

総務と兼務しており、情シス業務まで手が回らない状況だった

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導入後の効果

アカウント発行や削除等がジョーシス上で完結できるようになった

購入日を管理することでITデバイスのライフサイクルも可視化できるようになった

アウトソーシングの利用でキッティング作業にかかる工数を削減できた

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ジョーシス導入で1人総務でも対応できる体制を構築！アウトソーシングを活用してキッティング作業も4〜6時間削減に成功！

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「産業構造を変え、豊かな未来をつくる」をパーパスとして掲げ、ITの力で建設業界が抱える労働環境などの課題解決に取り組む、ツクリンク株式会社。

建設事業者向けのプラットフォームサービスの提供・運営する同社では、従業員数の拡大にともない、SaaSやITデバイスの管理に課題が発生していました。その解決のためにジョーシスを導入し、現在は、キッティングや配送などに対応するアウトソーシングサービスもご利用いただいています。

今回は、同社で総務を担当する吉平さまに、ジョーシスを導入する前の課題や、導入によって得られた効果、アウトソーシングサービスを利用して感じたメリットなどについてお話を伺いました。

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情シス担当者がおらず、ITデバイスやSaaSアカウントが不透明に

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ーーまずは、従業員規模や入退社数、導入しているSaaS数を教えてください。

吉平さま

従業員は全体で121名、正社員数が108名、アルバイトや業務委託が13名ですね。毎月の入社数は2～3名で、退社数は1名です。最近では、退社数が減ってきている印象があります。私は弊社に入社して3年目になりますが、入社時は30名程度の組織でした。総務をしていて従業員の半数以上と顔を合わせていますが、組織が変わってきていると感じています。

導入しているSaaS数は、大体150個です。プロダクトの担当部署では、新しいアプリを「こういう風に取り入れたい、使いたい」という要望もあるので、どんどんSaaSの数が増えていっているのが現状です。

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ーー従業員数が増えているとのことですが、アカウント発行やITデバイスの管理など情シス業務はどのような体制で対応しているのでしょうか。

吉平さま

基本的に総務のひとつの業務として、ジョーシスを利用してITデバイスの管理やアカウントの発行や登録を私の方で対応していて、連携の確認などはCFOの岡田が行っています。

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ーージョーシスを導入する前は、どのような課題をお持ちだったのでしょうか。

吉平さま

私が総務に入った当時は管理ツールを導入しておらず、Administratorで管理者のIDとパスワードを管理していました。

携帯電話に関しては、誰がどの番号の端末を持っているのかは管理していましたが、ノートパソコンなどその他の端末は把握できていませんでした。Googleフォームで「誰が何を使っているか」の情報を集めて、スプレッドシートに起こし始めたのが3年前ですね。貸し出し対応品の一覧表もあったのですが、誰がいつ何を使っているかがわからないので、確認することからスタートしました。

SaaSに関しては3年前の時点で、管理しなければいけないと思ってはいたものの、「誰にやってもらうのか」「どのように管理していくのか」が決まっていませんでした。IPO準備をきっかけにデータを集めるところから始め、これまでは、パスワード管理ツールに入っているSaaSやアプリや、Googleアカウントから誰がどのSaaSやアプリのアカウントを持っているかを確認していましたが、すべて把握できるものはなかったですね。

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購入日も入力することでデバイスのライフサイクルも管理

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ーージョーシスは、どのようなきっかけで導入いただいたのか教えてください。

吉平さま

CFOの岡田から「こういったサービスがあるからトライアルで使ってみよう」と提案があったのがきっかけで、ジョーシスを導入しました。これまでスプレッドシートにまとめていたものをCSVでアップロードして、ジョーシスで一覧化して管理していこうとなりました。

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ーー貴社はジョーシスを長い期間ご利用いただいていますが、よく使っている機能はありますか？

吉平さま

Googleなどのアカウント発行や削除で、ジョーシスをよく使っています。以前はGoogleのアカウント削除や修正は岡田にお願いしていましたが、ジョーシスで発行も削除も完結できるようになってからは、私の方でアカウント発行や削除などの対応をすべて行う形になりました。やはり誰かにお願いするのは相手にも手間をかけてしまうので、こちらで管理できるようになり、よかったと思っています。また、一覧化できるようになったので、こちらで発行できないものは、発行権限を持つ人に依頼をかけるなど対応ができるようになりました。発行しなければいけないものが分かるようになったのは、結構大きいと思っています。

ITデバイスは、モニターとパソコン、iPad、携帯電話をジョーシスで管理していますね。デバイスを把握できているので、「このデバイスどうなっているの？」といった会話が出るようになり、入社の受け入れがすぐできるようになりました。例えば、退職者から備品が返ってくれば倉庫にデバイスがあるので「次の入社者にはこれにしましょう」と対応できます。デバイスの購入日を入れているので、古いデバイスを廃棄してしまう場合は、「実質使えるデバイスがどれくらいあるのか」を可視化できるようになりました。半年しか使っていないものであれば、他の人に代替品として出そうといった対応もできます。

他にも携帯電話は電話番号もすべて入れているので、一覧でデータを引っ張れるようにしています。MacやWindowsの資産番号を分けていますし、ジョーシス上でデバイスの把握はできていると思いますね。今後は、セキュリティカードや備品も入れて全て一覧化できるようにしようと考えています。

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ーージョーシスを使いこなしていただき、ありがとうございます。導入してから得られた効果などは、何かありましたか。

吉平さま

誰がどのアプリやサービスを利用しているかがわかりますし、シャドーITの検知などで工数の削減につながっています。はじめてITデバイスやアカウント管理などに取り組んでいますが、ジョーシスを使えば1人総務でも管理できる仕組みや機能が揃っているので、ありがたいですね。

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アウトソーシングの利用でキッティングの工数を大幅削減

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ーーアウトソーシングサービスも利用していただいていますが、どのようなきっかけで導入いただいたのでしょうか。

吉平さま

これまで発注から受け入れまでをワンオペの状態で対応していましたが、今年に入り入社者が増加したことで、コストや運用を見直すことになりました。ジョーシスを使うと管理ができるので、人員を増やすよりも委託した方がコストを抑えられると判断して導入しました。

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ーーアウトソーシングサービスを利用してよかったことはありますか。

吉平さま

絶対的に私の工数が減りましたね。

以前は、入社のキッティングはすべて私が対応していたので、社員数が増えれば、キッティング業務で出社する回数もそれだけ増えていました。1台あたりの作業はそこまでかかりませんが、パソコンが壊れてしまっていたら、その日の午後に出社してキッティングし、翌日に発送するといった対応が必要でした。例えば、1台あたり作業に20分かかっていた場合、5台対応すると1時間半ほどかかります。

しかし、ジョーシスのアウトソーシングサービスを導入してからは全く時間をかけずに済んでいます。キッティング作業のために出社する頻度は、確実に減っていますね。短納期での発注などにも対応いただいているので、本当に満足度が高く感謝しています。「急な依頼でもデバイスが揃っていれば、応えられるようにします」と言っていただき、1週間前や10日前に入社が決まった人などにも対応できているので、本当に助かっています。

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ーーアウトソーシングを利用することで、実際にどのくらい工数の削減につながっていますか。

吉平さま

キッティング作業のために出社する回数が、これまで週3日だったのが週1日になりました。手が空いたことで他の業務にも着手できるようになりましたし、感覚値になってしまいますが、キッティング作業に関しては4〜6時間ほど残業時間を減らせていると思います。

基本的に1人で対応していますから、何かうまくいかないときにどうしたらいいだろうかと困ることもありましたが、プロにキッティングをおまかせでき、安心感があります。アウトソーシングや、ジョーシスでデバイスを一覧で管理できるので、実際にオフィスに在庫があるのかを確認する必要もありません。ジョーシスを開いて「代替品を出しましょう」「キッティング依頼しましょう」といった対応ができるため、工数を削減できていますね。

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ジョーシスを活用して1人でも対応できる仕組みを構築

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ーージョーシスの満足度はいかがでしょうか。

吉平さま

総務と兼務していて、管理方法が右も左も分からないなかでも、ジョーシスで仕組み化できて助かっています。そういった意味でも満足度としては高いです。

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ーー最後に、ジョーシスをうまく使いこなすコツがあれば教えてください。

吉平さま

キッティング作業時に登録作業を入れて、アカウントの発行とキッティングを完結する仕組みを作ることですね。退職者の情報は人事申請で上がってくるので、アカウント変更などをスケジュールに入れて自分の中でルーティン化し、業務フローに落とし込むようにしています。例えば、月初や月末に確認するようにスケジュールを入れて、ジョーシスで現状変更がないか、また変わっている場合は理由を確認して発行漏れがないかを確認するようにしています。

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