導入前の課題

・情シス担当が1人で、情シス社員の採用も難航

・入退社に伴うPCキッティングとSaaS発行業務の負担大

・資産台帳の管理がアナログで、最新状態が管理できていない

導入後の効果

・約50の利用SaaS・約200のデバイスを可視化できるようになった

・監査対応でも正確性が担保でき、属人性も排除できた

・SaaS・デバイス管理を大幅に効率化。キッティングもアウトソース

ITデバイスからSaaSまで一元化された管理設計を実現する「ジョーシス」に期待するIT管理の未来契約ライフサイクル管理（CLM）を実現し、契約業務を最適化することを目指すContractS株式会社。

SaaSプロダクトを提供するスタートアップ企業である同社は、自ら多くのサービスを利用することが事業へ良い循環を生み出すこともあって、SaaSの積極導入を推進してきました。その過程で、全体像を一元的に把握できている人が不在という課題を抱えるようになり、スプレッドシートでの管理にも限界を感じていた中で「ジョーシス」の導入を決定しました。その理由や背景はどんなものだったのでしょうか。

経営管理部・部長の山本裕貴様にお話を伺いました。

経理担当からコーポレート全般管理の担当になるまで

―― まずは、山本様のこれまでのキャリアとご担当されている業務についてお伺いできますでしょうか

もともとは税理士事務所で複数社のクライアントに対して、コンサルティング業務を行っていました。「バックオフィス」のキャリアとしては、スタートアップ企業数社で会計を軸にしたコーポレート部門全般のオペレーション構築などを経験したのちに当社に籍を移しまして、現在では労務、財務経理、法務、コーポレートITなどを見ています。

SaaS導入を進めたからこそ発生した管理ツールの必要性

―― SaaS管理ツールが必要だと思われた背景や導入に至るまでの経緯について教えてください。

「ジョーシス」を導入したのは、上場を見据えた内部統制や管理部門の業務効率の向上が目的でした。社内のアカウント状況を一元管理するツールが必要となり、複数ツールを比較検討したのちに導入しています。ContractSには2021年3月より在籍していますが、入社当時、会計周りは比較的整備されてはいたものの、周辺領域のデータフローや申請フローは煩雑な状態。私を含めて3名の管理部人員がいましたが、各分野の業務が属人的になっていました。誰も業務の全容を把握できておらず、まずは”業務の簡素化”を目指して取り組みを開始しています。

IT管理を分野に分けると、情報セキュリティ対応、ITデバイス管理、ソフトウェア管理、そして社内データベース管理があります。特にITデバイスとソフトウェアの管理は、入退社に伴う労務や情報セキュリティという各セクションを跨いでしまうため、担当者間のやりとりが煩雑になったり、スプレットシート管理であることで更新漏れが発生したり、シート自体の管理者が不在になってしまったりと問題が発生しがちです。例えば、退職処理にあたって、人事労務サービスからアラートは上がるものの、サービスが分散していて全体把握ができずIDの削除漏れが発生する、というのはどの企業でも起こっていることなのではないかと思います。

情報セキュリティの分野でいうと、情報資産の全量把握、リスク把握・対応などがあげられます。スプレッドシートによる管理およびシート自体の管理者不在の状況だと、最初のステップである全量把握でつまづいてしまうことが多いかと思います。当社は、SaaS提供企業ということもあって社内でも50近くのSaaSが導入されていますので、上場準備・監査対応にあたって、それらを網羅的に管理できるツールの導入が必要になったというのが検討を始めた背景です。

実は、「ジョーシス」がサービス開始（2021年9月）した直後、私もその情報は耳にしていましたが、社内外数人から「ジョーシス」が面白そうだという紹介があり、「ジョーシス」に問い合わせをしました。

上場準備・監査対応にあたって、SaaSを網羅的に管理できるツールの導入は必須だったと語る。ContractS株式会社　経営管理部・部長　山本裕貴様

ITデバイス管理までの網羅性とコストパフォーマンスが決め手

―― 現在では、さまざまなSaaS管理ツールが市場に存在していますが、その中で「ジョーシス」を選んだ決め手を教えてください。

導入の決め手は、以下の4点があります。

• ITデバイスとSaaSの管理が同一プロダクト内で可能
• ITデバイスが購入でき、キッティングのアウトソースまで可能
• 将来的に、同一プロダクト内で情報セキュリティ対応が可能
• 直接雇用ではないスタッフも管理できる人事マスタを作成できる

SaaSのアカウント可視化だけをしたいなら、他社サービスで先行しているものはありました。一方で、「ジョーシス」ではITデバイスの購入から管理、キッティングのアウトソースまで出来るというのが非常に魅力的でした。「ジョーシス」ではアカウントの発行・削除に対応している連携SaaS数が他社サービスよりも多く、可視化だけでなく日々の運用効率化もでき、さらにスタートアップ企業が苦戦しがちなデバイス購買と管理に強いという点が決め手でした。スタートアップ企業は、ITデバイス購入にあたってエンタープライズ向けディスカウントが提供されずコスト負荷が高くなりがちです。また、社員が自由に購入してきてカスタムすることも多いのでセキュリティ面で問題が出る場合も多くあります。これをコーポレート部門が主導権を持って管理できるのは、非常にありがたい。購入からキッティングのアウトソースまでコストパフォーマンスを説明しやすいので、稟議が通しやすいというのも大きかったですね。また、「ジョーシス」は、サービス説明をいただいた時、コーポレートIT業務全体の管理コストをとにかく下げて自動化するというポリシーを掲げていることから、将来的にデバイスのセキュリティや、労務マスタとの連携を模索しているであろうことは想像がつきました。「ジョーシス」導入前に他社サービスを利用していたのですが、やはりコーポレート部門としては一元管理が命題なので、これを一緒に作っていけるサービスとご一緒したいと考え、切り替えを決めました。

‍企業の生産性握るコーポレート部門、支援ツールを育成したい―― 「ジョーシス」導入後、主に利用されている機能と貴社ならではの使い方、使ってみて感じている導入効果について教えてください。

‍まずは、管理コストの削減です。「ジョーシス」導入前は、ITデバイス、SaaSともにスプレッドシート管理で、50近くあるSaaSのアカウント発行・削除もサービス毎に行っていたため、日々の運用や台帳の更新にかなり時間がかかっていました。「ジョーシス」を導入したことで、このサイクルが自動で回っていくので、アカウントの追加や削除漏れがなくなりました。スタートアップ企業特有の事象で入退社や体制変更が非常に多いので、かなり業務負担が減ります。履歴も残るので、監査対応でも正確性が担保でき、属人性も排除できました。また、導入にあたってSlackでのコミュニティも立ち上げられていたこともありサポートも手厚く、とてもスムーズに推進できたと思っています。私がコーポレート部門全般を見ていることもあり、管理会計上の従業員マスタのアウトプットは、毎月「ジョーシス」から発行しています。今は人事データを吐き出して、スプレッドシートにデータベースを再構築していますが、そのうち、従業員の在籍推移もSaaSに蓄積されていけば、人事ダッシュボードとしても機能していくのであろうと期待をしています。

コーポレートITのあらゆるアナログな業務の自動化を実現する「ジョーシス」

‍―― これから「ジョーシス」に期待していただいていることはありますか。

‍まずは、連携できるITツール数の拡充に期待しています。それから前述の通り、人事・IT周りのDashboad機能ですね。「該当部署に異動する場合、この状態に」というポリシーを作って、人員の所属を変更するだけで管理対象が自動的に更新されると非常に便利だと思いますね。「ジョーシス」の強みは、全てが一元管理されていること。デバイス、ソフトウェアともにその特長を「ジョーシス」が把握し情報提供できると、ユーザー側はそれを元にリスクアセスメントができるようになり、監査業務が格段に楽になっていくと思います。我々ユーザーが求められる情報セキュリティレベルに合わせて「ジョーシス」の機能もレベルアップしていく、そんな共創ができるととても嬉しいです。

「ジョーシス」担当者と。プロダクトをともに創り上げていきたい、とのコメントをいただいた

‍―― 最後に、同じくコーポレートIT業務で苦戦していて、管理ツールの導入を検討している皆様へのメッセージをお願いできますでしょうか。

‍コーポレートITというのは、営業部門や開発部門と比べるとどうしても優先度を下げがちな経営者が少なくなく、効率化ツールの導入も後回しにされがち。一方で、コーポレートITの本質というのは実は管理にあるのではなく、

• 社内あらゆるのデータベースをマネジメントして、経営視点で最適化する
• スタッフが最大限のパフォーマンスを発揮できる環境を整える

の2点にあると思っています。だからこそ、正確に、効率的に、非属人的に回していかないといけない。これを解決してくれるのが「ジョーシス」のようなコーポレートIT向けSaaSです。これを社内でも理解しあって、コーポレートIT部門に対しても優先的にツールの導入を進めてくれるという価値観がもっと広がるといいと思っています。そのためにも、私たちの意見を取り入れて、「ジョーシス」が成長し、コーポレートIT部門の重要性を一緒に広めていけたら嬉しく思います。