導入前の課題

・全社で1500を越えるデバイスを導入しており登録・変更の負担が大きい

・会社の成長に対して、従業員ごとのデバイス管理が追いついていない

・Excelによる管理が煩雑化し、必要な時に欲しい情報が得られない

導入後の効果

・デバイス情報の検索性が向上し、必要な情報を瞬時に得られるようになった

・同じデバイスの重複登録の抑制など、デバイス資産台帳の真正性の向上

・従業員一人あたり複数のデバイスを貸与しても、管理画面の視認性を担保

全社で1500を越えるデバイス管理業務が大幅に効率化。入力ミスや重複登録を防ぎ、業務生産性の向上を実現。

「応援し合う地球」の実現を目指し、多くの人の夢であるマイホーム購入をテクノロジーの力でサポートする、住宅ローンテックスタートアップのiYell株式会社。「日本一ちょうどいいスタートアップ企業」をコーポレートスローガンに掲げ、福利厚生の充実をはじめ革新的な取り組みにより、着実に社員数を増やし続けています。
そんな急成長を遂げる同社で課題になっていたのが、デバイスの管理でした。課題解決のためになぜジョーシスを選んだのか、導入後にどのような成果が得られたのか、アクセラレーター推進部の白土様、御園生様、田中様にお話を伺いました。

従業員数と導入デバイスが増え続ける中、Excelを使ったデバイス管理が限界に

　　まずは、みなさまが所属されているアクセラレーター推進部 情報システムグループの業務内容をお伺いしてもよろしいでしょうか。

白土さま
当社のアクセラレーター推進部では、主にバックオフィス業務全般を手掛けています。その中で、我々が所属する情報システムグループでは、全社的なシステム周りのコントロールや権限設定、システムトラブル時の対応、入退社時における貸与物の管理など、社内全般の情シス周りに対応しています。

アクセラレーター推進部は、元々「管理部」という名称だったのですが、管理というと、押さえつける・従わせるといったネガティブな意味にも捉えられかねないと感じ、部署名を変更することにしました。そこで、自分たちはiYellの事業を推進していくための礎であり、組織全体を加速するための部署であると認識し、その姿勢を全社に示すためにアクセラレーター推進部という名称になりました。

　　御社全体の従業員数や情報システムグループの体制についてお伺いしてもよろしいでしょうか。

白土さま
全社人数は業務委託や派遣メンバーも含めて350名程です。特にこの1年間で従業員数が急増している状況ですね。今でも毎月5名ほど入社していますが、退職は月に1名いるかいないかといったところですので、確実に人が増え続けています。

情報システムグループに関しては私を含めて3名体制です。ただし私自身は他の部署と兼務しているため、実務的な部分は御園生と田中の2名に任せている状況です。

ジョーシスに関しても、導入時の初期設定などは私が行いましたが、現在の運用に関しては、2人が行ってくれていますね。

誰がどのデバイスを管理しているか一目で把握できるように。デバイスの確認作業の効率化を実現

　　ジョーシス導入前の課題や導入にいたった経緯について教えてください。

白土さま
導入の決め手はデバイス資産管理の効率化ですね。ジョーシス導入前までは、デバイス資産管理にGoogleスプレッドシートを使っていました。当時すべての情報資産の登録を手入力しており、さらにチーム内の情報共有も口頭で行わければならず、煩わしさを感じていました。そこでジョーシスを導入したところ、非常にシームレスに運用できるようになったのが大きかったですね。

　　Excel（スプレッドシート）での管理がどのように煩わしいと感じたか具体的に伺ってもよろしいでしょうか。

白土さま
Excelの場合はどうしても検索性が低くて、欲しい情報を取得するのが非常に手間でした。もちろんソートやフィルタを掛けることは可能ですが、使いやすいかといえばそうではなかったですね。

例えば、従業員が管理しているデバイスをExcelで一元管理しようとすると、行や列を増やす必要があります。そうするとセル数が増えすぎてしまい、管理が煩雑になってしまうんです。

特に当社の場合はデバイス資産ごとに管理していたので、退職者が出たときは資産ごとに、その人が所有しているかどうかを一つひとつ確認しなければいけませんでした。その点、ジョーシスは「人」で管理できるので、誰がなにを持っているかがひと目でわかります。おかげで確認作業が圧倒的に楽になりました。

また、Excelの場合は入力ミスや入力漏れを見つけた際に、いつ誰が変更したのかといった「ログ」を追いかけるのも大変でしたが、これもジョーシスを導入したことで省力化されました。

　　ジョーシスを導入したことで得られた成果としては、具体的にどのようなものがありましたでしょうか。

白土さま
デバイス管理の工数削減の部分が非常に大きかったと感じています。例えば、Excel管理の時はソートやフィルタを掛けてデータを探すのが手間だったのですが、ジョーシスを導入したことで検索スピードが上がり、欲しい情報を探すのがとても楽になりました。

　　ジョーシスの利用シーンとしては、具体的にどういったものがありますか。

御園生さま
デバイスの不調や機器の故障時の問い合わせ対応に使っています。誰がどういった機器を使っているか、どのメーカーのPCを使っているかなど、人の名前や資産番号から調べられるので、問い合わせが来た時の対応が非常に楽です。

またExcelの場合は、シートごとに管理項目を分けてそれぞれ確認する必要がありますが、ジョーシスは1つの画面上であらゆる情報を管理できるので、見る場所が少なく済むのが助かりますね。

　　デバイス資産台帳の真正性を上げるために工夫したことや、ジョーシスが寄与した点があれば教えてください。

御園生さま
Excel管理の場合は入力ミスが発生することもありますが、ジョーシスは入力項目が決まっているのでミスが起きにくいと感じます。また、管理画面自体も見やすいので、とても使いやすいサービスだと感じています。

白土さま
登録内容に重複が発生しないのが良いですね。Excel管理の場合は同じ資産を二重に管理してしまうことがあります。その点、ジョーシスの場合はデバイスと人が結びついているので、重複していないかどうかが一目で気付けるようになりました。

そもそも当社のように1,500台もデバイスを管理していると、Excelを開いてチェックしたくないんですよね。そういう意味でも、ジョーシスは検索性や視認性が高いので、管理のしやすさに繋がっていると感じます。

御園生さま
当社の場合は個人に対する貸与物の数が多いのが特徴です。そのため退職時の返却は抜け漏れが発生しないように注意しなければなりません。その点、ジョーシスを使うことで誰が何を返却しなければならないかがすぐにわかるので、とても助かっていますね。

情シスのあらゆる業務を効率化する窓口としての役割に今後も期待

　　ジョーシスをおすすめしたいと感じる点数を教えてください。

白土さま
社員数が多くて、モノ（デバイス）が多い企業は導入した方が良いと思いますので、10段階で考えると8〜9点ですね。具体的には150人〜200人位いたら入れた方が良さそうです。モノに関しても、当社のように一人に対する貸与物が多い場合は導入をおすすめします。

逆に人が少ない企業が導入しても有効だと思います。例えば、一人情シス的な立場で色々な業務を担っているような場合は、ジョーシスを使えばデバイス管理の負担が減るので、他の業務にリソースを割けるようになるはずです。

　　満点になるためにはどういった点が必要でしょうか。

白土さま
UIはもう少し改善できそうですかね。例えば、現在の管理画面では情報が多すぎるとスクロールするのが手間に感じます。文字サイズも変更できると良いなと思いますね。

御園生さま
同じ種類のデバイスを入荷した際に、テンプレートがあると登録する際に便利だと思います。CSVでのインポートは出来るのですが、1〜2個のデバイス登録する場合は、CSVだとむしろ手間なので、テンプレート的なものがあると楽ですね。

それと、ITデバイス管理でCSVをダウンロードすると、全てのデバイスデータをダウンロードされてしまうので、特定の項目ごとやタブごとなどに限定できるようにして欲しいです。例えば、現在の仕様ではパソコンのデータだけ欲しくても、他のデバイスのデータも一緒に出てきてしまうので、あらかじめダウンロードするデータを精査できるようになると嬉しいですね。

　　プロダクトとしてジョーシスの改善要望などはありますか。

御園生さま
デバイスを支店に送る場合に、配送の見積もりが自動で取れるようになると嬉しいです。加えて、配送先の住所なども台帳に自動で反映されるようになると、業務的には非常に楽になりますね。

白土さま
メーカー保証が切れたデバイスの修理を依頼する際に、メーカーを介さずにジョーシスが窓口になってくれたら便利ですね。

それと、機器トラブルが発生した際のヘルプデスク代行などは多くの企業でニーズがあるのではないでしょうか。各個人からの問い合わせに対応するのか、企業の情シスがまとめて相談するのかは検討が必要だと思いますが、自社で対応すると大なり小なり時間は取られるので、人件費を考えたら外注したいと考える企業は多いかと思います。

ジョーシスには、情報システム部門のあらゆる業務を効率化する窓口としての役割を担っていただくことを期待しています。