導入前の課題

スプレッドシートによる属人的管理が煩雑・複雑化

社員数の増加に比例し、ヒューマンエラーのリスクも増大

シャドーITの放置によるセキュリティリスクの増加

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導入後の効果

デバイス・従業員・アカウント管理が簡略化され、作業時間が30％以上軽減

台帳ごとの管理が不要になり、転記ミスなどのヒューマンエラーリスクの減少

シャドーITの検知によりセキュリティリスクおよびコスト削減に成功

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アカウント管理・従業員管理・デバイス管理の業務時間を30％以上削減！破綻寸前のスプレッドシート管理からの脱却に成功！

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「オルタナティブ資産への投資機会をすべての人へ届ける」をミッションに掲げ、投資に関する社会課題を解決することを通じて、選択の自由が当たり前の社会づくりに取り組むWealthPark株式会社。

不動産管理会社向けのDXサービス、海外投資家向けのクロスボーダー・アセットマネジメント事業を展開する同社では、2014年の事業開始以来「オルタナティブ資産」の民主化に向けて急成長を遂げています。同時に社員数増加も進み、従業員のアカウント管理やデバイス管理が課題になりはじめました。

その課題解決に向けてジョーシスを選んだ理由や、導入後にどのような成果が得られたのか、同社コーポレートエンジニアリング部の柳川様とエフゲニイ様にお話を伺いました。

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少ない人数で情シスを回していくことが使命。しかし、スプレッドシート管理は限界に達していた

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ーーまずは御社の従業員規模や情シス体制、SaaSの導入数、毎月の入退社数などを簡単に教えてください。

柳川さま

グループ会社を含めた、正社員・契約社員・アルバイトの合計でいうと現在の従業員数は180名ほどですね（2023年10月末現在）。この他に業務委託のメンバーがいます。

情シスについては、現在フルタイムで2名体制となっており、私とエフゲニイで業務を行っています。それとSaaSの導入数ですが、ジョーシスで連携しているアプリと、非連携アプリをあわせて98個を導入しています。やはり、導入アプリ数はどんどん増えていて、気付くとこれまで聞いたことがないアプリが導入されていることも多いです。

入退社に関しては月によって変動はありますが、入社が平均で月2〜3名ほど。一方、退社は月1〜2名ですので、年間でみると入社数のほうが上回っているような状況です。

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ーー情シス部門の社内での立ち位置や業務内容を教えてください。

柳川さま

当社の情シス部門は、正式にはコーポレートエンジニアリング部という部署で、私とエフゲニイに加えて、セキュリティエンジニアが2名在籍しています。私はチームでVP（ヴァイスプレジデント）を務めており、エフゲニイがコーポレートエンジニアになります。

セキュリティエンジニア2名に関しては、社内の情報セキュリティに特化したシステム運用をお任せしていますので、直接的に情シス業務には携わっていないです。

したがって、実質は2名でグループ全体の情シスを見ているのですが、特にそれが大変に感じるとかはないですね。むしろ、エフゲニイは前職でIT管理者系のバックグランドを持っていますし、私もプロダクトマネージャーを長くやっていたので、少ない人数で効率的に情シスを回していくことに喜びを感じるくらいです。

ですから、2名でどこまで情シスを引っ張れるかということは、実は自分のなかで結構意識しています。本当に音を上げたくなった場合は人を増やしますが、リモート環境でも効率的に管理していくツールが見つかれば、人を採用するよりも先にそちらを試すことを優先します。

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ーージョーシス導入前はどのような課題があったか教えていただけますか。

柳川さま

主な課題としては4つありました。

1つ目はスプレッドシート管理に限界を感じたことです。元々、ジョーシス導入前はスプレッドシートでアカウント管理台帳を作って、従業員ごとに使用しているアプリのアカウントを管理していたんです。

従業員数が60名〜70名くらいまでのときは何とか回せていたのですが、従業員数が100名を超えてからは、さすがにお手上げでした。

2つ目は、シャドーITの増加です。グループ会社も増えて営業活動がどんどん拡大していくにつれて、我々情シス側が把握していないツールが増えていきました。

例えば、営業部門ではお客さん側からの要求で、請求書プラットフォームを使って請求書を発行していたり、設計書を作成していたりなどですね。

我々側としては、新しくツールを導入するのであれば事前にどのようなサービスなのか紹介してほしいと伝えているのですが、実際には気づくと知らないツールがどんどん増えているといった状況でした。

特に弊社はISMSを取得していますので、これらの課題に対して具体的な対策を説明できないと監査で指摘を受ける可能性があることに危機感がありました。そういったなかで、きちんとしたアカウント管理ツールを入れたほうがいいだろうと考えるようになったんです。

3つ目は、管理台帳をリアルタイムに更新できていなかったことです。全社で使うようなツールは我々で更新しているのですが、マイナーなツールに関しては、各事業部で管理してもらうようにしています。しかし、事業部側の管理者は他の業務でも忙しいので、どうしても優先順位が低くなりがちで、なかなか更新してもらえないことも多い状況でした。さらに、スプレッドシート管理の場合は入力する行がずれるなどヒューマンエラーも起きやすかったですね。

4つ目は、デバイス管理の課題。以前はデバイス管理もスプレッドシートでやっていたんですが、途中で破綻してくるんですよね。例えば、従業員の退職にともなって一度パソコンを返却してもらい、リフレッシュしたうえで、また別の新入社員に割り当てるといったことを管理するわけですが、これをスプレッドシートでやろうとすると誤って転記してしまうなど、間違いのもとになります。

このように当社では、すべてスプレッドシートで別々のファイルを作成して管理していたのですが、その管理コストが非常に負担になっていたというのが大きな課題でした。

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エフゲニイさま

デバイス管理の課題について補足すると、スプレッドシートでは資産ごとの前利用者の履歴を確認できないんです。もちろん項目を作って横に広げていくことは可能なんですが見づらいんですよね。また、経理部からデバイスの購入日や購入費用、支払申請のURLなども管理してほしいと言われたので、スプレッドシート上のカラムがかなり増えてしまっていました。それによって、より管理の手間が大きくなりましたね。

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「こんな使い方もできますよ」と前のめりに提案してくれたことが、導入に至った大きなきっかけ

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ーーそもそも、ジョーシスを知ったきっかけはどういったものでしたか。

エフゲニイさま

私がジョーシスを見つけてトライアルを申し込んだのがきっかけでした。ちょうど、ジョーシスがローンチして間もない頃だったと記憶しています。

当時はデバイス管理台帳としてスプレッドシートの代わりになるものを探していて、いくつかのツールを比較検討していました。ただ、実際テストをしてみた結果、積極的に導入する必要はなさそうだと判断したため、そのタイミングでは導入には至りませんでした。

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柳川さま

その後、1〜2ヵ月くらい経った頃にジョーシスの営業担当の方から、トライアルの利用状況についてヒアリングのご連絡をいただいたんです。こちら側の状況も説明させてもらったところ、その方から「こんな使い方もできますよ」といったご提案であったり、いろいろなパターンのユースケースをご案内いただきました。

それを聞くうちに、「そういう使い方ができるなら、結構使えるかもしれない」と感じるようになったんです。

やはり、自分たちだけで試しても気づききれなかった使い方も、ジョーシスさん側から前のめりにご提案いただけたことが導入の大きなキッカケになりましたね。

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ーー最終的にジョーシス導入に至ったポイントでいうとどういったものでしたか。

柳川さま

導入を決めた要因としては大きく2つあります。

1つ目は、当初の課題にもあったように、ユーザー台帳、アプリ管理台帳、デバイス管理台帳といった3つの台帳がしっかり作り込まれていて、我々が管理したいような内容はほぼ網羅されていたことですね。なおかつ、これら3つの台帳が密接に連携しているのが魅力でした。

例えば、Aさんのユーザー情報をクリックすると、Aさんが持っているパソコンのシリアルナンバーや購入してから何年経過しているかが一目でわかります。また、端末のなかには何のアプリが入っているかがすべてわかり、そのアプリの1つをクリックすると、誰がそのアプリを使っていて、誰が管理者で、毎月いくら払っているかまで可視化できます。

こういった使い方はスプレッドシートでは実現不可能なほど高性能ですし、今後ますます機能が増えて連携が深まっていけば、コーポレートエンジニアリング部門としては、工数を減らすことができます。その結果、我々が目指しているような、少ない人数でも管理できる組織を作れると感じました。

2つ目は工数の削減です。社内外の様々なステークホルダーに対して、内部統制やガバナンス状況の説明、書類の提出が求められる際に、ジョーシスを使えば非常に少ない工数で対応できるといった点は大きかったですね。

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スプレッドシートで管理していたときに比べて、作業時間を30％以上削減できた

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ーージョーシス導入後の効果をお伺いできますか。

柳川さま

ジョーシスを導入したことで得られた成果としては大きく2つです。

1つ目は、管理に費やしていた業務時間の削減です。スプレッドシート管理の頃に比べて、少なく見積もって30%以上削減できたと実感しています。特に、ジョーシスは従業員数が増えても、作業時間が変わらないため、企業規模が大きくなるほどスケールメリットは出ると感じています。

2つ目は、コストの削減です。実はジョーシスを導入して、アクティブアカウントをチェックしたところ、連携アプリが1個しかないユーザーが結構見つかりました。例えば、当社で稼働しているエンジニアは、必ずGoogle・Slack・JIRA/Cofluenceなどの複数の主要ツールを導入しているので、業務アプリが1個しかないというのはあり得ません。

それで、該当ユーザーが所属していると思われるチームに連絡を取ったところ、既に契約終了済みの業務委託契約の方々であることが発覚したんです。合計で30〜40アカウントくらいあって、追加認証が必要なのでご本人がアクセスできることは無かったのですが、コスト的にもったいないですし、ジョーシスで適切に管理すればセキュリティ面もしっかりと強化できるなと思いました。

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ーー先ほどISMSのお話がありましたが、ジョーシスがISMS取得に対して役立っている部分などがあればお伺いできますか。

柳川さま

アカウントの予約停止機能がとても便利ですね。これによって削除漏れを大きく減らすことができるので重宝しています。ISMS審査の際も審査員の方からも「よく管理されていますね」と評価いただきました。

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ーージョーシスを他社におすすめするとしたら、どのような会社ですか。

柳川さま

スタートアップで当社くらいの規模の会社であれば、すごく管理が楽になると思いますね。私としては、周りにもぜひおすすめしたいです。

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ーー本日は貴重なお話ありがとうございました。