導入前の課題

増え続けるSaaSアカウントを把握しきれずにいた

スプレッドシートで管理していたため、対応漏れが発生していた

ヒアリングしながら確認していたため、ITデバイスの棚卸しに膨大な時間を要していた

導入後の効果

SaaSアカウントの管理に要していた作業時間をジョーシス導入で約7割削減できた

ITデバイスの棚卸しにかかっていた時間を月ベースで約6割減らすことに成功

ジョーシスに集約したことでSaaSアカウントとITデバイス管理の効率化を実現

今まで6時間かかっていたITデバイスの管理作業コストが、2.25時間と約6割削減！ここまで削減できた理由は、ジョーシスを基盤とした業務フローの構築！！

自社での徹底的な検証により、ユーザーが最適な商品やサービスを選択できる情報を提供する商品比較サービス「mybest」をはじめ、ユーザーの生活を豊かにするサービスの開発や運営を行っている、株式会社マイベスト。

同社では、ジョーシスを基盤としてSaaSアカウントやITデバイスを管理することで、作業時間の大幅削減を実現しています。

今回は、管理部で経営管理業務を担っている須関さまにジョーシスを導入したきっかけや導入後に得られた効果についてお話を伺いました。

適正なアカウント管理ができず、対応漏れの発生や棚卸しに膨大な時間をかけていた

ーーまずは、御社の従業員数や情シス体制について教えてください。

須関さま

従業員の数は約300名で、スポットでの対応も含めて月間で業務委託の方の請求書の処理数が約700件です。コンテンツ制作のアシスタント業務に携わる業務委託の方が多いですね。

情シス体制については専任の担当者はおらず、私が内部統制やリスクマネジメントといった業務全般を統括しているので、その一環として情シスも担っています。情シス業務はアシスタントのアルバイトの方を含め3人で対応しています。

ーーSaaSの導入数や毎月の入退社数は、どのくらいでしょうか。

須関さま

メインで稼働しているSaaSの数は60個程度で、スポットで利用したり1部署のみで使用したりしているSaaSを含めると全体で90～100個程になります。そのなかから全社で横断して使用するSaaSを、ジョーシスと連携して管理している状況です。

入退社数に関しては、アルバイトも含めて毎月20名程度です。

ーーありがとうございます。ジョーシス導入前は、どのような課題があったのでしょうか？

須関さま

まず1点目は、SaaSのアカウント管理ができていなかったことです。増え続けるSaaSの数を、管理部が把握しきれない状況が発生していました。従業員に「定期的に使っているSaaSはありますか？」「今このアカウントを使っていますか？」とヒアリングしてスプレッドシートにまとめて台帳を作成していたものの、対応が追いつかず後手に回ってしまい、適正なアカウント管理ができていませんでした。入退社時にあわせてアカウント管理をしていましたが、手動のオペレーションではどうしても抜け漏れが発生してしまう課題がありました。

2点目は、ITデバイスの管理ができていなかったことですね。使用中のパソコン管理をスプレッドシートで行っていましたが、従業員台帳やアカウントと紐付いていないので「このパソコンは今どこにあるのか？」といった問題がよく発生していました。半年に1回行う棚卸しの際に、毎回膨大な時間をかけて作業していましたね。

ーー実際に、棚卸しにはどのくらいの時間をかけていたのでしょうか？

須関さま

事前に従業員に対してアンケートを実施し、実際のパソコンと突き合わせて台帳のデータが正しいかを確認していました。1台の突き合わせに2分かかると想定すると、約400台端末があるので約800分（約13時間）かかっていたと考えられますね。1日で対応する訳ではなく、1週間かけて管理部内で少しずつ対応していました。

SaaSとITデバイスを同時に管理できることが導入の決め手に

ーーどのようなきっかけで、ジョーシスを導入していただいたのでしょうか。

須関さま

インターネット上でSaaS管理ツールを調べていたタイミングでジョーシスのプレスリリースを見つけて、問い合わせさせていただいたのがきっかけです。

選んだ理由としては、SaaS管理ツールを検討していた当時、SaaSとITデバイスを同時に管理できて、さらに他のアプリと比較して簡単なUIで対応できる点でジョーシスが進んでいたと感じていたからです。検討していた当時は、入退社時にSaaSとIT資産を一括管理できるアプリは他になかったと思います。

また、ジョーシスの担当者の方が課題を細かくヒアリングしてくれて、伴走してもらえた点も理由のひとつですね。

ジョーシス導入でアカウント管理コストが約7割削減し、棚卸しの作業時間の約6割削減に成功

ーージョーシスを活用いただいていますが、よく使う機能はありますか？

須関さま

入退社時のSaaS管理で使うことが多いですね。なかでもよく使っているのが、ジョーシス上で確認事項やステータス変更などがあった際に知らせてくれるアラート機能です。アラートのおかげで無駄なアカウントが残っていることがなくなりました。今までは、アプリ毎の管理画面に入ってアカウントが残っているかを確認し、削除しなければいけませんでしたが、アラートを見れば、消し忘れがあったときにチェックして対応できます。ジョーシスを使えば一目でチェックできるので、確認コストがなくなりました。

ITデバイスの管理については、返却漏れが減りました。従業員台帳と紐付いているので、誰がどのアプリを貸与されて、どの端末をどのくらいの期間使用しているかを確認しています。退社時にパソコンの返却漏れがあれば確認して、退職者に声がけできるようになりました。

ーー管理コストが減り、返却漏れの防止につながっていてうれしいです。導入前の期待値を越えていた機能はありましたか？

須関さま

シャドーITの検知ですね。これまで我々が定期的にヒアリングしても知り得なかったSaaSを自動検知できるようになりました。例えば、とある部署から「このSaaSを使いたい」と要望が上がったときに、「実は別部署ですでに使っているから使用用途を確認してみる」といった対応ができます。そこから業務フローに関わるSaaSは「全社で管理しよう」といった判断ができるので、これまでよりも適正に運用できるようになりました。ジョーシスのシャドーITは良い機能だと感じています。

ーーありがとうございます。実際にジョーシスを利用して得られた効果はありましたか？

須関さま

アカウントの管理コストが減り、作業時間の大幅削減につながっています。SaaS管理に関しては、一つひとつ管理画面に入って確認していた作業がなくなりました。また、リアルタイムでアカウントの棚卸しができているので、定期的に退職者とアカウントの一覧を出して突き合わせることがなくなりました。

導入以前は、アカウント関連の管理に月間20～23時間かかっていましたが、ジョーシスの導入で6時間まで減りました。管理コストを約7割削減できていますね。

ITデバイスの管理に関しては、半年に1回の棚卸しを月間で試算すると、大体6時間かかっていたものが、2.5時間まで減らせています。ITデバイス管理の作業時間も約6割削減に成功しています。アシスタントの方の稼働時間ベースでみても、管理時間が大幅に減っていますね。

セキュリティ面については、無駄なアカウントを残さない点でジョーシスが役立っています。情報セキュリティ部門が管理できていないセキュリティリスクが、ジョーシスの導入で低減されたと思いますね。

ジョーシスを基盤とした入退社時の業務フローを構築し、業務効率化

ーー最後に御社は管理コストの大幅削減に成功していますが、ジョーシスを活用して業務効率化するコツがあれば教えてください。

須関さま

手動でのオペレーションからジョーシスでの管理に切り替えて、アルバイトのアシスタントの方でも管理できる仕組みや運用体制を整えました。

導入前はPCやSaaSのアカウントをスプレッドシートで管理していましたが、1つ入力漏れがあるだけで「退職しているけれど、このパソコンは返却されているのか」「退職した人のアカウントを消し忘れていないか」などを確認する必要がありました。定期的に棚卸しをしなければいけないので、アシスタントの方にも負担になっていたかと思います。

手動のオペレーションで回していると対応が後手になってしまい、いつまでも手動オペレーションから抜け出せなくなってしまうため、あるタイミングで思い切ってリソースを割り振って、ジョーシスでの管理に切り替えました。管理・運用の仕組み化をして効率化していますね。ジョーシスがあることで、アシスタントの方が対応できる体制ができていると感じています。