導入前の課題

組織の拡大にともない入社までのリードタイムが短く、使用するSaaS数が多いため、アカウントの発行・停止作業が煩雑化していた

手作業ベースでアカウント発行をしているため、オペレーションのミスにつながっていた

スプレッドシートでの管理で入退社時のアカウント付与などの作業負荷が大きく、さらに削除漏れなどで最新情報を保持することが困難になっていた

導入後の効果

アカウント発行・停止作業にかかっていた時間を削減できた

アカウントごとに連携しているアプリを可視化できるようになり、シャドーITを把握できるようになった

アカウント発行時のミスが低減し、心理的負担が減った

一元管理によってアカウント発行の作業時間を1/2以下に！削除漏れやオペレーションミスが減り、心理的負担の軽減にも成功！

テクノロジーの力で、介護業界のDXを推進し、高齢者の生活のリデザインを目指している株式会社Rehab for JAPAN。

同社では、アカウント発行を手作業で対応していたため、組織が拡大するなかでオペレーションのミスやアカウントの削除漏れといった課題が発生しており、その解決に向けてジョーシスを導入しました。

今回は、同社で情シス部門を担う竹谷さまと津田さまに、ジョーシス導入前の課題や導入の決め手、導入後に得られたメリットについてお話を伺いました。

従業員がコンスタントに増え、管理するSaaS数も多くなり、アカウント管理が煩雑化

ーーまずは、従業員規模や毎月の入退社数、情シス体制について教えてください。

竹谷さま

従業員数は正社員が70～80名で、業務委託が40～50名です。毎月の入社数は正社員が2～3名で、退社数は数ヵ月に1名程度ですね。業務委託も含めると退社数は月に1名程度になります。

情シス体制に関しては、私と津田の2名が情報システムチームのメンバーで、情シス以外にもさまざまな領域の業務に携わっています。

ーー現在、導入しているSaaS数はどのくらいでしょうか？

竹谷さま

SaaSの導入数は大体40個ですが、例えば総務や経理が使っているアプリなど、各部門で使用しているものもあります。今後はできる範囲でジョーシスとつないで一元化できればと考えていますね。

ーージョーシスを導入する前は、どのような課題をお持ちでしたか。

竹谷さま

目の前の課題ですと、入社頻度が増えたことでアカウント発行や停止、デバイスの調達がかなり煩雑になっていました。特にアカウント発行に関しては、入社が決まってからリードタイムが短いケースがあり、さらにSaaSなど使用するサービスやアプリの数も多いので、工数がかかっていたんです。手作業ベースでの対応になっていたので、使用するサービス数が増えれば増えるほど手間が増えてしまい、ユーザー名のスペルが間違っているといったオペレーションミスも起きていましたね。

また退社に関しては、アカウント停止漏れが発生していました。「Googleアカウントはあるのか、ないのか」「SlackやZoomのアカウントはどうなっているのか」といったことは、各サービスの管理画面に入らないとわからず、結局全部見て確認しなければいけないため、負担になっていました。

ーーアカウント管理は、スプレッドシートやエクセルで対応していたのでしょうか？

竹谷さま

従業員名簿をスプレッドシートで管理していて、例えば「入社時に誰に何のアカウントを発行します」といったアカウント管理もスプレッドシートで対応していました。やはりスプレッドシートでは、常に最新の状況を保ちながらアップデートすることが難しく、結果的にアカウントの停止漏れにつながっていたんですよね。オペレーション管理の負荷が高くなってしまっている状況が課題でした。

アカウント管理に重きが置かれている点がジョーシス導入の決め手に

ーージョーシスを知ったきっかけを教えてください。

竹谷さま

最初に知ったのは、プレスリリースだと思います。ジョーシスのようなアカウント管理に関するプロダクトが出始めた時期に、他社ツールも含めてチェックしていて、プレスリリースでジョーシスのことも把握していましたね。

ーー他社ツールもチェックしていたとのことですが、ジョーシスを導入いただいた決め手は何だったのでしょうか？

竹谷さま

選定評価でジョーシスと他社のプロダクトも含めて考えていましたが、当初の課題感であったアカウント管理を綺麗にしていきたいという点に合っていたのでジョーシスに決めましたね。

検討していた他社プロダクトは、コスト管理に重きを置いている印象でした。一方ジョーシスは、アカウント管理に重きが置かれているように見受けられたので、今の課題感にマッチするのはジョーシスのほうだと感じていましたね。

手作業での入力が減り、アカウント発行・削除作業の時間の大幅短縮に成功

ーージョーシスをご利用いただくなかで、よく利用する機能はありますか？

竹谷さま

日常的によく使う機能は、アカウントの発行や停止ですね。全社で使うものと、特定の人が利用するツールがあり、全社が使うものは入社時にすべて発行しています。それ以外のツールは発行依頼や要望があったときなど、必要になった際に即時発行するようにしています。

弊社はAzure ADをID管理のベースにしているので、Azure ADをマスターにしてアカウント一覧リストを引っ張ってこられるのはありがたいですね。そのマスターで作ったメンバーリストをベースにして、各サービスのアカウントを発行しています。これまで名前の表記など、手打ちやコピペで対応していた作業を一つの情報から生成できるので、ストレスが減りました。

また、アカウント発行や停止の予約機能が大変ありがたいです。元々アカウント発行や停止は都度対応するのではなく、スケジュールを入れて月末や月初の○○営業日までに作業する、という形を取っていました。予約できることで、タスクが発生した際に、予約登録をしておけば意図したタイミングで対応できます。例えば、退社時は最終出社日の夜にアカウントを停止したいものの、夜中まで業務をするのは辛いので翌朝に作業するケースが多くありました。

アカウント停止の予約ができることで作業漏れのリスクヘッジにもなりますし、深夜に自動で走らせることができるので非常に助かっています。

ーーアカウントの発行や停止機能を中心にご利用いただいていますが、実際に使ってみて他に使い勝手がよかった機能はありますか？

竹谷さま

大きな括りでいうと、可視化に関する機能ですね。管理・連携しているアプリは誰にどのアカウントを発行しているかを把握できていますが、一方で我々が認識していないサービスやアプリのアカウントをジョーシスがあぶり出してくれます。

現状はマスターからメンバーリストを作り、そのメンバーリストに各アプリやサービスに紐づく形式になっていますが、紐付けたアプリには存在しているものの、マスターにはいない未管理IDをあぶり出せているんですよね。例えば、管理する以前に退社してしまった従業員のアカウントが意図せず残存していたことがありました。こういったユーザーはマスターにも載っていないケースもあるので、ジョーシスによって気付けた点は良かったです。

他にも、部門ごとに使っているサービスのシャドーITも把握できるようになったので、「まずは把握だけする」「管理を巻き取っていく」「別のサービスに統合管理していく」といったように、今後のアクションにつなげられるようになりました。まずは把握ができていないと、次の手を打てないので、最初のフックとして重要だと思います。会社の風土やフェーズによっても変わってきますが、一概に締め付けて管理することが良いことだと思っていないので、ある程度自由度は保ちつつも把握・管理できるようにするためには、シャドーITの検出はひとつの助けになっていると感じていますね。

ーージョーシスの導入で工数削減など、得られた効果やメリットがあれば教えてください。

竹谷さま

アカウント発行や停止の作業時間は、明らかに減っていますね。例えば手作業で月3名の入社対応をする場合、以前は1時間から1.5時間程度はかかっていましたが、ジョーシス導入後は、20分程度で対応できるようになりました。

津田さま

そうですね、20分から30分程度でできるイメージです。作業としては、ユーザーを作って、アプリを選択して、ユーザー名やメールアドレス、初期パスワードを各アプリに入れて、即時発行、または予約発行をすれば基本的にはほぼ作業が終わりますからね。ジョーシスで対応しきれない部分は発行後に調整することもありますが、ほぼすべて対応できます。

ーーアカウント発行の作業時間が半分以下になったのですね。心理面でのメリットはありますか？

竹谷さま

メンバーリストから一括処理できるので、ユーザー名やメールアドレス、初期パスワードの表記を統一できることですね。社員名簿を見ながら手作業で入れていたときと比べると、心の負担は軽くなっています。ジョーシスのメンバーリストに入れる際も社員名簿を見ながら入れますが、最初の入力さえ済ませれば適宜他のサービスに適用されるので、心理的負担は下がっていますね。

津田さま

私はジョーシスを導入した時期に入社して、弊社に入ってから初めてアカウント発行業務などコーポレートITに携わりましたが、ジョーシスは便利だと感じています。

AtlassianやSalesforceのデータをジョーシスで一元管理できるので、過去に在籍していた従業員の情報も確認できます。例えば、メールアドレスを決めるときに、退職したけれどデータが残っている場合は、以前在籍していた鈴木さんが退職し、新たに別の鈴木さんが入社したときに、発行できないことがあるんですね。また、はじかれずに鈴木Aさんのアカウントを新しく作ろうとしているのに、過去にいた鈴木Bさんの情報が出てきてしまうこともあります。そのため、命名規則に沿ってユーザー名を決める際に、ジョーシスで過去の情報を確認するようにしています。

ジョーシスを使うことでミスが少なくなりますし、一括でGoogleワークスペースやAzure AD、Salesforceなどのアカウントを発行できることはメリットですね。

今後はライセンス管理によるコスト削減に期待

ーー今後ジョーシスに期待していることや、ジョーシスをどのように活用していきたいかをお伺いできますか？

竹谷さま

各サービスを使うのにライセンスが必要なので、現状のライセンス保有数やライセンス利用数が把握できるような管理機能があるとうれしいですね。例えば、弊社はGoogleワークスペースを使っているため、ライセンスが足りないとアカウント発行エラーになってしまいます。

アカウント発行の予約をしていてもエラーになってしまうことがあるので、ライセンス数が把握できて「残り何本です」と通知してくれると助かりますね。ライセンス数を把握することで、今何本持っているから、月々いくらお金が発生しているといったコスト面もわかるので、コストを抑えるにはどうすればよいかを考えられるようになると思います。

また、今後の活用方法でいうと、セキュリティ面でシャドーITの検出を活用して利用アプリを整流化していけるようにしていきたいと考えています。