導入前の課題

・SaaSアカウントのスプレッドシート管理が煩雑になっていた

・PCキッティング業務に時間を取られ本来やるべき業務に専念できていない

・退社後のアカウント削除の対応に工数が取られていた

導入後の効果

・SaaSアカウント状況が見える化され、業務負担を大幅に軽減できた

・PCキッティングをアウトソースしたことで、業務負担をゼロに

・時間的余裕が生まれたことで、先々を見越した業務設計を検討できるようになった

PCキッティングのアウトソース化で業務負担をゼロに！ジョーシス導入により社内への介在価値向上を実現！

「人の可能性を引き出し 才能を最適に配置することで 新産業を創出し続ける。」をミッションに掲げ、スタートアップ・ベンチャー企業をはじめとした、新産業領域の人と組織の可能性が引き出され活気づく社会を目指すスローガン株式会社。新産業領域の労働市場における歪み（ひずみ）に着目し、若手人材の就業と活躍における歪みや情報の非対称性と認知における歪みを解消するために展開するサービスとして、新卒採用支援「Goodfind」をはじめ、キャリア採用支援、人材育成支援、Webメディアを通じた情報提供やイベント・セミナーの企画及び運営など、サービスの領域は多岐にわたります。

2021年にはコロナ禍の中でマザーズ市場（現・グロース市場）に新規上場を果たすなど、時代の変化にとらわれず、ますます勢いに乗り、社員数も着実に増えている同社。ただ、その一方で、IT資産管理の煩雑化・複雑化といった課題が顕在化しつつありました。

そんななかで、なぜジョーシスを導入したのでしょうか。今回は情報システム部門の杉浦様にお話を伺いました。

PCキッティングに業務時間全体の6割以上を費やし、本来の業務に専念できない状況に

ーーまずは御社の状況についてお伺いしたいのですが、従業員規模や情シスの体制、SaaSの導入数を教えていただけますか。

杉浦さま

現在の会社規模としては、業務委託やアルバイト、インターン生も含めて220名ほど在籍しています。そのなかで情報システム部門は専属が私1名でして、加えて業務委託の方が1名おりますので、2名体制という形になります。SaaSの導入数に関しては、Webアプリまで含めてだいたい40くらいありますね。

ーー毎月の入社人数はどのくらいになりますか。

杉浦さま

月によって増減はありますが、平均して2〜3名が入社している状況です。退社に関しては月に1名いるかいないかといったところでしょうか。特にインターン生はその性質上入れ替わりが早いですね。

ーージョーシス導入前の課題や、ジョーシスを選んでいただいた理由について教えてください。

杉浦さま

SaaSの管理数が多かったことから、アカウント管理などをスプレッドシートを使って運用していました。しかし、スプレッドシートでの管理がすごく煩雑になってしまい、管理工数に非常に労力がかかるようになったんです。それで管理ツールの導入を検討するようになりました。

ただ、いろいろ調べるうちに、SaaSのアカウント管理だけじゃなくて、PCキッティングも同時に行えたほうが良いんじゃないかと考え始めたんです。それで、SaaS管理とPCキッティングを同時に行えるサービスとしてジョーシスさんが候補に上がり、導入したという経緯ですね。

ーー他社サービスとの比較はされましたか？

杉浦さま

SaaS管理ツールに関していえば、実際他社もトライアルしての比較ではないですが、機能価格差は大きくはないと思いました。最終的に、ジョーシスさんに決めたポイントは「安心感」ですね。ジョーシスさんとの打ち合わせで、今後もサービスや機能を拡充していくお話もありましたし、その他こちらからの要望も聞き入れて頂けそうだと感じたので、特に心配に感じることもありませんでした。

PCキッティングに関しては、入退社にともない毎月5台程度作業が発生しています。特に当社では基本的にリモート勤務を取り入れているので、デバイスの配送手続きも含めると、どうしてもそこに手間を取られてしまっていたんです。具体的にいえば、アカウント管理も含めると業務時間の6〜7割を使っていましたね。

そうなると当然ですが、我々が本来やるべき業務に手がかけられない状況に陥っていたので。それならば、PCキッティングはアウトソースを活用して、あるべき姿を目指そうということになりました。

キッティングのアウトソース活用によって、業務負担がほぼゼロに

ーージョーシスを実際に使われてみた感想はいかがでしょうか？

杉浦さま

PCキッティングに関してはすべてお任せできている状態なので、その部分の負担は完全にカットできています。それだけでも3割くらいの負担が減りましたね。またSaaSのアカウント管理についても、徐々に負担が減ってきている状況です。特に、退社にともなうアカウントの消し忘れはまったく発生しなくなりました。

やはり、ジョーシスを使うことでアカウントの一元管理ができるのが一番のメリットですね。以前のスプレッドシート管理に比べて、確認も容易ですし負担も大きく軽減しました。

一方、ジョーシスに業務設計を寄せていかなければいけないところがあるので、そこに関しては現状対応しきれていない部分もあります。例えば、自動連携できるアプリに関しては問題ないのですが、自社開発のツールであったり、自動連携に対応していないツールだったりに関しては手動で連携させる必要があります。その辺りの手間も減ると非常にありがたいですね。

ーー具体的な改善点のご要望などはありますか？

杉浦さま

非連携アプリやデバイスを管理する際、現在の仕様では対象メンバーのメールアドレスで紐付ける必要があります。そちらを例えばメンバーの名前など、メールアドレス以外で紐付けられるようになると、より利便性が上がるだろうなと思いますね。

当社としては徐々にジョーシスに情報を集約させながら、資産管理業務の生産性を向上していきたいと考えています。そのなかで、もっとこうだったらいいなと感じる点がおのずと出てくると思いますので、適宜要望などもさせていただきながら、より良くしていただけると幸いです。

あとは、ジョーシスさん側のロードマップと言いますか、現状の開発状況であったり、今後どのような機能実装に対応していく予定があるか、みたいな情報が見えるとありがたいですね。そうした情報があると、こちら側でも事前準備を進めたり、どういうアプリを導入するか検討したりなど、先々の打ち手が変わってくるかなと思っています。

ーー貴重なご意見ありがとうございます。今後ジョーシスを活用して業務負担をどれくらいまで減らしていけそうでしょうか。

杉浦さま

そうですね、我々もまだすべての機能を使いこなせているわけではないので、操作に慣れてくることで、さらに業務効率は上がるだろうなという実感はあります。例えばですが「営業部門に配属された人に必要なアプリはこれ」といったように、フォーマットのような形で管理できると、入社時の確認の手間も省けますし設定も非常に楽になると思います。

ですので、そういったグループ分けや部署管理みたいな機能を追加実装していただけるとうれしいですね。

また、現在はPCやモバイルといったITデバイスの管理だけですが、セキュリティカードなどのITデバイス以外の貸与物もジョーシスで統合して管理できるようになると良いなと思います。実際に退社時に返却し忘れる方もいますので、その辺りを人事や労務部門と連携しながら会社全体の管理をうまくやりたいですね。

単にサービスを活用するだけではなく、お互いに成長できるパートナーとしての役割を期待

ーーITアウトソーシングサービスに関して、コミュニケーションの部分も含めて率直な感想をお伺いできますか。

杉浦さま

コミュニケーションの観点でよりスムーズな連携ができるとよいなと思っています。日々のやり取りの中で改善してきているところもありますが、引き続きよりよいやり方をお互いに模索していけたらと思っています。

もう一つは、これは当社側の課題になるかもしれませんが、エンドユーザーにはITリテラシーが低い方もいますので、その方々に対する介在価値の発揮ですね。例えば、PCデバイスを発送する際に、紙のセッティングマニュアルを同梱するなど、運用面では検討の余地があります。

ジョーシスを導入することで、我々の業務負担を減らしたり、業務効率が上がったりすることも大切なんですが、最終的にはいかに従業員に対して付加価値を提供していけるかが大事だと思っています。

ーー最後の質問になりますが、ジョーシスを同業の会社に勧めるとしたら、どのような会社に勧めたいですか。

杉浦さま

当社のような情シスの手が足りていない会社であれば、ジョーシスを導入するのはメリットだらけです（笑）。むしろ導入することで業務が楽になるので、人材を一人採用するくらいであれば、ジョーシスを導入したほうが効率的だと感じます。