導入前の課題

・部署ごとのSaaS導入が進み、誰が何を使っているかの把握が困難

・専任の情シスがおらず、入退社の管理工数が業務負担に

・退職者アカウントの削除を、抜け漏れ無く実施する体制構築

導入後の効果

・入退社に伴う管理工数が1/3に削減

・見える化、アカウント発行・削除の効率化により、心理的ストレスも大幅に軽減

・不要なアカウントを検知・削除できる体制構築

入退社管理工数が1/3になり、心理的ストレスが激減。 10→100の事業フェーズにこそ必要だった、アカウント一元管理機能

「場所をシェアするためのプラットフォーム」を運営する、スペースマーケット社。2019年の上場からさらに成長を遂げ、サービス拡充、メンバー増員も進む一方だ。

そんな同社で課題となってきたのが、多くのSaaSのアカウント管理でした。なぜジョーシスを選んだのか、実際にどのようなメリットを感じていただけているのでしょうか。

取締役 執行役員 CFO 徳光悠太様、コーポレートグループ 蒲生佳名恵様にお話を伺いました。

事業フェーズに伴い、IT資産管理が煩雑に

――　サービスローンチ直後の2021年9月にお問い合わせをいただき、トライアルを経てジョーシスを導入いただきました。導入以前、御社ではどのような課題感を持っていらっしゃいましたか。

徳光さま
弊社は2019年に上場しました。現在は企業の成長ステージとして想定済みではあるものの、毎年10人増える一方で退職する者もいるなどメンバーの入れ替わりがそれなりにある状況でした。

最近は様々なSaaSがリリースされていて非常に便利な反面、メンバー変遷に伴うアカウント管理が非常に煩雑になってきていました。業務・部署ごとに利用するSaaSが違いますし、社員全員が使っているサービスだけでも10以上はあります。
Google Workspace、Slack、マネーフォワード、Confluenceなど、すべてを横断して連携できれば良いのですがどうしても難しい状況でした。

蒲生さま
大まかには管理部門で管理しているものの、情報システム管理の専任者はいないため、私や各部署でそれぞれ管理する状態が続いていました。とくに大変なのが、退職者に対しての削除を漏れなく行うこと。10以上あるSaaSのそれぞれのダッシュボードで一つひとつ作業しなければいけませんし、万が一漏れがあればセキュリティ上、大きな問題になります。

メンバー皆で少しずつ対応するにしても、Google Workspaceと給与アカウントは管理部門、GitHubやAWSなどの開発系サービスはエンジニア部門のマネージャーが管理するといった具合にばらつきが生じ、全社で誰が何をいくつ利用しているのかを把握することが難しい状況になってしまっていました。

――　ジョーシス導入にあたり、他社サービスとの比較検討はされましたか？

徳光さま
はい。最初はどのサービスの機能も似ているように思いましたが、実際の運用・使い勝手を考えると実はかなり差があると感じました。ジョーシスを選んだ理由は、アカウントの発行や削除が効率的にできること。オペレーション観点で選ぶと、この機能は外せません。

――　その他に、ジョーシス導入の決め手となったポイントはございますか？

徳光さま
導入検討時に、ジョーシス経由でアカウント付与や削除ができるかどうか、逆に各SaaSの管理画面側でアカウントを作成した場合にジョーシスにどう反映されるかといった細かな設定をご相談しました。そのときにジョーシスの担当者は「ドメイン知識が豊富で、オペレーションをすごく研究してプロダクトを作っているな」という印象を強く感じました。

プロダクト先行で作っているサービスは少なくありませんが、実際にその業務をする人がどう動いているかを反映していないケースはよくあります。その点、ジョーシスであればきっとワークするだろうと思えました。SaaSだけでなく、コーポレートITの人にフォーカスしていることが非常に強く感じられ、好感を覚えました。

メンタル工数が大きく削減されたのが、最大の効果

――　実際、ジョーシスを導入されてみていかがですか？

蒲生さま
デバイス台帳についても、固定資産管理に活用できる会計計上用の項目まであったことにすごく感動しました。それまでスプレッドシートであれこれ工夫していたことが、すでにジョーシスに反映されていたのです。

また、開発も対応もすべてスピーディなのが印象的です。以前、とあるパスワード発行に手間取ったことがあったのですが、それも問い合わせ後すぐにご対応いただけて非常に助かりました。

徳光さま
確かに、すぐに調べて対応してもらえる安心感は非常に高いですね。他社では問い合わせをしてもエンジニアとCSが別なので即答できず、3営業日後に返信しますということもありえますから。

ジョーシスではSlackで他社からの問い合わせや、それに対する返答などを閲覧することができるのも非常に良い仕組みだなと思います。「こういうことが起きているのか」とか、「この問題についてはもう声が上がっていて、こう対応してくれるんだ」というように、当事者間で認識できるので、まさに内側からカスタマーサービスを作っているようなものです。この仕組みはこれからの形としてスタンダードになっていくように感じます。

――　情シスは、それこそ別の業務と兼務されていたり、一人で担当している方が多いかと思います。だからこそ情報交換できるコミュニティになれば良いという思いもあり、今のような形を採用しています。

徳光さま
他社の状況を知ることができるのは興味深いですよね。「よくある質問」といった具合にFAQとして作って貯めていくのは基本的な手法ですが、よりプロアクティブに情報を感じられるように思います。

――　ありがとうございます。そのほか、導入後に感じたメリットや効率化された業務はございましたか。

蒲生さま
入退職者の管理が、体感的に1/3にまで減りました。アカウント管理はつい後回しにしがちだったのですが、アカウント発行や削除を一括で処理できることで漏れなくきちんと管理できるようになりました。

導入前はスプレッドシートで管理していましたが、ジョーシスを入れたことで削除すべきアカウントが存在していることも判明しました。きちんとスプレッドシートに記録しているつもりでも、やはり漏れることがあると感じましたね。

徳光さま
管理工数が非常に減って、ジョーシスの導入は非常に満足度が高いです。コーポレートIT業務は、心理的負担が意外に大きい業務です。ですから時間よりもメンタル工数が削られる。1/3の負担感になったというように、メンタル工数、すなわちストレスを軽減できたのは大きな効果だと思います。

――　まさにコーポレートIT担当者のストレスを軽減したいという思いでジョーシスを開発しているので、とても嬉しいです。自動化・効率化できる業務はどんどんシステムに任せ、人でなければできない業務に集中していただければと考えています。

台帳管理も一元化！　会計にも応用が利くジョーシス活用法

――　今後ジョーシスに欲しい機能はありますか？

徳光さま
私がファイナンス担当ということもありますが、台帳管理への応用がさらに広がると良いと思います。ベンチャーは固定資産が少なくて、ほぼPCです。だからこそPCと利用サービスを把握していれば台帳がほぼできてしまいますので、ジョーシスにフラグ立てるだけで完結すれば非常に便利ですよね。

例えば、上場企業として退職者アカウントが削除されているかどうかの棚卸し確認作業はマストですし、しかもそれをレポートにまとめなくてはいけない。ジョーシスに棚卸し機能が実装されれば、監査的な工数削減につながるでしょう。またPC資産についても減価償却や年度を紐付ければ、一気に台帳作成が進むはずです。管理の先には監査があるので、そんなジョーシスの使い方をしてみたいですね。

蒲生さま
アカウント付与時だけでなく、発行済みアカウントの細かな設定もアップデートできると嬉しいですね。メンバーによって業務や役職が変わることもありますし、業務委託も増えています。現在はPCの交換タイミングを知るのにアンケートをとって判断しているのですが、それもジョーシス上でできたら便利ですね。

――　なるほど！　非常に参考になります。棚卸機能は近日リリース予定ですので、乞うご期待ください。

徳光さま
今はコーポレートグループで簡単なキッティング作業を含むPC管理もしていますが、御社ではそれらを引き受けるサービスも提供しています。今後の業務の状況や調達コストを見ながら、PC調達サービスの導入も検討したいと思います。