導入前の課題

・デバイス管理をスプレッドシートで行っており、部門ごとに管理が統一されていない

・会社の人員拡大に対して、入社時対応やアカウント管理が追いついていない

・半導体不足等の影響によりパソコンの調達からキッティングが追いついていない

導入後の効果

・デバイス管理をクラウドで一元化したことで、管理の手間や登録ミスを抑制

・パソコンの調達からキッティングまで一気通貫で行うことで業務の省力化を実現

・管理デバイス、SaaSアカウントの見える化による心理的ストレスの軽減

デバイスの調達からキッティングまで一気通貫に対応！部署ごとに分かれていたデバイス管理の一元化により業務負荷を軽減

「危機を可視化する」をミッションに掲げ、最先端のテクノロジーを活用して、防災や危機管理に関連した技術開発を手掛ける「Spectee（スペクティ）」。同社が開発・運営する「Spectee Pro」は、世界中のSNSや河川・道路などに設置されたカメラデータ等を解析し、世界で発生する災害やリスク情報をスピーディに提供します。

ここ数年で社員が年々倍増していく同社として課題になっていたのが、部署ごとに異なるデバイス管理と、手間のかかる調達・キッティング業務でした。そんな中で、なぜジョーシスを選んだのか、導入後にはどのような成果が得られたのか、社内の情シスである、プロダクト開発本部 開発ユニット 情報システムグループ 八本（やもと）理恵子様にお話を伺いました。

実質一人情シスで、デバイス管理や入社時対応の負荷が増大

ーー貴社の情シス部門の役割と、八本さまの業務内容について詳しくお聞かせいただけますでしょうか。

八本さま

現在、弊社の情シス部門は主に役員と私の2名になります。ですが、通常運用業務については実質私1人で行っています。業務としては、入社時のパソコンやスマートフォンの手配（購入）、キッティングやオリエンテーションなどです。加えて、入退社時のSaaSアカウントの登録や削除といったアカウント管理も行っています。

また、部署にもよりますが、弊社は基本的にはリモートワークを推奨しているため、リモートワークで業務をする際の環境の整備やデバイスの発送、オリエンテーションなども対応しています。その他にも、社内のIT資産管理として、誰がどのデバイスを使っているかといった棚卸を年1回行っています。弊社は、積極的に中途採用を進めているため、キッティングからオリエンテーションまで対応に追われて大変でした。

ーージョーシス導入前の情シス部門が抱えていた課題をお聞かせください。

八本さま

ジョーシス導入前に抱えていた課題は、大きく3つありました。1つ目は「デバイス管理」です。当時は、部署名と担当者名、デバイスの管理番号をスプレッドシートで管理していたのですが、部署によっては管理しきれていないものもありました。

例えば、社外にPCを貸し出すことがあり、貸し出すデバイスは貸し出す部署が管理していました。そのような情シス以外が管理しているデバイスがあったため、全社でみたときに、どこにどのデバイスがあるのかを情シスが把握しきれていない状態でした。

2つ目は「情シスのリソース不足」です。現状、情シスの運用業務はほぼ私1人で担当しています。そのため、業務量の軽減と、今後の社員数増加に対応できる体制を作る必要がありました。

3つ目は、「デバイスの調達」です。社員の入社にあわせてデバイスを購入していますが、ジョーシス導入当時、半導体不足等の影響もあり、当時取引していた代理店では在庫がないというケースが多々あり大変困りました。

デバイス調達からキッティング、一元管理までシームレスに実現

ーージョーシスの導入に至ったきっかけはどういったものだったのでしょうか。

八本さま

最初のきっかけとして大きかったのは、今から1年ほど前に社員を一気に増員したことです。その時期は、毎週のように新入社員が入ってくるため、オリエンテーションやアカウントの登録だけでも手一杯な状況でした。

社員数が少なかった頃はスプレッドシートでも管理できていましたが、この1年で40名ほど社員が増えたこともあり、情シスとして、デバイスの一元管理と業務の効率化が求められるようになり、ジョーシスの利用を検討しました。

ーー実際にジョーシスを活用してみて感想はいかがでしょうか。

八本さま

以前に比べて、デバイス管理が簡単にできるようになりました。また、採用を強化し始めた頃は、キッティングの対応に追われるなど業務負担が大きかったのですが、こちらもジョーシスを活用することで、キッティングに費やしていた時間が1/3程度にまで削減できました。

ーーキッティングに費やしていた時間のうち、具体的にどういった部分が削減できたのでしょうか。

八本さま

1つのデバイスに対して、OSをアップデートしたり、アプリケーションをインストールしたりといったキッティング作業をすると、大体2時間程度は掛かると思います。1〜2人分程度であれば、そこまで大きな負担にはなりませんが、3人以上になるとそれなりに負担も生じます。ジョーシスを導入したことで、デバイス購入後のキッティングから発送までお任せできるようになったので非常に助かっています。

ーーデバイスの調達に関してですが、ジョーシスのストアでは貴社の購入ニーズは満たしていますか。

八本さま

弊社ではMacとWindowsの両方を導入していますが、Macに関してはストア経由で購入できています。一方、Windowsに関してはまだ弊社の規定を満たすパソコンを扱っていないようでして、現状は購入しておりません。

将来的には弊社のキッティングをジョーシスに全てお任せしたいと考えているので、ぜひWindowsもラインナップを増やしていただくことを期待しています。とはいっても、全社で見るとMacを利用している社員が8割ほど占めているため、大分工数が削減できるようになり、十分ジョーシスには助けられています。

今後はSaaSのアカウント管理も行い、情報システム部門の基幹システムへ

ーージョーシスを導入したことで、特にメリットを感じたのはどういった部分でしょうか。

八本さま

先程申し上げたとおり、デバイスの調達とキッティングが楽になったのが大きかったです。

外部で調達する場合は、まずは電話を掛けて、書類をメールしてもらいます。提出書類に社判の捺印が必要なものがあり、そのためにオフィスに出社することもあります。手続きが煩雑で結構手間が掛かります。一方、ジョーシスの場合は、ストア上で必要なデバイスを選択すれば、申込書が送られてきて、それを送り返すだけなのでリモート勤務の日でも発注業務ができ、負担が軽減されています。

また、デバイス管理についても、スプレッドシートの場合は一行でも入力箇所がずれてしまうと、すべてのデバイス管理に影響を与えてしまいます。

その点、ジョーシスのようなクラウド管理の場合ですと、人に対してデバイスが紐づくので登録の誤りがありませんし、仮にデータが重複していたとしてもすぐに気付くことができます。

ーー貴社の場合は、デバイスの調達からキッティングまで、セットで考えている形でしょうか。

八本さま

以前までは、調達とキッティングは別々の業務として捉えていましたが、ジョーシスを導入したことによって、ワンストップで行えるようになったので、現在はセットで考えるようになりましたね。そういった意味でも、ジョーシスによって業務に対する意識が変わったと感じます。

ーー今後どのようにジョーシスを活用していきたいとお考えでしょうか。

八本さま

「SaaSのアカウント管理」にも使っていきたいですね。現在、SaaS管理に関しては一部のサービスを除き、まだ各部署に委ねており、全社としての管理ができていません。

今後はSaaSの管理についても、ジョーシスを活用して一元管理ができるようにしたいと考えています。そのためにも、現在、各部署のSaaSアカウントの棚卸しから進めている最中です。

ーージョーシスを知人に勧めるとしたら、おすすめしていただけるポイントはどのような部分でしょうか。

八本さま

おすすめのポイントとしては、やはり調達からキッティングに至るまで一気通貫で行える点と、デバイス管理が効率的になる点です。今後もぜひサービスの充実を期待しております。