導入前の課題
Excelでアカウントやデバイスの管理をしていた
アカウントの削除漏れなど対応の抜け漏れに不安があった
アカウント管理とデバイス管理、キッティング作業に時間がかかっていた
＜導入の決め手＞
主な目的はアカウントとデバイスの効率的な管理
キッティングやヘルプデスクのサービスの拡張性もあり、同時に契約
導入後の効果
業務に対する心理的なストレスが軽減した
アカウント削除など対応の抜け漏れが大幅に減った
アカウント管理・デバイス管理を効率化し、引き継ぎしやすい体制を構築できた
「1人情シス」でも年間40台のキッティングができた秘訣はアウトソーシングにあり。一元管理で引き継ぎしやすい環境も構築！
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従来はアカウントやデバイスの管理をExcelで行っていましたが、抜け漏れが発生しやすいことに課題を感じていました。そこでジョーシスを導入したところ、対応の抜け漏れが減り、ヘルプデスク業務の効率化を実現しています。
今回は、同社で情シス業務を担当する田中さま、早川さまに、ジョーシスを選んだ理由や導入前の課題、得られたメリットについてお話を伺いました。
アカウント管理やデバイス管理に時間を取られ、対応漏れにも不安があった
ーー従業員数や入退社数、導入しているSaaS数について御社の状況を教えてください。
田中さま
従業員数は、現在110名程度です。私が入社して5年経ちますが、基本的に従業員数は100名程度で大幅には変わっていません。
入退社数に関しては毎月出入りがあるわけではありませんが、昨年は入社が12名で、退社が4名でした。
PCは140台程度あり、導入しているSaaS数は14個程度です。アカウントの管理含め、それらすべてをジョーシスで管理していますね。
ーー情シス業務は何名で対応しているのでしょうか？
田中さま
私は管理部に所属しており、情シスの役割も一人で担っています。管理部の部長に対して進め方や選択肢を提案し、費用面での稟議対応をしている形です。
管理部の部長が経営メンバーの一人でもあるので、プロジェクトをダイレクトに進めやすい環境にいると思います。上申の内容によっては、私が直接経営会議に参加してプレゼンする機会もあります。
私が入社する以前は社内SEを置かずに、各部署でパソコンに詳しい人や得意な人がセットアップなどに対応していました。基幹システムのリプレイスを控えていたこともあり、情シスの担当として私が入社した経緯があります。
ーーこれまでも情シス業務に携わっていたのでしょうか？
田中さま
前職はシステムベンダー企業に12年ほど勤めていて、ヘルプデスクや運用サービスの窓口業務など管理に関する仕事をしていました。最終的には、社内システムやアプリの改修などを行う際のリリース計画を作っていましたね。開発業務よりもインフラや運用寄りの業務に幅広く関わってきました。
ーージョーシス導入前は、どのような課題があったのでしょうか？
田中さま
システムに関わる業務を中心に取り組んでいますが、現状時間が取られているアカウント管理やデバイス管理を効率的に運用する仕組みを作りたいという課題がありました。
例えば、アカウント管理やデバイスの調達・入れ替え、ヘルプデスク関連業務の時間削減や、セキュリティのモニタリングを仕組み化するといったことです。
これまでExcelで毎月の費用確認やライセンス追加・解約を管理し、膨大な作業量を抱えていました。入退社の際にアカウントを作成できていなかったり、退社時にアカウントの消し忘れがあったりするとバタバタしてしまうので、手間を減らしてあまり時間をかけないようにしたいと感じていました。
時間が取られている業務を効率化することで、DXや生成AIなど、保守業務ではなくIT戦略に基づく業務に時間を割きたいと思っていました。法対応の業務にも余裕をもって取り組めますし、
将来的には経営管理などの分野に取り組めるようになれば、さらに会社に貢献できると考えていました。
問い合わせから約1週間で導入を決定！決め手は営業担当者の的確な提案とサービスの拡張性
ーージョーシスを知ったきっかけを教えてください。
田中さま
自宅でFacebookを見ていたときに、ジョーシスの広告がポンと出てきて「いいサービスだな」と思いました。早速資料請求して、営業担当者の方とやり取りさせてもらった直後に上司に報告して、導入の許可をもらいました。導入までの期間は、大体1週間だったと思います。
ーースピーディーに導入いただいていますが、なぜ1週間で導入を決定できたのでしょうか？
田中さま
何でも通るわけではありませんが、提案したことに説得性があり、ロジックがおかしくなければ、その場で上司が判断してくれる環境が大きいですね。
ーー競合製品もあるなかでジョーシスを選んだ理由があれば、ぜひ教えてください。
田中さま
類似サービスは沢山ありましたが、他社ではなくジョーシスを選んだのは、キッティングやヘルプデスクのサービスがあり、拡張性の高さを感じたからですね。
導入の主な目的はアカウントやデバイスを効率的に管理することでしたが、キッティングサービスも一緒に契約しました。導入以前から、2年間でWindows11に80台入れ替えることが決まっていました。ジョーシスのサービスを利用して2年間で40台ずつ入れ替えることになり、今年の時点で40台分は納品いただいています。
また、営業担当者の方の提案が的確で、お話を伺ってサービスを信頼できると感じました。見積もりがスピーディーで、商談の段階で知りたいことを提案資料のなかにまとめてありました。こちらからほとんど質問する必要がなかったです。
キッティングサービスの利用でデバイス管理の手間を削減！デバイス台帳が管理効率化の要に
ーージョーシスを導入いただいて、よく利用している機能はありますか？
田中さま
デバイス台帳です。1番アクセスしていて、デバイス管理の肝だと思っています。日々業務の種類は多岐にわたり、多い日で1日40個ぐらいのタスクを処理するのでタスク管理が重要になっています。
デバイス台帳を確認して「このタイミングでここだけは記入する」と決めて対応しています。タスク量が多いと、やらなければいけないことも増え続けてしまいます。そもそも、どのパソコンに対応しなければいけないのかを忘れてしまいますしね。
従業員の出入りがあれば「どのパソコンが誰のところにあるのか」を管理してデバイスを入れ替えをし、デバイスが壊れてしまったときはストックから出すといった、さまざまなケースにスムーズに対応できるようになりました。
導入前はExcelで管理していましたが、ジョーシスで対応できるようになったので、今はもう更新していません。
キッティングサービスでは、デバイスの基本情報をすべて登録してもらえるので助かっています。先ほどもお話したとおり、すでにパソコンを40台入れ替えていますが、自分で40台分を対応していたら、おそらく打ち間違えることもあるだろうし苦痛だったと思いますね。
また、パソコンの入れ替え計画を作るときにも役立ちました。2年間で80台分を入れ替えることは決まっていながらも、誰の分から入れ替えるかまではまだ考えていなかったんです。入れ替え計画を考えるにあたって、ジョーシスに経過年数などデバイスに関する情報を入れてからデータをアウトプットしました。ジョーシスのおかげで、1日で計画を作成できました。
ーージョーシスを使ってみて、期待を上回った機能があれば教えてください。
田中さま
カスタマイズで好きな項目を自由に追加できるので、管理したい項目にきちんと対応できる点は期待どおりでした。システムを使っていてもメインの管理でのみ利用して、一部の情報はExcelで管理するといったことが起こりがちですが、ジョーシス上ですべて管理できています。
期待以上だったのは、ブラウザを経由してシャドーITが検知できる機能です。入れ替えするパソコンから、キッティング時にセッティングしてもらっています。今年入れ替えた分は自動的に情報が吸い上がってくるので、管理が楽になりました。
ジョーシスでの一元管理で引き継ぎしやすい環境を構築し、対応漏れのストレスを軽減
ーージョーシスを利用してみて、感じたメリットはありますか？
田中さま
導入時のメリットとして、ジョーシスでデータベースを一元化することによって、引き継ぎしやすくなるという点を上司に伝えました。
これまでは複数のExcelで管理していたので、Excelでの編集方法を一つひとつ教えて引き継ぎしなければいけない状況でした。ジョーシスであればログインすれば全てわかりますし、長い目で見れば大きなメリットになると思います。
考え方としては、こういった業務（スキルや経験値を特に必要としない業務）を若い人に渡せばその人のスキルアップになりますし、私も上流の仕事に取り組みやすくなります。会社としてもジョーシスを活用することで良い仕組みが作れると思いますね。
また、ジョーシスによって業務に対するストレスが減りました。ストレスが軽減して、他の領域の仕事にも取り組みやすくなったと思います。導入以前は、会議室にパソコンを10台並べてキッティング作業に取り組んでいました。
10台や20台の作業のために、イメージブートを作るのも手間になります。他のタスクもこなしながら、対応の抜け漏れにも注意しなければならず、大きなストレスがありました。ジョーシスで管理してからは、対応漏れも発生していないですね。
ーーもしジョーシスを紹介するとしたら、どのような企業に薦めていただけますか？
田中さま
私と同じような1人情シスの方に紹介すると思います。同じ規模感で運用している人に、まだ沢山のExcel台帳などで管理しているようであれば「ジョーシスにするといいよ」と話しますね。
同業の方とは定期的に情報交換しており、感触が良かったものは日常的な会話ややり取りのなかで紹介することもあるので、ジョーシスに関しても素直に薦めています。
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