導入前の課題

アカウント管理やデバイス管理業務が属人化し、組織としての管理体制が整っていない

デバイス管理をスプレッドシートで行っており、更新作業に手間がかかる

退職者のアカウントの削除漏れが発生し、無駄なコストが発生していた

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導入後の効果

管理方法を統一し、属人化していた管理業務の一元化を実現

デバイス管理台帳の更新作業の手間が削減され、業務効率が改善

退職者アカウントの削除漏れを防ぎ、コスト削減に成功

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アカウントの一元管理ができず、使用していないアカウントが放置状態に...。ジョーシスで従業員のアカウントが可視化され、コスト削減や社内の連携強化に成功！

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「空から、世界を進化させる」をミッションに掲げ、産業用ドローンや空飛ぶクルマの開発及びソリューションを提供する、Terra Drone株式会社。

空撮、測量、点検、データ分析、運航管理など国内外を問わず、あらゆる産業でドローンサービスを提供する同社では、従来の常識にとらわれない先進的な取り組みを積極的に進めています。

そんな同社では、デバイスやSaaSアカウントの管理に課題感を抱えていました。その課題解決に向けてジョーシスを導入いただいて実感した効果について、総務部の太田様、青柳様にお話を伺いました。

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情シス専任者が不在で、アカウント管理が煩雑に

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ーーまずは、御社の情シスの体制などからお伺いしてもよろしいでしょうか。

太田さま

当社では、情シス専門の部門がないため、主に総務部門の私と青柳の2人で対応しています。役割分担は特にしておらず、ジョーシスの操作に関しても基本的に2人とも使える状態にしているので、アプリ管理やデバイスの紐づけなど、メンバーの入退社に関してはお互いに確認し合いながら進めているといった状況です。

現在、パソコンのキッティングに関してはジョーシスさんにお願いしているので、アプリをインストールする作業も含めてご対応いただいています。我々が行うのは、キッティングフォームの作成や、届いたパソコンを入社された方へ案内する程度なので、とても助かっています。

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ーーSaaSの導入数や毎月の入退社数はどれくらいでしょうか。

太田さま

SaaSの導入数は部署によって大きく異なるのですが、共通して導入しているのは5つぐらいですね。例えば、freee、Microsoft365、GoogleWorkspaceなどは、全社で利用しています。それ以外では、部署や人にもよりますが、なかには10個以上使われている方もいます。

毎月の入退社に関しては、入社の方が多く、月平均で2～4名程度ずつ人員が増えています。ジョーシスさんには、だいたい毎月3台〜5台程度のキッティングをお願いしている状況ですね。

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ーージョーシス導入前の課題について教えてください。

青柳さま

実は、総務部門は2022年の年末に立ち上がったばかりの部署で、それ以前は営業事務の担当者が日常業務の合間を縫って、入退社の準備を行っているような状況でした。そうした状況のなかで、パソコンの準備や故障対応に非常に多くの時間が取られていたんです。さらに、専任の担当者がいなかったため、アカウントの管理に課題感を持っていましたね。

毎月新入社員が増えていたこともあり、こうした状況に危機感を覚え、総務部門が入退社準備やアカウント管理を担うことになりました。ただし、総務部門には社用車の管理であったり、棚卸しだったりと他にもさまざまな業務がありますから、業務効率化は必須でした。

そういう意味で、ジョーシスには非常に助けられています。特に、ジョーシスではメンバーにアカウントを紐付けられるということと、パソコンのキッティング業務も依頼できるという点で当社の課題解決に大きく貢献していただいています。

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不要なアカウントを削除したことでアプリ利用コストの削減に成功

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ーー実際にジョーシスを使ってみて具体的に良かった点はどういったことが挙げられますか。

太田さま

アカウント管理が非常に使いやすいですね。この機能のお陰でコストをかなり削減できていると思います。

実際、ジョーシスで管理する以前はアプリの利用状況が管理者しかわからない状態でした。そうなると、管理者が退職者の情報を知らなかったり、忘れていたりすると、いつまでもアカウントが残ったままになってしまいますよね。

そこで、ジョーシスとアカウントを紐づけたことで、誰でもSaaSの利用状況を把握でき、アカウントの削除漏れを防げるようになりました。やはり、ほとんどのアプリはお金がかかっているので、そこがきれいに管理できるようになったというのは、部門の責任者や総務部門にとって非常にありがたいと感じます。

もう一つはデバイス管理です。当初、私が業務を引き継いだときはスプレッドシートで管理していましたが、一つひとつ手入力をしなければならないので、非常に手間がかかっていたんです。ジョーシスの管理台帳を使うようになってからは、管理が圧倒的に楽になりました。

まず、デバイスに人が紐づいているので、退社でパソコンが返却された際に、どのアカウントを削除しなければならないかが一目でわかります。また、デバイスを貸し出す際にインストールしてもらうセキュリティソフトについても、すごく楽に管理できるようになりました。

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ーージョーシスを導入したことで印象に残っていることをお聞かせいただけますか。

太田さま

昨年末に私が入社した時点で、すでに退職されている方のアカウントが10名弱残っていました。しかし、管理者がそれを把握しておらず、新しく入社した方にわざわざ追加でアカウントを購入して割り当てていたんです。そういったことが、ジョーシスを導入したことで一切なくなったので、結構なコスト削減につながったと思います。

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青柳さま

例えば、Slackなどはなかなか管理しきれておらず、使っていないチャンネルがかなり増えていたんです。不要なチャンネルの削除を進めたことで、月額の料金が浮いて、翌月以降に回せるようになりました。

特にジョーシスでは、未管理ユーザーが一目でわかるので、未管理ユーザーが発生した時点でその部署の担当者に確認するなど、素早い対応が実現できるようになりました。

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太田さま

体制上、正社員に関しては総務で管理しているのですが、それ以外の契約社員や業務委託の方などは基本的に各部署に任せています。そのため、総務のほうではすべてのアプリの契約状況が把握できていなかったんです。
部署ごとに利用するアプリも多い状況なので、退職しているのか、委託契約が終わっているのかといった状況が、ジョーシスを導入したことで見える化したことは非常に良かったですね。

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ジョーシスを通じて、セキュリティ体制を盤石に

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ーージョーシスを導入したことによる、社内での評判はいかがですか。

太田さま

各担当者からも「管理がしやすくなった」と言ってもらえることが多いですね。退職者が発生したときに、総務部門の方から担当部署の管理者に削除のアナウンスができるようになり、積極的に社内でのコミュニケーション・連携がしやすくなりました。そのおかげで私たちのことを評価してくださる人が多くなったと思います。実際にアカウントの削除漏れがなくなったことも好評の要因です。

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ーー今後、ジョーシスに期待することがあれば教えてください。

‍太田さま

弊社の課題ではありますが、総務が把握していないだけで社内で使っているアプリはかなりの数があります。それらを正しく管理できるようになれば、セキュリティ面でも安心だと考えていますので、今後シャドーIT検知機能を使っていきたいです。

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青柳さま

ジョーシスには、私たち総務部門としてもすごく助けられています。もっと使いこなしていきたいので、ぜひ機能のより良い使い方なども教えていただきながら、当社をサポートしていただけるとうれしいです。