導入前の課題

業務委託や派遣メンバーの在籍状況や保有アカウントを管理できていない

Excelによる管理が煩雑・複雑化

未管理IDの放置によるセキュリティリスクの増加

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導入後の効果

デバイス・従業員・アカウント管理が統合され、管理の手間を軽減

管理台帳ごとの管理が不要になり、業務負荷が大幅に軽減

ISMSに準拠したセキュリティ体制の構築に成功

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管理体制が煩雑化し何から手を付ければわからない……。ジョーシス導入により週1時間のチェックでセキュリティを確保できる状態に！

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企業の人材集客から採用、定着化までのワンストップサービスを展開する株式会社ツナググループ・ホールディングス。企業の人的資本向上実現を目指し、採用コンサルティング、RPOを主軸にあらゆるサービスを提供しています。

2007年に創業以来、2018年には東証一部（現 東証スタンダード）上場を果たすなど、事業を拡大してきた同社は、現在もグループ子会社の再編統合を行うなど、社会のインフラを担う企業として着実な成長を遂げています。

しかしその一方で、働き方の多様化にともない、さまざまな雇用形態の従業員が増え、アカウント管理やデバイス管理が課題になりはじめていました。

今回は、その課題解決に向けてジョーシスを選んだ理由や、導入後に得られた成果などについてお話を伺いました。

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人・デバイス・SaaSを別々に管理していたため、管理が煩雑化

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ーー御社の従業員規模と情シスの体制についてお伺いできますか。

池田さま

従業員規模は、現在800名ほど在籍しています。内訳としては、直雇用の正社員やアルバイトで650名ほどで、残りは業務委託や派遣のメンバーで構成されている状況です。

情シスの体制については、兼務のメンバーも含めて5名体制となっています。業務内容については、特に役割分担を明確にしておらず、基本的には全員が同じことをできる状態を目指しています。とはいっても、どうしても業務に偏りが生じてしまうことはあるので、そこはある程度バランスを取りながら業務を振り分けていますね。

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ーージョーシスの活用状況や毎月の入退社数についてお伺いできますか。

池田さま

現在ジョーシスで連携しているSaaSアプリが18個、カスタムアプリが15個ですので、情シス側では33個のアプリを管理しています。一方、我々が把握している限りでジョーシスに登録していないSaaSもありますし、さらにいえば各部署や個人が独自で利用しているアプリを含めると50個以上ある気がしています。

入退社数に関しては入社も退社も同じくらいですね。多いときで20名、少ないときで5名ほどですので、平均で10名前後だと思います。ただし、業務委託メンバーも含んでいるので、直雇用に限ればそこまで変動はありません。

ーージョーシス導入前の課題はどういったものだったのでしょうか。

池田さま

ジョーシス導入前は、人とデバイスとSaaSの管理を別々に行っていたため、管理が煩雑化していたんです。例えば、退職者が出たときに、デバイスの管理表は更新できているけど、他の管理表の更新ができていないことが度々あり、その辺をどうにかしたいといった課題意識がありました。

特にデバイス管理に関しては、パソコン、スマートフォン、セキュリティカード、モバイルルーターなど、デバイスごとに異なるExcelで管理していたので、それぞれ管理するのが大変でしたね。

また、SaaSに関しては、管理台帳すらなく、各ツールの管理画面上でしか誰が使っているかわからない状況でした。そのため、退職者が出たときは、その人が何のSaaSを使っているかわかっているものもあれば、把握できていないものもあるので、わざわざ探しに行く必要がありました。

そうした状況のなか、会社としてセキュリティ面の強化に力を入れていく必要性を感じていたんです。特に当時はISMS取得を目指していたこともあり、資産管理の整備は最重要課題でした。

そこで、具体的な改善策として、退職者のアカウント削除漏れや、誰が何のSaaSを使っているかがわかる体制を構築することになりました。

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UIがシンプルでわかりやすく直感的に操作できるのがジョーシスの魅力

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ーー資産管理を進めるうえで、ジョーシスを選んでいただいたきっかけはどういったものでしたか。

小林さま

2年くらい前に、ジョーシスさんが開催されたウェビナーに参加させていただいたのがきっかけでしたね。当時は、人とデバイスを紐づけた管理ツールがほしいと思っていたので、お話を聞いてとても便利だなと感じました。

ただ、上長に「こんなツールがあるんですよ」と伝えたんですが、そのタイミングではコスト面などにネックを感じたようで、導入に至らなかったんです。

それから1年くらい経った頃、組織規模が大きくなり、SaaSの導入数などもどんどん増える中、管理がかなり煩雑化していたんです。そこで、再度上長にジョーシスの話をしてみたところ、すんなりOKをいただけました。

やはり、上から決裁をもらうには、言い続けることとタイミングが大事だと思いましたね。

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ーー最終的にジョーシスを選んだ決め手は、どういったものだったのでしょうか。

池田さま

ジョーシス以外にも、いくつか類似のサービスを調べて、比較検討は行いました。トライアルも実際に試してみて、より使い勝手が良かったジョーシスに決めたというのが経緯です。特に、UIは圧倒的にジョーシスが優れていました。シンプルでわかりやすく、直感的に操作できるのが魅力でしたね。

こうした管理ツールは毎日使うものなので、関わるメンバーにとって使いやすいというのはとても大切だと感じています。

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ーー現在は具体的にどのようなシーンで活用されていますか。またよく使われる機能があれば教えてください。

池田さま

入社時のアカウント発行や退職時の台帳更新はいわずものがなですが、細かいところでいうと、従業員からデバイスの問い合わせが入った際に、その人が使っているデバイスの管理番号を調べるのに活用しています。

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小林さま

機能に関しては、フィルター機能はよく使いますね。例えば、共有パソコンなのかRPA端末なのかなど、いろいろフィルターを作成して、フィルタリングの精度を高めています。

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ーー期待していたよりも良かったことはありますか。

小林さま

当社では、人事のマスターデータがあるのですが、そこに業務委託や派遣が入っていないんです。そこで、ジョーシスを業務委託や派遣を情報が全部入ったデータとして、人事部門の担当者にも閲覧権限をつけるようにしました。

そうすることで、人事部門では業務委託や派遣に絞って、在籍人数や入退社数を把握できるので、とても喜ばれましたね

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週1時間のチェックで従業員ステータスを管理できるように

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ーージョーシスを導入したことで得られた成果を定量面・定性面でお伺いできますか。

池田さま

定量で表すのは難しいのですが、わかりやすい成果でいうと、ジョーシスを入れたことでパソコンの行方がわかるようになったことですね。ジョーシス導入以前は、従業員の在籍状況もわからなければ、退職後にパソコンが返却されているかどうかも管理しきれていないような状況でした。それがなくなったことが大きかったです。

それまでは、行方不明になったパソコンを探すためにいろいろな人に連絡をしなければなりませんでしたから。そういった無駄な工数をかけずとも、一目で誰が何を使っているかや返却状況がわかるようになったので、非常に助かっています。

もちろん、当時も頑張って管理していたんですけれども、今は頑張らなくても正しく管理できるようになったので、他の業務に時間を費やせるようになりました。

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小林さま

以前は退職者の対応で、退職したことの確認が取れず、その人のアカウント情報がそのまま残っていることが多々ありました。特に業務委託や派遣となると、管理しきれず四半期ごとの棚卸しで整理するといった感じでした。そもそもどのように確認すればよいかもわからず、半ばあきらめ気味でしたね。

一方、ジョーシスを導入してからは、週に1回・1時間程度、退職者情報をジョーシスに反映し、アカウントの削除や削除予約をすることで整理ができています。そのため、従業員一覧のステータスで確認すれば、退職したことがわかる状態が作れていますし、その人が使っていたSaaSアカウントもすぐに見にいけるので非常に楽です。業務上の心理的負担も軽減されましたし、会社としてのセキュリティ面も担保できるので、入れて良かったなと感じています。

ーージョーシス導入後、社内で運用するに当たって意識されたことはありますか。

小林さま

以前に使用していたExcel管理台帳を使わないようにしつこく言いましたね。それと、ジョーシスを使っていなかったら、その都度「ジョーシスやってないですよね？」と指摘していました。やはりせっかく導入したからには使い倒したいと考えていたので、その部分ではかなり社内で推進したと思います。

一方で、管理できるSaaSがもっと増えればありがたいなと感じていますし、ジョーシスの管理画面上からアカウントの開始・停止などができるようになったら、さらに効率性が高まるとも思います。各機能について、今後のブラッシュアップにも期待しています。

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