導入前の課題

経理や総務などの業務を一人で対応していたが、アウトソーシングやデジタル活用によって業務効率化していこうという方針があった

パソコンのキッティング業務のために出社する必要があり、大幅な工数を奪われることがネックになっていた

社員数の増加によりExcelによるデバイス管理やSaaS管理が煩雑化し、正確な管理が出来ていなかった

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導入後の効果

出社せずともリモートでキッティング業務を完結できるようになった

ユーザーやデバイス単位での正確なデバイス管理が可能となった

リアルタイムでSaaSアカウント状況が把握できるようになった

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キッティング業務に掛かる工数削減に成功！フルリモート体制だからこそコーポレート業務の効率化が鍵

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「想像を超えた未来」の創出をビジョンに掲げ、マーケティング戦略立案から施策実行・運用まで、一気通貫なデジタルマーケティング支援を手掛けるアンダーワークス株式会社。テクノロジーがもたらす未来をより良くし、人々の生活の豊かさにつなげるという大きなテーマに取り組んでいます。

2006年に創業以来、信頼と実績を積み重ねて着実な成長を遂げており、グローバルで約100名の規模でありながら、一人ひとりのメンバーがプロフェッショナルとして、クライアントの課題解決に向き合っています。

グローバル展開も積極的に進める中で、フルリモートを前提とした多様な働き方を実践している同社では、コーポレート業務の効率化が課題になっていました。その課題解決のために、なぜジョーシスを選んだのか、導入後にどのような成果が得られたのか、社長室の五十島正恵様にお話を伺いました。

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経理や総務を一人で対応している中で、オペレーション業務の効率化が課題に

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ーー御社の組織体制と五十島様の社内での役割を踏まえて、ジョーシス導入以前の課題についてお伺いしてもよろしいでしょうか。

五十島さま

弊社はデジタルマーケティング専門のコンサルティングファームです。私が入社した頃は10名ほどの組織でしたが、グローバルで約100名ほどにまで増えました。しかしながら、在籍メンバーのほとんどがコンサルタントですので、経理や労務、総務、法務などのコーポレート関連業務に関しては、私が一手に引き受けているという状況でした。

会社が成長し、組織が拡大する中で、コーポレートサービス部門のガバナンス構築や体制強化を行う必要がありました。これまでのように一人で経理や総務などを行うのではなく、アウトソーシングの活用やさらなるDX化により、一定の基準や品質でオペレーション業務が遂行される体制を構築するといったコア業務にシフトしていく体制変更がありました。そのコア業務に集中するために、いままで担っていた経理や総務などの業務の工数を80％削減しようという目標を掲げました。

その取り組みの1つに、オフライン業務のオンライン化がありました。フルリモート体制の中、入退社のデバイス準備のために出社しなければいけなかったことが課題となっており、外部へ委託出来るところはないかと探していたところ、候補に挙がったのがジョーシスだったんです。

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ーージョーシス導入に至った背景について、もう少し詳しくお伺いしてもよろしいでしょうか？

五十島さま

ジョーシスは、SaaSのアカウント管理やデバイス管理ができることが魅力ですよね。実際その目的で導入される企業が多いのではないかと思いますが、実は当社の場合は少し違っていまして、「キッティング業務の効率化」が主な目的だったんです。

背景としては、当社はフルリモートを推奨している会社ですので、基本的に社員はオフィスに出社せずに自宅を拠点として働いています。新しく社員が入社した際の入社手続きは、オンライン上で完結するケースもあります。パソコンやデバイスは社員の自宅に直接配送するので、出社する必要はありません。

一方、私のほうではキッティングのたびに出社してパソコンをセットアップしたり、業務上必要なソフトをインストールしたりするのに結構手間がかかっていました。また、キッティング業務を私一人で行っていることもあり、もし私自身や家族が新型コロナに感染した場合は、入社時対応ができなくなってしまうことに不安を感じていましたね。

そうしたオフライン業務をなくしたい、精神的不安を解消したいという考えから、キッティングの業務効率化を実現できるサービスを探していた際に、代表からジョーシスを教えてもらったのがキッカケでした。

早速問い合わせして説明を受けたところ、課題解決につながりそうだと感じたので、すぐに導入させていただきました。導入したことで実際に業務効率化にもつながりましたし、万が一のリスクに備えてキッティング業務を外注できるようになったことで、精神的にも楽になりましたね。

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ーーキッティング代行業者などもある中で、ジョーシスを導入されたのはどのような理由だったのでしょうか。

五十島さま

正直、他社と比較検討をしなかったので他のサービスがわからないというのもあります。（笑）

というのも、そもそも当社は毎月何十人も入退社が発生するような組織規模ではないため、キッティング代行業者にお願いするほどではありませんでした。

その点、ジョーシスでは「1台からキッティング可能」と謳っており、手軽に利用できそうだったのが魅力でした。さらに、デバイス管理やSaaSのアカウント管理ができるのも+αの理由となりました。全メンバーで利用しているSaaSのアカウントは把握できているものの、プロジェクト単位で利用しているSaaSは誰がどのアカウントを保有していて、更新タイミングはいつなのかということをコーポレートサービス側であまり把握できていなかった状況もあり、解約忘れやアカウント削除忘れが発生していました。あとは、UI（ユーザーインターフェース）やカスタマーサポート体制、機能アップデートの速さの面で使い勝手や御社への高い信頼を抱いていたのも理由ですね。

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ーージョーシス導入にあたって懸念点などはありましたか？

五十島さま

SaaSのアカウント管理機能に魅力を感じていたものの、弊社はデジタルマーケティングのサービスを展開しているということもあり、他社と比べて多くのツールを利用し、国内ではあまり知られていないような海外のツールも利用しているため、おそらくすべてのアプリやサービスは連携できないだろうなという懸念がありましたね。

ただ、実際に導入してみたらアプリとしては連携できないけれども、非連携アプリとして管理自体はできるので、それは良い意味で予想外でしたね。

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手間の掛かるキッティング業務の自動化・省力化を実現

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ーージョーシスを実際に使ってみていかがでしょうか。ご満足いただけている点と、ご期待に沿えていない点をそれぞれ率直にお伺いできればと思います。

五十島さま

やはり導入目的でもあったキッティング業務の効率化の面では非常に良かったですね。これまでキッティングが発生した際はわざわざ出社せざるを得ず、移動時間やキッティング作業で半日くらい潰れてしまっていました。

現在では自宅にいながら、slackで依頼すればキッティングから発送手続きまですべて行ってくれるので、大幅な工数削減につながっています。また、入社時のセットアップだけではなく、パソコンの故障が発生した際にもすぐに対応していただけるのも非常に助かっていますね。

それと、デバイス管理やアカウント管理についてもジョーシスを活用したことで効率化につながりました。これまではExcel管理だったのですが、更新し忘れてしまったり、ユーザー単位で把握できなかったので、そうした手間が解消されたのは良かったですね。

例えばExcel管理の場合では、デバイスやアプリなど種別ごとにシートを作成していたので、「人」で紐付けることができないんですよね。そうした点で、ジョーシスでは、画面上で誰がどのデバイスやアプリを使っているかが一目でわかるので、管理がとても楽になりました。

一方、要望点としては2つあります。1つ目は、連携可能アプリがもっと増えると良いなと思います。それに付随して、ジョーシス内で一括アカウント発行・削除できるアプリが少ないので、そちらが増えていくとアカウント招待や削除の業務が効率化され、より使い勝手が良くなると感じています。

2点目は、非連携アプリを登録管理できるのが未管理ID以外のメンバーに限られている点です。クライアントやベンダー、業務委託など外部の方を招待することもあるので、未管理IDのままにしているメンバーについても登録管理できるとありがたいですね。

以上の2点を改善していただけると、当社としては手放せないサービスになるかと思います。ぜひ今後も継続的に活用していきたいと考えていますので、さらなる成長を期待しています！