導入前の課題

アカウント管理をExcelで運用しており、管理が煩雑化していた

入社時のアカウント発行漏れ、退職時の削除漏れが発生していた

会社の成長に対して、管理体制が追いついていない

導入後の効果

脱Excel管理によるアカウント管理の工数削減

入退社時のアカウント発行・削除漏れの低減

業務負荷が軽減したことでの心理的ストレスの軽減

脱Excel管理の実現によりアカウント管理の工数を削減！世の中の常識を疑い続ける同社が提唱する”情報管理の新しいスタンダード”とは？

オフィスや商業施設を中心とした空間づくりをワンストップで手がけ、ブランディング・設計デザイン・施工をトータルプロデュースする空間創造事業を展開しているユニオンテック株式会社。

「新しいスタンダードをつくる」をミッションに掲げる同社では、常に世の中の常識を疑い、誰も体験したことのない新しい「あたりまえ」を創造し続けています。

設立から20年が経った2021年には事業部門を分社化したほか、建築×デジタルを融合した新規事業も展開するなど着実な成長を続けています。さらなる事業成長を見据え、採用活動を積極的に進めるなか、同社では社員が使用するSaaSのアカウント管理やデバイス管理が課題になっていました。その課題解決のために導入したのがジョーシスでした。

常識を疑い新しいスタンダードを創り続ける同社がなぜジョーシスを選んだのか。その理由を知るべく、取締役の木村 哲也様、情報システム部門の石井 慎様にお話を伺いました。

プロダクトの思想に共感しイチ早く導入を決断

ーー御社の事業内容と現在の情報システム部門の体制についてお伺いしてもよろしいでしょうか

木村さま

当社は2000年にクロスや床などの内装仕上げ工事業として創業し、現在ではオフィス・店舗の開設や移転、改装における企画・分析、設計デザイン、引越し、原状回復など「空間」にまつわることをワンストップで手がけています。

単に設計・施工を行うだけではなく、お客様の経営や事業にまつわる最重要課題を見出して、当初の強みである職人技術と総合的考察力を武器に、今までにない新しい空間創造を目指しています。

当社では「Build a new standard ＝ 新しいスタンダードをつくる」ことをミッションに掲げており、世の中の常識を疑い、誰も体験したことのない新しいアタリマエを創ることを使命に、あらゆる意思決定をしています。

現在の社員数は90名（2022年9月時点）です。中途社員が8割ですので年間を通じて採用活動を行っています。2021年には事業部門を分社化するなど、事業変革の過渡期にありまして、それにあわせて採用も積極的に行っている最中です。

情報システム部門の体制に関しては私が責任者で、実務に関しては石井が対応しているといった状況です。

ーージョーシスはどういったきっかけで知ったのでしょうか？

木村さま

ジョーシスの松本さん（当社CEO）のFacebookの投稿を見たのがキッカケでした。そのときはまだラクスルのイチ事業だったかと思いますが、当時からラクスルでは自社で苦労した経験をプロダクト化して、ローンチするといったことを積極的にやられてましたよね。

そういった開発エピソードなんかもよく見させていただいていて、共感することも多くありました。そんなラクスルが作っているのだから、ジョーシスもきっと良いサービスなんだろうなと感じたのを覚えていますね。

その後、実際にサイトから問い合わせをしたんですが、あらためてプロダクトの思想が素晴らしいなと感じました。実際、当社でもアカウント管理に手間がかかっていたこともあって、ジョーシスを導入すれば自分たちができることが増えそうだなと感じましたね。

例えば、当時はSaaSのアカウントをExcelで管理していたんですが、Excelは関係者間の共有に向かないツールだと思っていたんです。Excel自体が悪いとかではなく、やはり社員数が増え続けていて、なおかつ一人ひとり使用するSaaSが異なってくるとなれば、運用が複雑になってくるのが目に見えるわけです。

それなら、いつまでもExcel管理にこだわり続ける必要はないだろうと。会社の成長と時代の流れに合わせて管理方法も最適化しようといった意図もあって、割と早く導入を決めましたね。

アカウント管理が可視化されたことで対応漏れを素早く検知できるように

ーー実際にどういった場面でジョーシスを利用されているのでしょうか？

石井さま

入退社が出たときのタイミングで、SaaSのアカウントの利用状況を確認する際に活用しております。その他には、パソコンを貸与する際や退職時の返却確認にも使用していますね。

ジョーシスでは、従業員が退職した際の在籍ステータスを自動で変更することもできますが、現時点ではあえて手動で運用しています。手動でもそこまで面倒ではないですし、確認の意味も含めて、すべてを自動で運用させることには今のところこだわっていないですね。

ーージョーシス導入後のメリットや具体的な効果状況についてお伺いできますでしょうか。

木村さま

ジョーシスを導入してからアカウントの削除漏れなどは特に起きていないので、そういった意味では一定の効果が得られていると感じます。稀にアカウント付与を忘れることはありますが、それでもアカウントの付与状況が可視化されるので、何日も気づかないまま放置されているといったことはないですね。

仮にジョーシスがなかった場合でもExcelで管理できるとは思いますが、管理にかかる労力は少なからず増えるので、他の業務ができなくなる可能性は高いと感じます。もちろん、石井がしっかりと管理してくれているというのもありますが、私のような管理者側からすれば、ジョーシスを使っていることで得られる安心感は大きいです。

石井さま

アカウント付与に関して補足すると、誰がどのサービスのアカウントを持っているかが一覧で表示されるのが大きいですね。一人ひとり確認しなくとも、一覧画面上で連携アプリのアイコンが表示されるので、パッと見てアカウント付与が漏れていないかどうかがわかるのが便利です。

全体的にもUIがシンプルで見やすいので、どの機能を使えば良いかがすぐにわかるところも魅力ですね。やはり日々活用するものですし、将来的に活用する社内メンバーが増えることを考えると、使い勝手の良さというのは重要なポイントだと感じています。

世の中の新しいスタンダードを創るためには進化し続けることが必要

ーー機能の改善を希望されることがありましたら、ご意見をいただけますでしょうか。

木村さま

他のアプリとの連携数を増やしてもらいたいですね。やはりここがしっかりと連携できないと、本当の意味での一元管理にはならないと思いますので、ぜひ今後の成長を期待しています。

石井さま

木村が申し上げたとおり、連携アプリの数に不足感はあるものの、日々連携数が増えていると見受けられますし、棚卸し機能も現時点でベータ版ですので、今後時間が経てばより良いサービスになると感じています。

ーー最後の質問になりますが、ジョーシスのサービスを他社に勧めるとしたら、どのような会社におすすめしたいですか？

木村さま

ジョーシスは当社のように、ITリテラシーがそこまで高くない会社でも活用できるサービスだと感じています。

ここでいうITリテラシーが高くないというのは、例えばバックオフィス業務でいまだにExcelを使って管理しているなど、ITサービスの活用に対して感度が低かったり消極的だったりするという意味です。

とりわけITシステムの導入というと、プログラムの構築だったりルールの設定だったりが複雑なイメージが強く、IT専門人材以外は尻込みしがちなのですが、ジョーシスは総務や経理などのバックオフィス系の業務がメインの方でもすぐに使えるのが魅力です。

業務効率が上がれば他にやるべき業務に専念できますし、関係者は管理画面に入ればいつでもリアルタイムに状況を確認できますので、脱Excel管理を図るためにもぜひ活用をおすすめしたいですね。