シャドーITとは組織のクラウド環境を保護していますか?

シャドーITとは

シャドーITには、IT部門の認識や承認なしに組織内で使用されるさまざまなITソリューションとシステムが含まれます。これには、不正なソフトウェアやアプリケーションから、仕事で使用されるスマートフォンやラップトップなどの個人用デバイスまで、あらゆるものが含まれます。

組織におけるシャドーITの一般的な例は次のとおりです。

• 従業員は Dropbox や Google Drive などのクラウドストレージサービスを使用してファイルを共有します。
• IT 部門による監視を受けずに Trello や Asana などのプロジェクト管理ツールを採用しているチーム
• 個人はビジネスコミュニケーションに個人のメールアカウントを使用します。
• 仕事関連のアクティビティに個人用デバイスを使用することを、Bring Your Own Device（Bring Your Own Device）と呼ぶことがよくあります。

シャドウ IT の根本原因

シャドーITの台頭は、主にテクノロジーのコンシューマライゼーションに起因する可能性があります。テクノロジーがよりユーザーフレンドリーでアクセスしやすくなるにつれて、たとえ組織から公式に認可されていなくても、従業員は使い慣れたツールやアプリケーションをより簡単かつ効率的に使用できることに気付くことがよくあります。この傾向を後押ししている要因はいくつかあります。

• アクセスのしやすさ: クラウドベースのサービスやアプリケーションの多くは、時間のかかるIT承認プロセスを必要とせずにアクセスできます。
• 実感できる効率: 従業員は、組織が提供しているツールよりも無許可のツールの方が効果的で使いやすいと感じるかもしれません。
• 職場の柔軟性: リモートワークとBYODポリシーの増加傾向により、個人と職業上のIT利用の境界線が曖昧になっています。

シャドーITのメリット

リスクはあるものの、シャドーITには利点がないわけではありません。これが、シャドーITが多くの組織で引き続き一般的に行われている理由です。これらの利点を理解することは、より効果的な IT 戦略の策定に役立ちます。

• 生産性の向上: 従業員はしばしば、シャドーITソリューションに頼ります。なぜなら、これらのツールによって生産性が向上すると信じているからです。従業員は、使い慣れたアプリケーションやサービスを使用して、より効率的かつ効果的に作業できます。
• 新しいテクノロジーを採用する際の俊敏性: シャドーITは、新しいテクノロジーを迅速に採用して活用する組織の能力を実証できます。このアジリティは、競争力を維持し、市場の変化に対応するうえで極めて重要です。
• 従業員満足度: 従業員は好みのツールやアプリケーションを使用できるため、仕事の満足度が高まります。また、これらのツールに慣れていれば、習得までの時間が最小限に抑えられ、従業員は本来の職務に集中できるようになります。

シャドーITリスクの軽減

シャドーITの利点を認識しつつ、そのリスクを軽減するための戦略を実施することが重要です。

• 明確な IT ポリシーの策定: 明確で包括的なITポリシーを確立することは、組織内でのテクノロジー使用の境界線を設定するのに役立ちます。
• IT サービス提供の強化: IT部門の応答性と効率性を向上させることで、従業員が代替のITソリューションを探す必要性を減らすことができます。
• 従業員の教育: 定期的なトレーニングと啓発プログラムは、従業員がシャドーITに関連するリスクとITポリシーを遵守することの重要性を理解するのに役立ちます。
• 承認済みの代替品を提供: 従業員のニーズに合った承認済みツールを提供することで、承認されていないソリューションへの依存を減らすことができます。

JosysがシャドーITにどのように対処するか

Josysは、シャドーITを特定して管理するための包括的なアプローチを提供することで、IT運用の全体的なセキュリティと効率を高めます。

• アセットの視覚化: Josysは、組織内のすべてのIT資産（ソフトウェアとハードウェアの両方）の明確な概要を提供します。この可視性は、シャドーITに該当する不正資産を特定するうえで非常に重要です。
• 使用率分析: Josysは、さまざまな資産がどのように使用されているかを分析することで、シャドーITプラクティスの兆候となり得る冗長なツールや十分に活用されていないツールを特定するのに役立ちます。
• シャドーITディスカバリー: Josysのインテリジェントなアプリ検出エンジンは、Googleの監査ログまたはJosysブラウザ拡張機能を使用して、従業員が使用している許可されていないビジネスアプリを特定します。IT 部門は、会社のポリシーに基づいてアクセスを追跡、統合、または認証解除できます。
• アクセス制御とセキュリティの向上: Josysを使用すると、IT管理者はアクセスと使用状況をより適切に監視し、権限のあるユーザーのみが会社の機密データやシステムにアクセスできるようにすることができます。

結論

シャドーITは、生産性や俊敏性の向上など、特定のメリットをもたらす可能性がありますが、見逃せない重大なリスクももたらします。これらのリスクを効果的に管理することは、安全で効率的なIT環境を維持するために重要です。

Josys はこれらの課題に対する強力なソリューションを提供します。Josys は、ソフトウェア資産とハードウェア資産の両方を管理するための包括的なプラットフォームと、ライセンスとアクセス管理のための単一ポータルを提供することで、組織が IT インフラストラクチャを管理できるようにします。この制御は、シャドーITに関連するリスクを軽減し、コンプライアンスを確保し、全体的な運用効率を高めるために不可欠です。