使用されていないソフトウェアライセンスに対する支出は、気付かないうちに予算を圧迫し、不要なコストの原因となります。
これらのライセンスを特定・解消することで、費用削減と業務効率の向上を図ることが可能です。ライセンスの最適化は、ソフトウェア投資の効果を最大限に引き出すための重要な手段です。

未利用のSaaSライセンスが企業にどれだけコストインパクトを与えているかの詳細や可視化方法は、SaaSライセンスの無駄を可視化するで詳しく解説しています。あわせてご覧ください。

未使用ライセンスの特定手順

未使用のライセンスを明確にするためには、以下の手順に従って情報を整理・分析することが有効です。

1. ソフトウェア資産の棚卸し

全体のライセンス状況を定期的に棚卸しし、以下の点を可視化します。

• 割り当て済みライセンスの一覧化
  
• 実際に利用されているライセンスの把握
  
• 未使用状態のライセンスの特定
  

棚卸しの実施により、現状の利用状況と改善余地を明確にすることが可能です。

2. 利用状況のモニタリング

ライセンスの利用頻度を把握するため、専用ツールを活用し以下の情報を取得します。

• ライセンスの使用頻度
  
• 利用者ごとの使用状況
  
• 利用頻度の低いアプリケーションの特定
  

データに基づいたモニタリングにより、的確な判断と対応が可能になります。

3. 部門ごとのヒアリング

部門責任者と連携し、各チームで本当に必要とされているツールを明確にします。

• 業務上必要なソフトウェアの確認
  
• 既に不要となっているライセンスの抽出
  
• 実際の業務内容との整合性の確認
  

定期的なコミュニケーションにより、ライセンスの無駄を防止できます。

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未使用ライセンスの削減施策

可視化されたデータに基づき、以下のような対応を行うことでライセンスの最適化が可能です。

1. 分析と優先順位の設定

監査およびモニタリングで得られた情報をもとに、以下の観点で優先順位を設定します。

• ライセンス単価の高さ
  
• 使用頻度の低さ
  
• 業務上の必要性の有無
  

最も効果的な削減対象から順に対応することで、効率的なコスト管理が実現します。

2. ライセンスの再配分

使用頻度の低いライセンスを、必要としている従業員に再割当てします。

• 必要なユーザーへの適切なライセンス提供
  
• 未使用ライセンス数の削減
  
• 全体のライセンス利用効率の向上
  

3. 不要な契約の解約・ダウングレード

使用実態がないライセンスについては、速やかに以下の対応を行います。

• 利用停止による契約の解約
  
• 利用規模に応じたプランの見直し
  

これにより、無駄な支出を抑制できます。

4. ベンダーとの契約交渉

ソフトウェアベンダーに対して、実際の利用状況に応じた契約調整を行います。

• ライセンス数の削減交渉
  
• 柔軟な契約プランの提案依頼
  
• 利用実績に応じた割引の適用
  

ベンダーとの適切な交渉により、さらなるコスト圧縮が期待できます。

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コスト削減効果の一例

例えば、500件のライセンスのうち20％（100件）が未使用で、1ライセンスあたりの年間費用が300ドルの場合、年間で3万ドルの無駄な支出が発生していることになります。
この金額は、新規ツールの導入、社員研修、その他の戦略的な施策への再投資に活用できます。

ライセンスの継続的な最適化により、無駄のない運用と予算の有効活用が可能です。

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結論

未使用のソフトウェアライセンスは、企業のコスト構造における見えにくい負担要因です。
定期的な棚卸し、利用状況の可視化、そして計画的なライセンス管理により、SaaSコストの最適化と業務効率の向上が実現します。

Josysのようなツールを活用することで、ライセンス管理業務の負担を軽減し、運用の精度を高めることが可能です。

加えて、SaaS関連のコスト管理がなぜ複雑化するのか、その背景や具体的なIT部門の対応策は、SaaS支出管理が複雑化する理由とIT部門が取るべき対策も参考になります。