従業員の入社手続きは、人事部門やIT部門にとって多くの業務負担を伴います。アカウント情報の不備や端末準備の遅れといった手動による対応は、作業効率の低下だけでなく、新入社員に対して不安や不満を与える原因にもなります。

こうした課題を解消する手段として、有効なのが入社手続きの自動化です。アカウント作成や書類管理などの工程を標準化・自動化することで、従来の煩雑な業務を、正確かつ効率的に進めることが可能になります。

以下では、自動化された入社手続きの主な効果と、Josysを活用した具体的な支援内容についてご紹介します。

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入社手続き自動化の概要

入社手続きの自動化とは、ソフトウェアを活用して新入社員の受け入れに伴う各種作業を最適化する取り組みです。メールでのやり取りや紙の書類に依存せず、業務全体を統一されたワークフローで管理できます。

アカウント作成、端末の割り当て、進捗状況の確認まで、すべてを一貫して実施できるため、業務の重複を削減し、初日からスムーズな就業環境を提供できます。

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入社手続き自動化による主な効果

自動化により、以下のような効果が期待できます。

• 業務効率とスピードの向上
  　アカウント作成や端末の準備など、繰り返し発生する作業をJosysで自動化することで、人事・IT部門の負担を軽減します。各工程を一元化し、精度の高い手続きを迅速に実施できます。
  
• 従業員体験の向上
  　入社初日から必要なツールや情報にアクセスできることで、安心して業務を開始できます。統一されたプロセスにより、混乱や遅延が発生せず、スムーズな立ち上がりを実現します。
  
• セキュリティとコンプライアンスの強化
  　手動の運用では見落としがちなセキュリティリスクや法令違反を、Josysの自動化機能で回避可能です。データは安全に管理され、必要な手順を確実に実施することで、コンプライアンスを確保します。
  
• 組織拡大への対応力強化
  　人員が増加する中でも、標準化されたワークフローにより、複数部門・複数拠点での一斉オンボーディングが可能です。組織規模に応じた柔軟な対応を支援します。

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Josysによるオンボーディング支援内容

Josysは、従業員のオンボーディングに必要な業務を一括して自動化できます。

• アカウント作成の自動化
  　複数の業務プラットフォームに対し、アカウントの一括作成を実施可能です。IT部門による手動対応を不要とし、大幅な作業時間の削減につながります。
  
• 端末管理の効率化
  　新入社員への端末割り当てを自動化し、納品や保証などのライフサイクル情報を一元的に管理できます。
  
• 部門間連携の強化
  　人事・IT・各部門をつなぐ共通のワークフローを構築し、情報共有と業務進捗の可視化を実現します。

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退職時手続きの自動化による効果

オンボーディングと同様に、オフボーディングも業務効率やセキュリティ面で重要です。Josysでは、退職時の業務も自動化することで、安全かつ確実な対応を実現します。

• アカウント無効化の自動実施
  　退職予定日時に合わせてアカウントの無効化を事前に設定可能です。アクセス制御の徹底により、情報漏洩リスクを軽減します。
  
• 端末の回収管理
  　退職者に貸与されていた端末の情報を一元管理し、確実な回収を支援します。返却漏れや管理ミスを防止できます。
  
• アクセス権の一括取り消し
  　全業務システムへのアクセス権限を自動で削除し、機密情報の保護と監査対応を円滑に進めます。

退職者のアクセス権を迅速かつ安全に解除する具体的な方法については、数秒で完了するアクセス権の削除の記事もご参照ください。

まとめ

入社・退職時の業務を自動化することで、業務負担の軽減、セキュリティ強化、法令順守を同時に実現できます。Josysは、従業員ライフサイクル全体を通じた業務プロセスの効率化を支援します。