導入前の課題

• 会社の急成長に対応するための情報システム基盤が初期から必要だった
• 各部門がバラバラにツールを導入し、全体像が把握できていない状態
• アカウント・デバイス管理の効率化が急務
• シャドーITの管理体制が整っていなかった

導入後の成果

• 入退社に関するアカウント管理フローの早期確立
• デバイス管理の一元化によるExcel管理からの脱却
• アラート機能による削除漏れの早期発見
• 少人数でも効率的な情報システム運用が可能に
• 将来的な拡張に備えた基盤の整備

‍

ジョーシスの機能が理解できる資料【1分でわかるジョーシス】をダウンロードする

‍

急成長企業を3名で支える情シス部門の現状

――本日はお時間をいただきありがとうございます。まずは貴社の現状や情報システム部門の体制について教えていただけますか？

坂本さま： 現在、正社員が約60名、インターンやアルバイトが3名、業務委託が数名ほどで、子会社のメンバーも含めると70名程度の規模です。入社は毎月平均2名程度、退職は2〜3ヶ月に1名程度なので、全体としては増加しています。情報システム部門は、私たちAdministration Unitで担当しています。総務・人事・法務と情報システムの4分野を、私と虎井を含めた3名で回しているんです。業務が滞りなく回っているところもありますが、まだまだ改善が必要な業務も多く、控えめに言って大変です（笑）。
虎井さま： 前職では情報システム部門とは違う部門で業務を行っていたので、質問を受けた時に対応できるか不安になることもありましたが、Josysのサポート体制もあり何とか乗り切ってきました。特に退職者のアカウント処理や新入社員向けのセットアップなど、定型業務が自動化されているのは本当に助かっています。

‍

先見性が生んだ強固なIT基盤。
成長前から構築した未来志向の仕組み

――多くの企業では規模が大きくなってから情報システム基盤の整備を始めることが多いですが、貴社はかなり早い段階からJosysを導入されたそうですね。そのきっかけを教えていただけますか？

坂本さま： 実は私が入社する前に、すでに導入されていました。当社の創業メンバーでもある村松が情報システムを担当していたのですが、彼はコンサルタント兼エンジニアでもあり、会社の規模を拡大していくにあたって「先にシステム基盤を整備しておいた方が将来的に楽だろう」という考えからJosysを導入したと聞いています。

虎井さま： 村松から聞いた話では、SNSの告知を見て無料キャンペーン中だったため「試しに使ってみようかな」という軽い気持ちで導入したそうです。最初はITデバイス管理機能を中心に使い始め、そこから業務フローを構築していきました。

坂本さま： 村松は先を見据えて、問題が起こる前に対策を打っておくという考え方だったようです。私が入社したのは2022年7月で、その頃はAdministration Unitに情報システムの専任担当者がおらず、兼務社員や派遣社員、アルバイトが分担して情シス周りの業務を担当していました。翌年2月に大きく体制が変わり、情報システム業務も村松から徐々に引き継ぎを行いました。今思えば、この先見の明が、現在の効率的な運用を可能にしたと言えますね！（笑）

‍

入社決定から全アカウント発行までをワンストップで。部門の壁を取り払った効率運用

――実際にJosysをどのように活用されているのでしょうか？特に効果を感じている機能や使い方について教えてください。

虎井さま： 最もよく使うのはメンバー登録とITデバイス登録ですね。メンバー登録は入社時に使用しています。Google WorkspaceやMicrosoftのアカウント発行もJosysから行っています。当社では人事部門と情報システム部門の垣根なく業務を進められるのが強みで、入社が決まった時点でシームレスにアカウント発行まで行えるんです。

坂本さま： 当社の良いところは、人事と情報システムの切り分けを明確に行っておらず、虎井が人事も情報システムも両方担当しているため、非常にスムーズに業務が進む点です。大企業だと別部署になっていることが多く、情報の連携がうまくいかないことがありますが、当社では入社が決まったら一連の流れでアカウント登録まで行えます。これぞ少数精鋭の強みだと実感しており、おかげで今でも安定して運用できています。

次の課題はアプリの管理ですね。シャドーITなどの管理がまだ完全にできていない状況ですが、そこも徐々に改善を進めている最中です。

虎井さま： デバイス管理では、新しくパソコンを購入した際にデバイスの情報を入力しています。パソコン以外にもWi-Fi機器、セキュリティカード、モバイルモニターなども管理しています。パソコンは部署ごとに機種を毎年選定しており、希望機種を選んでもらっていて、在庫がなければ購入する形を取っています。

1台1台手入力するのは大変そうに思われるかもしれませんが、実は「複製」機能を使っています。基本的なスペックが同じデバイスが多いので、既存のデータをコピーしてシリアル番号や資産管理番号だけ変更するようにしています。そのおかげでExcel管理から脱却できました。

坂本さま： また、パソコンの故障時には、交換品が届いた際にも再度登録しています。このようなデバイス管理も含め、Josysを使うことで資産管理が格段に効率化されました。以前はExcelで管理していましたが、更新漏れやミスが発生しやすかったんです。今は、どのメンバーも最新の情報をすぐに確認できるようになりました。

‍

70アプリを一元管理。
今後は"Excelゼロ化"へ挑戦したい

――SaaSの管理についてはどのように活用されていますか？現在の課題と今後の展望を教えてください。

坂本さま： 現在、把握しているアプリが約70個あります。まだ完全に把握できていないものもあるので、それが現在の課題です。当社はISMS認証も取得しており、セキュリティ面でもSaaSの一元管理は重要課題になっています。

虎井さま： 最近はCTOと相談する中で「Josysで一覧が出るなら、別途Excelでの管理は不要では」という話になりました。今後は全てのサービスやライセンスをJosysで一元管理し、シャドーITの検知結果もカスタムアプリに取り込んで、「これは使っても大丈夫」「これは使用禁止」といった情報をすぐに出せるようにしたいですね。

坂本さま： 当社のような成長段階の企業では、業務効率化と同時にコスト管理も重要です。使われていないSaaSのライセンスをJosysで可視化することで、無駄な支出を削減できる点も大きなメリットだと感じています。どのツールがどの部署でどれだけ使われているのかを把握することで、コスト最適化につなげています。

‍

‍削除漏れゼロ。
通知機能でチーム全体に適切な"気づき"をもたらした

――Josysを使っていて「これは便利だ」と感じた機能はありますか？

虎井さま： アラート機能が非常に役立っています。例えば「まだアプリのアカウントが残っています」というアラートが出るので、削除漏れに気づくことができます。特に退職者のアカウント管理は重要なセキュリティポイントなので、この機能は非常に助かっています。

坂本さま： 最近、Slack通知機能も活用し始めました。今まではメールで通知が来ていましたが、Slackでも受け取れるようになり、より気づきやすくなりました。今後はさらにカスタマイズして、契約更新日の通知タイミングなども調整したいと考えています。

また、複数の目で確認できるようになったのも大きいですね。以前は担当者一人だけが管理していましたが、今は関係者が必要な情報にアクセスできるので、ミスに気づきやすくなりました。

‍

属人化を避け、
誰でも同じように業務ができる状態を作る

――3名という少人数で多岐にわたる業務を効率的にこなされている秘訣は何でしょうか？

坂本さま： 管理部門の業務は周りから見えない部分が多く、かつ、会社が成長するにつれ運用業務や作業も同じように増加します。その分運用工数が増えるのですが、Josysのようなシステムがなければ、確実に増員が必要だったでしょう。特に入退社が多く発生する企業では、アカウント管理だけでも大変な作業になります。

効率化の秘訣は、とにかく自動化できるところは自動化し、手作業を減らすことです。また、属人化を避け、誰でも同じように業務ができるよう、手順やルールを明確にしています。

虎井さま： 規模が拡大するにつれて管理台帳は増えがちですが、システム化により業務の効率化を図れています。私たちのように情報システムの専門家でなくても十分に使いこなせるので、専任担当者がいない企業でも安心して導入できると思います。

最初は不安もありましたが、使っていくうちに自信がついてきました。また、困ったときにはJosysのサポートチームが丁寧に対応してくれるので心強いです。

‍

監査もスムーズに。
リアルタイム可視化でセキュリティ対策も万全

――情報セキュリティやコンプライアンス面での効果はいかがですか？

坂本さま： 当社はISMS認証も取得していますが、Josysによる一元管理はセキュリティ監査においても非常に役立っています。特にデバイスの管理状況やアクセス権限の管理が可視化されていることで、監査対応もスムーズです。

以前は担当者がExcelで管理していたため、最新の情報を集めるのに時間がかかっていましたが、今はリアルタイムで必要な情報を引き出せるようになりました。

虎井さま： また、シャドーITの検知も重要ですね。従業員が勝手に導入したサービスが情報漏洩のリスクになることもありますが、Josysを使うことでそうした問題も未然に防げています。

特に成長企業では新しいツールをどんどん試したくなる文化があるので、そのバランスを取るのが難しいのですが、Josysを使うことで「どのツールを使っていいのか」という基準を明確にできるようになりました。

‍

これからの企業に送るアドバイス

――最後に、これからJosysの導入を検討している企業へのアドバイスをお願いします。

坂本さま： 小規模なうちから情報システムの基盤を整えておくことは、将来の成長に大きく貢献します。当社のように創業初期から導入できればベストですが、一定従業員が増えた組織でも、決して遅くないと思います。特に人数が少ない管理部門にとって、業務の効率化は必須です。

導入時には「今の課題を解決するだけでなく、これから起こりうる課題も見据えて」という視点を持つことをお勧めします。私たちも最初はデバイス管理からスタートしましたが、徐々に活用範囲を広げていきました。

虎井さま： また、Josysを中心に業務フローを構築することで、属人化を防ぎ、誰でも同じ品質でサービスを提供できるようになります。特にイノベーションが重要な企業や、To C向けのビジネスを展開している企業では、ITツールの管理が複雑になりがちですが、一元管理することで大きな価値を生み出せると思います。

坂本さま： コスト削減、セキュリティ対応、上場準備、入退社対応など、様々な目的でJosysは活用できます。管理部門の価値を高めるためにも、ぜひ活用してほしいですね。複数の組織が存在する中で「SaaSに関してはJosys」という方向性を示せるようになったことは、我々にとって大きな成果でした。

虎井さま： Josysは私たちの視野を広げてくれる心強いパートナーです。課題に対して「できません」と言うのではなく、「こうすれば解決できるかもしれない」と提案してくれる姿勢が本当に助かっています。

坂本さま： 単に資産を管理するだけでなく、会社にとって価値を生み出すIT部門であり続けるために、これからもJosysとともに成長していきたいと思います。

‍

ジョーシスは、SaaS管理からデバイス管理まで、企業のIT資産を一元管理するプラットフォームです。働き方改革や業務効率化が求められる現在、情報システム部門の負担を軽減し、戦略的なIT活用を支援します。詳しい情報や導入についてのご相談は、ぜひお問い合わせください。