導入前の課題

• 多数の管理画面に毎回ログインし、情報をエクスポート・照合する非効率な運用
• GitHub、Adobe、Asanaにおけるライセンスの過剰割当によるコスト増
• 四半期ごとのアプリ棚卸し作業に多くの時間と工数を要していた
• アカウント削除の遅延によるセキュリティリスクの発生

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導入後の効果

• GitHubおよびAdobeにおける非活用ライセンスの削減で、初回デモ時に5,000ドルを削減できることを特定
• 自動化によって、毎月約6時間の手作業を削減
• オンボーディングにかかる時間を1名あたり約2時間短縮
• アカウント・ライセンス管理の集中化により、監査準備の負担を軽減
• 未管理アカウントの可視化と削除により、セキュリティを強化

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導入の背景

ebbo™は、リテール企業向けにサブスクリプション型・階層型ロイヤルティプログラムを提供する、フルスタックのロイヤルティプラットフォームです。システム管理者のNick Tangney さまを中心とする少人数のインフラチームは、エンジニアリング・マーケティング・クライアントサービス部門で使用される20以上のSaaSアプリケーションを管理していました。

従来、従業員の入社・退職・役割変更のたびに、各アプリケーションの管理画面にログインし、アクセス権の確認や変更、ライセンス情報の記録、請求書との照合を手動で行っており、大きな工数が発生していました。こうした煩雑な作業は、新規入社者のオンボーディングを遅らせ、四半期ごとの監査にも影響を与えていました。

Josys導入による変化

初回デモ時点で、Josysは非活用のライセンスを5,000ドル分特定し、導入による投資対効果が即座に明らかとなりました。正式導入後は、全SaaSアプリケーションの一元的な可視化、自動的な退職者のアカウント停止、毎月の業務時間の削減、セキュリティの強化を実現しました。

Josysによるソリューション

Josysは、従来のスプレッドシートや複数の管理ポータルを統合し、以下のような運用改善を実現しました。

• アカウント・ライセンスの状況をリアルタイムに可視化するダッシュボードを提供
• オンボーディング・オフボーディングのスケジュールを分単位で設定可能
• 未使用ライセンスの特定と利用者へのマッピングを自動化
• 退職者アカウントの自動検出・アラート通知
• 四半期ごとのアプリ棚卸しアンケートを通じた利用状況の確認
• 各部門の責任者、月額コスト、契約情報を一元表示可能な管理画面を提供
  
  
  

SaaS環境の最適化とコンプライアンス対応の標準化へ

ebbo™では、今後もJosysを活用した業務の効率化を進めていきます。四半期ごとのアプリ棚卸しをJosys上で完結させることで、監査対応の準備工数を削減し、ライセンス更新時には使用状況の分析を通じて適切な契約を行う予定です。

Nick Tangney さまは次のように述べています。

「Josysは、私たちにとってより現代的なSaaS管理の手法を提供してくれました。アカウント管理や監査準備の効率化に加え、全体的なセキュリティ強化にもつながっています。」

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