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導入前の課題

• アナログな手作業による過度な業務負担
  
  • ‍ITデバイスやSaaSのアカウント管理、さらにPCの梱包・発送作業までをすべて手作業で行っており、繁忙期には朝から夕方まで梱包作業に追われていた

• 属人化と作業ミスのリスク
  
  • ‍人事処理が特定の担当者に依存しており、処理手順が非常に多いため、他業務と並行して行う際に作業手順が抜けてしまうリスクを常に抱えていた

導入後の成果

• 月間約48時間の工数削減
  
  • ‍キッティング業務（30時間）とSaaSのアカウント管理業務（18時間）を合わせ、毎月合計で約48時間の作業時間を削減することに成功した

• ガバナンスの強化と「攻めの業務」へのシフト
  
  • ‍退職者のアカウント削除漏れを確実に防げる体制が整い、創出された時間でAIの学習や社内AIヘルプデスクの構築など、クリエイティブな業務に注力できるようになった

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日建レンタコム株式会社は建設用仮設資材・ハウス・備品・物流機器・介護用品等の総合リース・レンタルを通じ日本全国でビジネスを展開しています。

日建レンタコム様では、企業規模の拡大に伴い、増え続けるITデバイスやSaaSのアカウント管理キッティングやID管理の「アナログな手作業」に担当者が追われ、本来のIT推進業務に手が回らないという深刻な課題を抱えていました。

今回、Josysの導入によって月間48時間の工数削減に成功し、AI活用を牽引する「攻めの情シス」へと変革を遂げた同社のIT推進本部の髙橋様、新谷様、下薗様に、そのリアルな軌跡を伺いました。

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朝から夕方までPCの梱包作業。

「何をしに会社に来ているんだろう」と葛藤した日々

ーーJosys導入前、IT推進本部はどのような運用体制で、どんな課題を抱えていたのでしょうか？

新谷様： 当時は、入退社や異動があるごとに各拠点から申請をもらい、端末やIDの管理をすべて手作業で行っていました 。対象となるシステムはAzure、サイボウズ、WinActor（RPA）、Sansan、ContractOneなど多岐にわたります 。

とにかく処理手順が多く、人事処理も属人化していたため、他業務と同時並行で処理すると手番が抜けてしまうリスクを常に抱えていました 。

ーー特に繁忙期は、かなりの作業ボリュームだったとお聞きしました。

新谷様： はい。新卒入社などが多い1月、4月、5月は、異動や退職を含めて月に約50件もの対応が発生していました 。

感覚としては「毎日その作業をしている」という状態です。各拠点からバラバラとPCの要望が届き、それを受けて設定を行い、毎日自分でプチプチを切ってPCを梱包し、発送していました。朝から夕方までひたすらその作業が続くこともあり、正直なところ「自分は何をしに会社に来ているんだろう…」と葛藤することもありましたね。現場を止めるわけにはいかないので、気合いで乗り切っていました。

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 他社で断られた「API非対応のSaaS」も、泥臭く巻き取るJosysの姿勢が決め手に

ーー課題解決のために他社ツールなども検討されたそうですが、最終的にJosysを選んだ「決め手」は何だったのでしょうか？

髙橋様： 他社サービスでは「API連携できるSaaSが豊富に揃っていなかった」という大きな壁がありました 。

3〜4社ほどお話を聞きましたが、「API連携の提供があるクラウドサービスであれば引き受けられますが、そうでない環境への登録はできません」と断られるのが大半でした。しかし、実際の業務ではAPI連携に対応していないツールの処理も大量にあります。

そんな中、Josysは「API連携ができないツールでも、我々が手作業で実務を代行します」と言ってくれたのです。泥臭い仕事も引き受けてくれるという姿勢と、長期に渡って当社の状況をよく理解した上でご提案いただけたことが、最大の決め手になりました 。

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月間48時間の工数削減！

退職者のアカウント削除漏れも防ぎ、ガバナンスを強化

ーー実際にJosysを導入して、どのような効果がありましたか？

新谷様： 定量的な効果として、毎月合計で「約48時間（1日あたり2〜3時間）」もの工数を削減できました 。 内訳としては、キッティング業務で毎月30時間、SaaSのアカウント管理（追加・削除・異動）で毎月18時間です 。これまで力仕事に取られていた時間が減り、座って仕事ができる時間が増えました（笑）。

ーーセキュリティやガバナンスの面での変化はいかがですか？

下薗様： 以前は退職者のIDを一括で削除するなど、明確なフローがないものもありました 。しかし導入後は、Josysのプラットフォームを通じて「こんなユーザーが残っています」と通知が来るようになり、退職者のアカウント削除の確実性が大きく向上しました。

万が一パソコン側のパスワードを突破されたとしても、クラウド側でストップをかけられる二重三重の体制が整い、セキュリティリスクを低減できている実感があります 。

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空いた時間で「社内AIヘルプデスク」の構築や、

業務効率化による利益貢献を牽引する攻めの情シスへ

ーーJosysによって創出された「月48時間」は、現在どのような業務に活かされているのでしょうか？

髙橋様： 社内の「業務自動化」の推進に時間を割けるようになりました 。 当社はトップダウンで「AIを業務に取り入れよう」という方針があり、5カ年計画でもAI活用が重要視されています。しかし以前は、そのための知識を身につける時間すらありませんでした。

新谷様：Josysに定常業務を任せられるようになってからは、AIの勉強に時間を投資できるようになり、推進本部内で「AIパスポート」の資格を取得するメンバーも出てきました。今では、社内向けのAIアプリを作成したり、従業員が自己完結できるAIヘルプデスクの基盤を作ったりと、よりクリエイティブで利益に貢献する仕事へシフトできています。

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 情シス担当者へメッセージ

「アウトソースする勇気を持ってほしい」

ーー最後に、今後の展望と、同じように業務に追われている全国の情シス担当者へメッセージをお願いします。

新谷様： 今後の理想としては、「自社にPCが1台もない状態」を作ることです。資産管理もすべてJosysのプラットフォーム上で完結できるのが一番だと考えています 。

髙橋様：日々業務に追われている情シスの方にお伝えしたいのは、「アウトソースする勇気を持ってほしい」ということです。実際に外部へ依頼するとなると、「我々の今の運用に合うのか？」「ルールを見直さないといけないのではないか？」と、決断するのに結講な勇気がいります。

しかし、自分の業務でアウトソースできる部分・できない部分を整理し、思い切って任せてみてください 。結果として、他の業務に費やして得られる効果や、スキルアップなどの副次的なメリットが必ず上回ります 。私たちも一緒に頑張っていきたいと思いますので、ぜひ勇気を持って一歩を踏み出してみてください。

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