導入前の課題

Excelの台帳が複数存在し、どれが最新版なのかが分からない

アカウント管理やデバイス管理業務が属人化し、組織としての管理体制が整っていない

誰がどの端末を使用しているかも分からないため、更新ひとつとっても手間が多く業務が回っていない

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導入後の効果

SaaSアカウントやデバイス情報が1つに集約され、IT資産の見える化を実現しアプリやアカウントを自動検知することでセキュリティ面が強化

信頼できる資産台帳を作成でき、属人化していた管理簿の運用が社内共通ルールとして運用可能に

台帳の更新業務時間が3〜4割削減され、心理的な負荷も大幅に軽減

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台帳が複数存在し、何が正しい情報かわからない...！ ジョーシスで信頼できる台帳を作り、3～4割の作業時間削減に成功。

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「子どもたちの未来の為にチャレンジし続ける会社」として、小学校受験に特化した「幼児教室」や子どもたちの創造性を育む「アートスクール」の運営を手がける、株式会社スイングアカデミア。

業界トップクラスの合格実績を誇ることで注目を集める同社では、社内のデジタル化を推進するなど、教育業界の常識にとらわれない先進的な取り組みを積極的に進めています。

そのような同社で課題に挙げられていたのが、デバイスやSaaSアカウント管理でした。その課題解決に向け、なぜジョーシスを選んだのか。システムチームの檜垣翔平様、平良茜子様にお話を伺いました。

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IT資産管理業務の属人化により、社内管理体制の課題が浮き彫りに

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ーーまずは御社の情シスの体制などからお伺いしてもよろしいでしょうか。

檜垣さま

会社全体の情シス業務はシステムチームが担当しており、情シス業務をメインで行なっているのは私と平良の2名となります。

特に明確に役割分担をしているわけではなく、状況に応じてメンバー間で柔軟に業務を振り分けている形をとっています。現在、私が他のシステム業務をメインで行なっている為、情シス業務は平良がメインで行っています。

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ーーSaaSの導入数や活用状況としては、会社全体でどれくらいになりますか？

檜垣さま

セクションにもよりますが、現在10〜15ほど導入しています。

お恥ずかしい事に、ジョーシス導入前は私たちが把握していないSaaSツールが存在していました。

「実は現場で使用していたけれど、情シスとしての管理ができていなかった」というもので、全体の約1〜2割ほどを占めていました。

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ーージョーシスを導入される前の課題感についてお伺いしてもよろしいでしょうか？

檜垣さま

元々、デバイスやSaaSアカウントを管理する台帳（Excel）は存在していたのですが、台帳自体を「誰が管理しているのか」「どれが最新版なのか」が分からない状態で、誰がどのデバイスを利用しているのか聞かれても答えられず、その都度確認して更新をかけていました。

他にも、台帳に記載されているパスワードを入力してもログインできないといったことも発生していました。繁忙期では更新もままならず、しばらく放置してしまった時期もありました。

当時、「これはどうしたものか」と途方に暮れたことを今でも鮮明に覚えています。

このような状況に陥ってしまった根本の原因としては、気付いた人がその時々で更新するといったように、管理業務が属人化してしまったことにあります。

これ以上複雑化する前に、明確な運用フローに基づいて情報を管理する体制を整えなければならないと実感しました。

そこで、ツールを導入して一元管理をすべきだと考え、情報収集からスタートしました。

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SaaSアカウントとデバイス情報の集約化で、ジョーシスを選択

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ーージョーシスを知ったキッカケはどういったものだったのでしょうか？

檜垣さま

きっかけはタクシー広告でした。導入前の課題感から、チームで情報収集をしてゆく中で、いくつかの管理ツールを比較検討し、ジョーシスを第１候補と考えるようになりました。

トライアル後は使用感が明確となり、導入までスムーズに進める事ができました。

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ーー最終的にジョーシスの導入を決断された理由としてはどういったものでしたか？

檜垣さま

料金体系的にも、他社さんに比べて導入しやすい金額であったというのは大きかったです。加えて、機能面でも、当社が必要としていた機能が網羅されていたこともポイントでした。

将来的な開発計画などもお伺いし、長い目で見てもぜひ利用したいと感じました。

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会社が変革期にあるなか、新しいツールやデバイスの管理も効率的に

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ーージョーシスを導入したことで得られた成果やメリットはなんですか？

檜垣さま

ジョーシスを導入したことで全ての情報が1つに集約されたので、デバイス更新も即座に実施する事が可能となりましたし、管理の手間も大きく削減できました。

ジョーシス導入時には私と平良で全ての拠点でデバイスを確認し、１台１台のデバイス情報をチェックして情報集約していくという作業を行いました。

非常に骨の折れる業務でしたが、そのお陰で今はジョーシス内で全て見える化され、我々が目指す管理状況と今に至る運用を実現できました。

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平良さま

ざっくり見積もって3割〜4割の作業時間の短縮につながっていると感じています。加えて、以前は複数にまたがっていた台帳（Excel）を見る度に感じていた心理的な負荷もなくなりました。

属人化していた台帳管理の運用が社内共通ルールとして運用されるようになったことは何よりも大きな成果だと感じています。

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ーー具体的にはどのような機能を利用されていますか？

檜垣さま

よく使用するのは、SaaSアカウントとIT資産を従業員に紐づける機能です。現在、会社全体が変革期に入っており、社内では業務のデジタル化や自動化に積極的に取り組んでいます。

そうなると、新しいツールやデバイスを導入することにもなりますが、そこで誰が何を利用しているかという管理体制の構築は非常に重要です。そうした中で、ジョーシスを使えばアカウントやデバイス管理がひとまとめにできるのが非常に便利だと思います。

従業員の名前で検索すれば、誰が何のデバイスとアプリを使用しているかが一目で分かり、業務効率化にもつながっています。

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平良さま

デバイスの在庫状況や廃棄状況などもすぐ分かるようになったので、デバイス管理の観点からも助かっています。

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ーー今後ジョーシスに要望される改善点などがあればお聞かせください。

檜垣さま

当社の要望としては、大きく2つあります。

1つ目は、連携できるアプリの種類についてです。今後、更に連携できるアプリが増えていくと嬉しいです。当社で導入しているマニュアルツールがあるのですが、そちらとの連携もできたらいいなと思っています。

2つ目は、ジョーシス上のストアについてです。現在ジョーシスさん経由でデバイスを調達する場合、決められたスペックのものから選ぶ形だと思いますが、メモリ増設が可能などサービスが拡充され、購入から管理まで一気通貫で対応可能になると嬉しいです。

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