近年、企業活動におけるSaaS活用が進む一方で、不要なサブスクリプションや重複したツールの利用により、コストが膨らむケースが増えています。SaaS最適化は、業務効率を維持しつつ支出を見直す上で有効な手段です。ソフトウェアの利用状況を正しく把握・管理することで、継続的なコスト削減と業務の効率化が実現可能です。

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コスト最適化における主な注目ポイント

SaaSコストの最適化には、以下の3つの領域に着目することが効果的です。

• サブスクリプション管理
  　利用頻度の低いサービスや未使用の契約を把握せず放置することで、無駄な支出が発生します。定期的に契約状況を見直すことが重要です。
  
• シャドーITの検出
  　IT部門の承認を経ずに導入されたツールは、コスト管理の対象外となりがちです。これにより予期せぬ費用やセキュリティリスクが発生する可能性があります。
  
• ライセンス最適化
  　業務に対して過剰なライセンス数や高機能プランを契約している場合、本来必要のない支出が生じます。利用実態に基づいたライセンス配分が求められます。

SaaS管理によるコスト最適化だけでなく、コンプライアンス遵守やデータ保護の強化も不可欠です。詳しい対策や事例については、SaaS管理によるコンプライアンスとデータ保護の強化をご参照ください。

SaaS管理ツールの役割

SaaS管理ツール（SaaS Management Platform）は、全社的な利用状況を可視化し、最適な運用を支援します。たとえばJosysは、以下のような機能により、SaaS環境の統制を実現します。

• 利用状況の可視化
  　部署別のソフトウェア使用状況をリアルタイムで把握可能なダッシュボードを提供。
  
• 契約の一元管理
  　全SaaSツールの契約情報を集約管理し、更新や解約も一元的に対応可能。
  
• 自動アカウント発行
  　従業員の入退社時に応じたライセンスの割当・削除を自動化し、無駄な支出を防止。

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SaaS最適化のベストプラクティス

より高いコスト効率を目指すために、以下の運用を推奨します。

• 定期的なSaaS監査の実施
  　利用実績をもとに未使用ツールを特定し、契約見直しを実施。
  
• 類似ツールの統合
  　機能が重複する複数のツールは、1つのプラットフォームに統合することで効率化とコスト削減を図る。
  
• ライセンス配分の最適化
  　利用実態に応じてライセンスを再配分し、不必要な高機能プランを見直す。
  
• 契約更新の自動化
  　契約更新・解約プロセスを自動化することで、無駄な継続契約を防止。

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導入事例：JosysによるSaaSコスト削減の実績

Josysは、世界中の500社以上の顧客企業と連携し、SaaSコストの見直しを支援しています。ある企業では、未使用や未割当のライセンス、シャドーITが全体支出の25％を占めていることが判明しました。

• 未割当ライセンスの削減
  　退職者のアカウントが残存していたケースで、不要なライセンスを解約し、年間数百万円規模のコストを削減。
  
• シャドーITの是正
  　許可のないツール導入を検出し、コスト効率の高い正規サービスに切り替え。運用の標準化と支出抑制を実現。
  

これらの施策により、SaaSコストの最適化とセキュリティ強化を同時に達成しました。

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まとめ

SaaS最適化は、単なるコスト削減にとどまらず、IT運用全体の効率性と透明性を高める取り組みです。定期的な監査、契約の一元管理、自動化による運用の効率化を進めることで、継続的な改善が可能です。

SaaS環境の見直しをご検討の際は、ぜひJosysをご活用ください。