SaaSツールの増加に伴い、運用コストの管理が企業にとって大きな課題となっています。必要な機能を維持しつつ、コストを最適化するためには、計画的な管理が不可欠です。本記事では、SaaSコストを抑えながら業務効率を維持するための具体的な方法と、Josysを活用した効果的な運用方法をご紹介します。

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SaaSコスト管理における主な課題

SaaS運用コストの最適化には、以下の3つの課題への対応が求められます。

• ライセンスの最適化
  　利用実態に合わないライセンス契約が、不要なコストの原因となります。ライセンス数が過剰な場合や、利用頻度が低いアカウントにライセンスが割り当てられていることもあります。
  
• 利用状況の把握
  　各アプリの利用状況を正確に把握できていない場合、実際には使われていないツールに支出が発生している可能性があります。可視化が不十分だと、支出の見直しが困難です。
  
• 契約の見直し
  　自動更新や不明確な契約条件により、適切な見直しが行えないケースもあります。更新時期を逃すと、不要な費用や契約条件に縛られることがあります。

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コスト削減と生産性維持を両立するための対策

以下のような対策により、コストを最小限に抑えつつ、チームのパフォーマンスを維持することが可能です。

利用状況に応じたライセンスの見直し

• 定期的に利用状況を監査し、未使用または使用頻度の低いライセンスを特定
  
• 実際の利用状況に応じてライセンス数や契約内容を調整
  

※基本機能のみが必要なユーザーには、段階的なライセンスプランの活用が効果的です。

リアルタイムでの利用状況の監視

• 各アプリの使用状況をリアルタイムで可視化し、不要な支出を防止
  
• 一時的なプロジェクトなどに応じた契約の調整により、無駄のないコスト管理が可能
  

契約更新時の条件見直し

• 利用実績をもとに、更新時に契約内容の見直しや割引交渉を実施
  
• 自動更新による不要な支出を避けるため、事前に更新通知の仕組みを整備

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JosysによるSaaSコスト管理の効率化

Josysは、SaaSツールとデバイスの一元管理を通じて、業務効率を損なうことなくコスト削減を実現します。

• 自動ライセンス管理
  　利用状況に応じてライセンスを自動で割り当て・削除し、未使用ライセンスの無駄を防止
  
• 利用状況の可視化と分析
  　リアルタイムでの使用状況をもとに、重要なアプリや機能を特定し、コスト削減の機会を明確化
  
• 契約管理の統合
  　契約条件、更新日、利用状況を一元管理し、更新漏れの防止や有利な条件での契約交渉を支援

SaaS管理ツールの具体的なメリットや導入時のポイントについては、SaaS管理ツールのメリットとデメリットは？導入時の比較ポイントも解説をご参照ください。

まとめ

SaaSコストの削減は、生産性を損なうことなく実施可能です。ライセンスの最適化、利用状況の把握、契約見直しといった施策を実行することで、無駄な支出を削減しつつ、業務効率を維持できます。Josysを活用することで、SaaSの利用状況や契約情報を一元的に把握し、戦略的なSaaS管理が実現可能です。