非効率なSaaS管理がもたらすコスト増加の要因と対策

企業が利用するSaaSアプリケーションは年々増加しており、その管理が複雑化しています。業務効率化のために導入されたツールであっても、適切に管理されていなければ、無駄なコストやリスクの原因となります。

SaaSの利用状況を把握できていない場合、未使用のライセンスや重複契約、部門ごとの個別契約などが発生し、IT予算に大きな影響を及ぼします。調査によると、SaaS支出の約30％が未使用または十分に活用されていない状況にあるとされており、年間100万ドルをSaaSに費やしている企業では約30万ドルが非効率な支出にあたる可能性があります。

以下に、SaaS管理の不備がどのようにコストを増加させるのか、またその対策についてご紹介します。

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SaaS管理の不備が引き起こす主なコスト増加要因

適切なSaaS管理が行われていない場合、次のような場面で予算への影響が生じます。

• 重複契約の発生
  異なる部門で類似ツールが個別に契約されることで、不要な支出が発生します。
  
• 未使用ライセンスの放置
  過剰に購入したライセンスが利用されないまま継続課金されることで、無駄な費用が発生します。
  
• シャドーITによる非承認ツールの利用
  従業員が独自にツールを導入することで、セキュリティリスクとともに予期せぬ支出が発生します。
  

これらの要因は、企業のIT予算を圧迫し、リソースの最適活用を妨げる原因となります。

未使用ライセンスの発見と具体的な予算最適化手法については、未使用ライセンスの可視化によるSaaS予算の最適化の記事もご参照ください。

SaaSコスト最適化のための対策

SaaSコストの抑制には、継続的かつ体系的な管理が求められます。以下のような取り組みが有効です。

• SaaS管理の一元化
  すべてのSaaS契約を一元的に可視化することで、不要な支出を早期に発見できます。JosysのようなSaaS管理ツールを活用することで、契約状況の把握や重複防止が容易になります。
  
• 定期的なSaaS監査の実施
  現在利用中のツールについて定期的に棚卸しを行い、重複・未使用・非効率なアプリケーションを特定します。監査結果をもとに契約内容の見直しを実施することで、支出の最適化が可能です。
  
• 利用状況の把握とライセンス最適化
  各部門ごとの利用実態を可視化し、実際の利用量に応じてライセンス数を調整します。未使用ライセンスの再割り当てにより、リソースの無駄を削減できます。
  
• SaaS投資と業務目標の連携
  各ツールの業務上の役割を明確にし、経理・IT・各部門の責任者と連携して、経営目標に沿った投資判断を行います。
  
• 更新管理の自動化
  契約更新のタイミングを自動で管理することで、不要な自動更新やサービス停止のリスクを回避できます。SaaS管理ツールによる通知機能の活用が有効です。
  

これらの施策を継続的に実施することで、SaaS利用にかかるコストの最適化と、業務効率の向上が期待できます。

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おわりに

SaaSアプリケーションの管理が煩雑になっていると感じている場合は、JosysのようなSaaS管理プラットフォームの導入をご検討ください。契約状況や利用状況の可視化、ライセンスの最適化、更新管理の効率化を通じて、SaaS支出の削減と戦略的なIT予算の運用を支援します。

まずは自社のSaaS環境を棚卸しし、最適化の機会を見つけることから始めてみてはいかがでしょうか。

ぜひJosysをご活用ください。