最初にebbo™のシステム管理者であるNick Tangney氏とお話ししたとき、彼は同社のSaaS管理方法を教えてくれました。彼のチームは2名で20以上のSaaSアプリケーションを担当し、エンジニアリング、マーケティング、クライアントサービスをすべてスプレッドシートと手動の管理者ログインで支えていました。少人数のITチームが限界まで業務を抱えているケースはよく見ますが、ebboのプロセスはまさに時間を浪費し、破綻寸前の状態でした。

新入社員の入社、退職、役割変更のたびに、十数個のポータルにログインし、ユーザーリストをエクスポートし、バラバラのライセンススプレッドシートと照合しなければなりません。オフボーディングは遅れ、四半期ごとの監査は苦痛でした。誰が何を使っているのか、リアルタイムの可視性はゼロ。Nick氏はこう語ります。「私たちは小規模で俊敏なチームです。優先事項は多くありますが、ユーザーアクセスレビューやライセンス管理に全時間を割くわけにはいきません。」

なぜこれを解決することが重要だったのか

少人数でスピード感を持って動くとき、このような管理の抜けはすぐに積み重なります。リスクは単なる燃え尽き症候群ではありません。退職者がGitHubやAdobeのようなアプリに依然としてアクセスできる「孤立ライセンス」や、誰も使っていないライセンスによるコスト膨張が発生していました。さらに、ISO準拠の四半期ごとのコンプライアンスプロセスが大きな負担になっており、行ごとのアクセスレビューを手作業で行うことで業務が滞り、高付加価値な作業から人員が引き離されていました。

これは典型的な「集中管理が必要なケース」でした。そして、それこそがJosysの得意分野です。

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ebbo™で導入したこと

最初のデモの時点で、JosysはGitHubとAdobeに紐づく未使用ライセンス5,000ドル分を即座に特定しました。Nick氏は、この可視化が一瞬で得られたことに驚きを隠せませんでした。そこから、ebboをライセンスダッシュボードに接続し、利用状況・アクセス・所有権を単一ビューで確認できるようにしました。

また、自動オフボーディングスケジュールを設定し、PTO中でもユーザー削除のためにログインする必要がなくなりました。このリアクティブな作業は完全に不要になりました。

リスクを早期に発見するため、退職者がアプリアクセスを保持している場合にチームへ通知するリアルタイムアラートも有効化しました。これにより、セキュリティ態勢は一夜にして強化されました。

監査対応のために、アクセスレビュ―サーベイを導入しました。今では、四半期ごとのレビューが迅速かつ整理され、ユーザー確認はプラットフォーム経由で直接収集されます。チームはスプレッドシートを追いかけるのをやめ、即座にクリーンなデータを入手できるようになりました。

最後に、契約日や部門別の支出、所有権を確認できるファイナンスダッシュボードを実装し、複数ファイルやレポート依頼を行き来する必要がなくなりました。

実際の効果

導入後、事態は急速に改善しました。未使用ライセンス整理だけで5,000ドルを節約。毎月の繰り返し作業が6時間削減されました。新規採用時のオンボーディングも2時間短縮され、監査準備はよりスムーズかつISO基準に沿った形に変わりました。セキュリティギャップは解消され、孤立アカウントもゼロに。

Nick氏は最初の四半期を終えてこう語りました。「Josysのような仕組みがなければ、すべて手作業でやるしかなかった。今では考える必要すらなく、Josysが全部やってくれます。」

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次のステップ

現在、さらなる統合を計画中です。次は四半期ごとのアクセスレビューを自動化し、実際の利用状況に基づいてライセンス更新を最適化します。加えて、Asanaのような高額ツールのコスト管理をさらに厳密化する支援も進めています。ebboのような少人数チームにとって、これはストレスゼロでスケールする仕組みを構築することに他なりません。

まとめ

ebboが何時間もの作業を数クリックに変えた姿を見るのは、まさに私がこの仕事をしている理由です。このようなチームが時間を取り戻し、コンプライアンスを強化することは、単に業務を改善するだけでなく、本当の成長の余地を生み出します。Josysは彼らのスタックを整理しただけでなく、呼吸の余裕を与えました。

全文ケーススタディはこちらからご覧いただけます。また、Nick Tangney氏ご本人による動画もぜひご覧ください。