初めてOnLoopのチームに会ったとき、そこには成長の速いスタートアップがSaaS環境を持て余し始めた典型的な兆候がありました。CTOのJin Hong Chin氏と彼の少人数チームは、部門・チーム・拠点をまたいで数十ものアプリを扱いながら、それらがどこでどう使われているのかを一元的に把握できていませんでした。ライセンス、ユーザー、アクセス状況の管理はスプレッドシート頼み。オンボーディングからオフボーディング、コンプライアンス準備まで、すべて手作業でした。それは、機能しているうちは問題ありませんが、やがて限界を迎えます。

Jin氏はこう話してくれました。「新しいツールを試すことはよくありましたが、それらが自分たちのエコシステムに残っていることすら忘れてしまうこともありました。」このとき私たちは、これは単なるSaaSスタックの整理ではなく、チームが自信を持ってスケールするためのコントロールを取り戻す取り組みだと確信しました。

解決すべき実際のリスク

調査を進めるほど、見えないリスクが数多く潜んでいることが分かりました。スプレッドシートは更新した瞬間から古くなり、オフボーディングは遅れがちで、契約終了した外部委託者が依然としてシステムにアクセスできる状態でした。ライセンスは所有者不明のまま積み重なり、SOC 2コンプライアンスが視野に入る中で監査準備は遅く、反応的で、推測に頼る部分が多く、データが不足していました。

チームがソフトウェアアクセスを手作業で追跡するたびに、ビジネス構築の時間が削られていました。セキュリティの穴を残したまま高いコストを支払うプロセスだったのです。

Josysで導入した取り組み

まず最初に着手したのは、SaaSディスカバリーダッシュボードを使ってアプリとユーザーの全体像を可視化することでした。これにより、Jin氏とチームは稼働中のツール、シャドーアプリ、ライセンスの状況を一望できるようになりました。

次にライセンス管理ダッシュボードに移行し、どのツールが誰に使われ、何が無駄になっているのかを明確に把握できるようにしました。

この基盤を整えたうえで、自動オフボーディングワークフローを導入。退職者が出た際は、スケジュール通りにアクセスが削除されます。「Slackから削除し忘れたか？」といった心配はもう不要です。数秒で完了する、きれいで一貫性のあるプロセスになりました。

予算策定とコスト管理には、支出概要レポートを導入。これによりITと財務の両チームがスプレッドシートを追いかけることなく計画・追跡が可能に。そしてコンプライアンスレビュー機能で、SOC 2準備をすぐに監査可能なデータで行えるようになりました。

Jin氏が「情報を見て整理するまでが本当に早かった」と言ってくれたのは、私にとっても印象的な瞬間でした。明確さとスピードこそ、少人数ITチームが必要としているものです。

実際の成果

Josys導入後、OnLoopでは以下の変化がありました。

• SaaSの無駄な支出を大幅に削減：利用されていないライセンスをすぐに特定・削除。その中には、コストはかかるが価値を生まない5つのライセンスも含まれていました。
• オフボーディングが迅速かつ安全に：複数ツールと手動工程が必要だった作業が、自動ワークフロー1本で完結。
• アプリ環境の完全な可視化：どのツールが使われているのか推測する必要がなくなり、すべてが追跡・マッピング・所有管理されるように。
• ITと財務の連携強化：共有ダッシュボードで同じデータをもとに業務を進められるため、コスト計画やベンダーとの交渉が容易に。
• 毎月の手動作業時間を削減：アクセス追跡や監査準備に費やしていた時間が短縮され、チームはよりスマートなシステム構築に集中できるようになりました。

次のステップ

現在は次のフェーズに進んでいます。各部門が自分たちのツールを管理できるチームレベルの所有権を導入予定。また、四半期ごとのアクセスレビューを自動化し、監査負荷をさらに軽減します。さらに近く、新規採用者向けの自動プロビジョニングワークフローも追加し、オンボーディングもオフボーディングと同じくらいスムーズにする予定です。

最後に

今回の変革は、SaaSを集中管理する力を改めて示してくれました。OnLoopは単にスタックを整理しただけではありません。コントロールを取り戻し、リスクを削減し、ビジネスを前進させるための時間を手に入れたのです。このプロセスのパートナーになれたことは光栄であり、まだ始まったばかりです。