イベントやデザインをはじめ、Webや映像などの多岐にわたるクリエイティブ事業を展開する株式会社シー・エヌ・エス。創業以来サービス範囲を拡大し、着実な事業成長を続けています。

一方で、デバイスやアカウントの管理においては、更新漏れや属人化といった課題に直面していたといいます。そうした状況を改善するためにジョーシスを導入した結果、誰でも緊急時に対応できる環境が構築されました。

今回は、同社で情シス業務を担当する古関さまと安永さまに、導入前の課題やジョーシスを選んだ理由、導入後の効果などについて伺いました。

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＜導入前の課題＞

• 情報がExcelで管理されており、特定の担当者にしか対応できない状況が発生していた。
• Microsoft 365などの退職者や臨時発行アカウントが削除されず、不要なライセンス費用が発生していた。
• 管理番号が曖昧で、デバイスの状況や在庫が把握しづらく、緊急対応が遅れがちだった。

＜導入の決め手＞

• ユーザーインターフェースが直感的で情報の一覧性に優れており、使いやすい、使いこなせると感じられたため。

＜導入後の効果＞

• 情報が一元管理され、属人化が解消。緊急時でも他のスタッフが対応可能になり、心理的負担が減少。
• 50アカウント分の不要なライセンスを削除し、年間36万円のコスト削減を達成。
• デバイスの在庫や使用状況がジョーシスで一目でわかるようになり、迅速な対応が可能に。Excel管理時のミスも解消された。

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デバイスやアカウント管理業務が煩雑になりミスが増加

ーー従業員数や入退社数、導入しているSaaS数について御社の状況を教えてください。

古関さま

現在、当社の従業員数は正社員が77名、業務委託や派遣社員が10名ほど在籍しています。イベント運営やクリエイティブ部門をはじめ、各部署が活発に活動しています。

入退社に関しては、月によって波がありますが、平均して毎月1名程度です。加えて、新卒採用も行っており、2024年度は5名の新卒が入社しました。一方で、退職者数も年間5〜10名程いますので、年間を通して従業員数は微増といったところです。

導入しているSaaSは約10サービスほどあります。これらをジョーシスで一元的に管理していますが、さらなる効率化を目指しているところです。

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ーージョーシス導入前はどのような課題がありましたか。

古関さま

導入前は、Excelでの管理に苦労していました。

特にデバイス管理では、どの社員がどのパソコンを使っているのか、壊れた際の対応状況などを一つひとつ確認するのが大変でした。当初は管理番号もなく、私が担当するようになってからようやく番号を付け始めたんです。しかし、Excelでは更新の手間もかかり、作業の属人化が進んでいました。

アカウントの管理も大きな課題でしたね。Microsoft 365をはじめとしたアカウントが発行されたままになり、その後、使っていない状態なのにライセンス費用が発生していることもありました。

全体的に「これで本当に正しいのか？」と疑問に思うことが多く、見直しが必要だと強く感じていました。

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ーージョーシスを知ったきっかけを教えてください。

古関さま

ジョーシスを知ったきっかけは、社内のやり取りのなかで「こういうサービスがあるよ」と紹介されたことです。ただ、最初に話を聞いたときは、「便利そうだけど、どうだろう？」というのが正直な感想でしたね。

その後、営業担当の方からあらためて詳しい説明を受けて、具体的な機能や導入後のイメージが見えてきたときには、「これならうちの課題を解決できそうだ」と期待が高まりました。

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ーージョーシスの利用を決めたのはどのような理由からだったのでしょうか。

古関さま

ジョーシスを導入した決め手は、やっぱり『見やすさ』ですね。

Excelでの管理では情報が散らばってしまい、全体を把握するのが難しかったんです。一方、ジョーシスのUI（ユーザーインターフェース）は直感的で、必要な情報をすぐに確認できるところが大きな魅力でした。

お試し期間中に実際に使ってみたことで、具体的なイメージが湧きましたね。特にCSVでの一括データ入力や、シンプルでわかりやすいボタン配置で、「これならすぐに使いこなせるし、管理がもっと効率的になる」と確信しました。

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50もの不要アカウントの削除に成功し、年間36万円以上のコストカットを実現

ーー実際にジョーシスを利用してみて、いかがでしたでしょうか。

古関さま

ジョーシスを導入して、一番役立っているのがデバイス管理機能です。以前は、Excelでデバイスの在庫や使用状況を管理していましたが、今はジョーシスで一目で把握できるようになりました。

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安永さま

例えば、壊れたデバイスの代替機をすぐに見つけられるようになったことが、大きな助けになっていますね。弊社の場合は大阪と東京で拠点が分かれているのですが、大阪拠点側が東京拠点に確認せずとも、ジョーシスで情報をチェックして対応できるようになったのは本当に便利です。

属人化の解消がこんなに早く進むとは思わなかったので驚きましたね。総務スタッフもジョーシスを使いこなせるようになり、緊急時でも他のスタッフが対応できる環境が整いました。「あの人がいないとわからない」という不安がなくなったのは、本当にありがたいです。情シス担当の私たちにとっても、精神的な負担が軽くなりましたね。

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古関さま

さらに、セキュリティ管理の面でも良い変化がありました。Microsoft 365の退職者アカウントを削除する際、ライセンスの剥奪から完全削除までのフローが自動化され、削除漏れがなくなりました。これだけでも、コスト削減と管理の効率化につながったと感じています。

とはいえ、まだ課題もあります。例えば、デバイスの老朽化や利用状況をもっと詳細に把握できる機能が欲しいですね。古いデバイスを簡単に見つけられるタグ機能のようなものがあれば、より効率的になると思っています。

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ーージョーシス導入後、会社のコストが浮いた！セキュリティ対応がラクになった！など、定量面・定性面で実際にメリットを感じたことがあれば教えてください

古関さま

ジョーシスを導入してから、本当にいろいろな面でメリットを感じています。まず、脱Excelを実現できたことが大きいですね。

以前はExcelでデータを管理していたため、リストが見にくいものになり管理方法の属人化が進んで、欲しい情報の収集方法が特定の人にしか分からない状況でした。

しかし、ジョーシス導入後は、人ごと、デバイスごと、アプリごと、と、Excelでは困難だった多角的な切り口でデータを可視化、直感的なUIで、管理者は誰でも必要な情報にアクセスでき、緊急時の対応も迅速に行えるようになりました。

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安永さま

先程もお伝えしたとおり、総務スタッフもシステムを活用できるようになったのは助かっています。万が一、私たちが休んだり、他の業務で時間を取られていたりした場合でも、対応をお任せできるのがありがたいですね。

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古関さま

一時的に発行したMicrosoft365のアカウントがそのまま残っていたことがありましたが、今ではしっかり管理できています。

ジョーシスを導入したところ、50アカウントの無駄が判明し、年間36万円ほどのコスト削減が実現しました。継続的な削減効果があるので、経営にもプラスです。

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セキュリティ対策の強化においても成果を発揮

ーーセキュリティ対応という側面で、ジョーシスをどのようにご活用いただいていますか？

古関さま

セキュリティ対応に関しても、ジョーシスが本当に役立っています。やはり、アカウントの削除漏れがなくなったのが一番の成果です。それだけでも安心感が大きく増しました。

今後は、ジョーシスの検知アプリ機能（シャドーITとなっているSaaSを可視化する機能）も活用して、セキュリティを高めたいと考えています。

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ーージョーシスのサービスを、同業の友人や同僚に勧めたいと思いますか？

古関さま　安永さま

情シス担当者が一人で複数の業務を回しているような会社や、属人化に悩んでいる会社には、ぜひ勧めたいですね。やるべき作業がシステムで可視化されて、ミスや漏れが減るはずです。また、情シス担当者が複数名いる場合でも、全員で情報を共有できる環境が整いますから、管理がかなり楽になります。

特に、今後導入を考えている会社であれば、ぜひ試してみてほしいですね。私たちのように課題を抱えている状態の企業には、大きな助けになると思いますよ。

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