導入前の課題

• デバイス管理が複雑化：約1,300台のデバイス（PC、モバイル端末、ICカード、ソフトウェアライセンスなど）をExcelで管理しており、更新状況や在庫把握が困難
• 業務の属人化：一人の担当者に依存したサービス管理体制で、その担当者不在時に業務が滞る
• 入社・退社処理の非効率：即時対応が必要で、月末・月初に業務が集中
• リソース配分の不透明さ：部署ごとのSaaS利用状況が不明確で、予算配分や費用按分が難しい

導入後の成果

• デバイス管理の効率化：1,300台を超えるデバイスを一元管理でき、障害対応や交換手配もスムーズに
• 業務の属人化解消と時間の最適化：アカウント発行や削除の予約により担当者不在時でも適切な処理が可能となり、月中に作業を分散して働き方改革を実現
• データ活用の促進：部署ごとの利用状況を可視化し、予算策定や費用按分の根拠として活用
• シャドーITの把握：社員が実際に使用しているサービスを把握し、適切なライセンス配布の判断材料として活用

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Josysとの出会い

ーーJosysを知ったきっかけと最初に抱いた印象について教えていただけますか？

荒井様

セミナーがきっかけですね。プライベートで見ていたセミナーの中で御社の情報を目にしたのが最初です。当初はSaaS管理をしている企業なんだなと思いました。これからの時代、SaaSは増えていくので、こういうサービスが出てくるのは自然だなという印象を持ちました。SaaSの管理という点で最初に認知しましたね。

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導入の背景

ーーデバイス管理の課題について詳しく教えていただけますか？

小川様

デバイス管理をExcelの台帳でやるのが限界に来ていたんです。当時はコロナ禍で、社員が自宅でも業務ができるようにモバイルノートパソコンを導入していました。そうなるとデバイスの管理が必要になり、Excelで管理していたのですが、どこまで更新できているのか、今どこに何があるのかがわからなくなってきていました。

荒井様：現在、Josysのコンソールを見ると約1,300台のデバイスがあります。レンタルPC、買い切りPC、ワークステーション、携帯電話に加え、印刷時に使うICカードも含めています。さらに、ソフトウェアの買い切りライセンスもITデバイスとして管理しているので、それらを全部合わせると1,200～1,300くらいになります。これをExcelで管理しようとしても、実際には管理できていなかったというのが実情です。私一人ではとても対応できない量でした。

他のSaaS管理・デバイス管理ツールに関しても検討はできる限りしましたが、その中でもJosysは私以外のメンバーでも使えるユーザー体験、UXが設計されていると感じました。

他チームや現場チームのメンバーであってもすぐ使いこなせるユーザーフレンドリーな部分はJosysの大きな強みではないかなと率直に思います。

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一元管理でSaaSとデバイスも予算配分まで見える化へ

ーー導入後、どのような形で活用されていますか？また、日常的によく使う機能について教えてください。

荒井様

最初はデバイス管理から始めましたが、SaaS管理も見越してJosysを選んでいました。私がSaaSの管理を担当していますが、例えば私が不在の時に誰がアカウントを払い出すのか、誰がSaaSを管理するのかが明確になっていませんでした。働き方改革で労働時間が減少していく中、特定の人しか運用できない状態は今後の時代に合わないと考え、会社に提案しました。

ほぼ毎日ログインしています。日常のルーティンでは管理アプリを使っています。特に新入社員が入ってくる4月に向けて、今のライセンス数を確認したり、ITデバイスの払い出しのために在庫状況を確認したりしています。また、PCの入れ替え対象の把握にもJosysのデータを活用しています。

当社ではSaaSの費用を使用部署で按分しているため、予算組みの段階で「あなたの部署はこれだけの人数がいて、これだけのサービスを使っているからこれだけの予算が必要」と伝えるためのデータとしてJosysを活用しています。経理担当者も、請求書と照合するために利用者変更などのデータをJosysから抽出して整理しています。

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仕事を分担し属人化から解放

ーー具体的にどのような業務効率化を実感されていますか？

荒井様

業務の属人化が解消されたのが大きいですね。実際に効果を実感した例でいうと、この前プライベートな休暇を取りました。それが3月の入社シーズン初日だったにもかかわらず、上司に一言伝えて普通に休めたんです。Josysのおかげで予約処理が可能になり、私が不在でも業務が滞らなくなったからこそできたことです。

入社・退社時の基本的な流れは変わっていませんが、実行するタイミングを前倒しできるようになりました。以前は当日に払い出し作業をしなければならなかったのが、Josysを使えばバックグラウンドで予約処理ができるようになりました。これにより、月末月初の忙しい時期の負担を分散できるようになったのは大きいです。

一人の人に負担が集中しない仕組みができたことで、結果的に働き方改革にも貢献しています。いつでもどこでも業務ができる環境づくりの一環として、Josysは重要な役割を果たしていると感じています。

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事業を止めない管理を。トラブルにいつでも、どんな時でも対応できる体制を

ーーデバイス管理がどのように改善されたのか具体例を教えていただけますか？

荒井様

当社はモバイルPCを多く導入していますが、これは代表の「外に持ち出して、いつでもどこでも仕事ができる環境にしなさい」という考えからです。しかし、外に持ち出すと落としたり、水をこぼしたりといったトラブルが起きます。レンタルPCの場合、交換手配をする際に資産番号が必要になるので、Josysで確認し、交換後の新しいデバイス情報も登録しています。これが頻繁に発生するので、ほぼ毎日Josysにログインする理由の一つですね。

また、PCの入れ替え時期の把握や、在庫管理も非常に楽になりました。パソコンの入れ替えがタイミングよく行かない時もありますが、入れ替え対象のデータをJosysから全部引っ張ってきて整理できるのは大きなメリットです。

さらに、これは情報システム部門だけでなく、現場部門にもJosysを払い出して使ってもらっています。例えばワークステーションについては現場が管理しているのですが、減価償却が終わった機器の把握にJosysのデータを活用しています。管理をしている側の効率が大幅に向上しました。

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シャドーITを禁止ではなく徹底活用へ。

ーー検知アプリ（シャドーIT）機能をどのように活用されていますか？

荒井様

社内での生成AIの利用状況を把握するのに役立てています。例えば、当社が指定した生成AI以外に、どのような生成AIを使っているのかを知る指標としてJosysを使うことがあります。人によってはChatGPTを使っている人もいれば、別のAIを使っている人もいます。

ライセンスには予算の問題があるので全員に割り当てられないのですが、どこに限られたライセンスを配るかを考える際の参考にしています。例えば、生成AIのライセンスを新たに取得した場合、実際にAIツールを使っている人や部署に優先的に配布するといった判断ができるようになりました。

 同様に、各部署でどのようなアプリをよく使っているかの情報から、「営業部でこのアプリがよく使われている。別の部署で似たようなものが使われているなら、これを払い出そう」といった判断の材料にもしています。シャドーITというと問題視されがちですが、むしろユーザーの実際のニーズを把握するための貴重なデータとして活用しています。

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管理効率化、データ活用、働き方改革。3つの効果でIT部門の価値を高められた

ーーJosysを導入して最も良かったと感じる点は何ですか？

荒井様

管理面での効率化が最も大きいですね。デバイス管理にしてもSaaS管理にしても、以前はExcelでバラバラに管理していたものが一元化され、必要な情報にすぐアクセスできるようになりました。特に1,300台ものデバイスを管理するのは、Excel台帳では不可能に近かったので、その部分の改善効果は絶大です。

また、データを活用した意思決定ができるようになったのも大きなメリットです。当社では部署ごとにSaaS費用を按分していますので、予算編成や費用按分の根拠資料としてJosysのデータを活用しています。「あなたの部署には何人いて、これだけのサービスを使っているからこれだけの予算が必要」という資料作成が容易になりました。

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Josysを活用して未来へ。データ活用でコスト最適化と戦略的IT投資を実現したいです。

ーー今後のJosys活用の方向性について教えてください。

荒井様

基本的にはSaaSの管理、デバイス管理を中心に、シャドーITの機能も活用していきたいと考えています。特に、検知アプリ（シャドーIT）機能を使って社員の実際のアプリ使用状況を把握し、限られたライセンスの適切な配分に役立てていく方向性を強化していきたいですね。

また、現在はAPI機能を一度だけ使ったことがあるくらいですが、今後はデータ活用の幅をさらに広げていければと思っています。Josysに蓄積されたデータを他のシステムと連携させることで、さらなる業務効率化やコスト最適化を図れる可能性があると考えています。

特に近年は生成AIのような新しいテクノロジーの活用が進んでいますが、コスト面から全員に付与できないライセンスを、実際に使用している人や必要としている部署に効率的に配分するための判断材料として、Josysのデータをさらに活用していきたいと思います。

こうしたツールを使って情シスがより前向きに未来を描く仕事にシフトしていけるととても良いのではないでしょうか。

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小川様

‍私の目から見てもSaaS管理・デバイス管理の両方をカバーしており、かつ推進者以外のメンバーであっても学習しやすい点は素晴らしいと思うので、これからも全社レベルで活用して効果を広げられるよう活用していきたいと思います。

Josysは、SaaS管理からデバイス管理まで、企業のIT資産を一元管理するプラットフォームです。働き方改革や業務効率化が求められる現在、情報システム部門の負担を軽減し、戦略的なIT活用を支援します。詳しい情報や導入についてのご相談は、ぜひお問い合わせください。