導入前の課題

・Excelでのハードウェアのリスト化や台帳管理が煩雑だった

・自社にフィットするサービスの導入が手間だった

・様々なアプリやクラウドサービスのアカウント管理に課題があった

導入後の効果

・ハードウェア端末の台帳管理が、ジョーシスで楽に可視化

・データもまるっと導入サポートで楽に移管でき、シンプルに利用できる

・アプリ連携でメンバーや台帳を自動で更新・可視化し、セキュリティも担保できるように

デバイス管理の手間なくセキュリティリスクを回避！アプリやクラウドサービスを利用する企業におすすめのジョーシス

コンサルティング事業、システム開発事業に自社プロダクトのクラウドサービスまで幅広い事業を展開されている株式会社LIGHTz様。
ISMS取得企業としてガバナンスやセキュリティ対策の観点から、どのようにジョーシスを利用しているのかを情報システム部の田中　健太様にお話を伺いました。

面倒なExcelでのハードウェア端末の台帳管理が、ジョーシスで楽に

　　　はじめに所属部署や担当領域について教えていただけますか。

田中さま
情報システム部に所属し、ハードウェア端末の調達やキッティング、運用に載せた後の管理から廃棄までの領域を担当しています。MicrosoftのOfiice365など多くのクラウドサービスを利用しているため、大元の契約管理や台帳管理を実施しています。

情報システム部は2〜3人で運用しており、10〜15個ほどのクラウドサービスを利用しています。

　　　ジョーシスを知ったきっかけは何でしたか？

田中さま
ジョーシスを知ったきっかけは、弊社代表の乙部からの紹介です。ジョーシスの親会社であるラクスルさん経由でジョーシスのサービス展開を知り、「ジョーシスの導入で業務が楽になるかもしれないので使ってみたら？」と紹介され、まずは無料で使ってみることにしました。

　　　田中さんが導入前に課題を感じていたことや困っていたことは何でしたか？

田中さま
手間に感じていたのが、社有端末のリスト化や台帳管理です。Excelでどんな端末がどれくらいあるのか、誰に貸与しているのかといった情報を管理していましたが、過去に誰に貸与したのかも記録しておくために、利用者が変わるたびにExcelのファイルを作成していました。

そうすると、同じようなファイルがどんどん増え、よくわからない状態に。管理したい情報が増える度にExcelの表は横に長くなり、PCやスマートフォンといった端末の種類が増える度にファイル内のシートが増え、面倒さを感じつつも他の業務を優先してしまいより良い管理の仕組みを作ることに工数を割くのも難しいと感じていました。

代替手段として、Microsoft Office Accessを使った管理を検討していましたが、なかなか導入に踏み切れなくて。台帳管理の仕方に悩んでいたタイミングでジョーシスを知り、これはよいソリューションだと感じて使い始めました。

　　　デバイスの過去の利用者情報はどのような時に必要ですか？

田中さま
例えば、端末の紛失の時です。電車での置き忘れなど、時期がわかっているものはまだよいのですが、棚卸をした際に紛失が発覚したような時に備えて履歴を辿ることができるように紛失がいつ起きたのかを辿らないといけないため、いつまで誰が使っていたかを記録しておく必要があります。

また、アプリ連携も便利でした。あまり課題意識は持っていなかったのですが、いずれやらなければいけないと感じていたので、整備ができて助かりました。

導入の決め手はシンプルな操作性。導入サポートも手厚い

　　　トライアルで使っていただいてから本契約になりましたが、ジョーシスの契約を決めた理由は何ですか？

田中さま
一番は手軽に使えたところです。導入時にジョーシスのサポートの方に登録をサポートいただき、元々持っていたかなりの量のデータをまるっと入れることができたのが、すごく楽で助かりました。

例えば、他社のサービスで同じような仕組みを作ろうとすると、我々の性質上、全て自分たちで作ることになっていたと思います。テンプレートで作ると自由度が効かなかったり、後々変更するのが面倒だったりするため、ゼロから設計することになっていたと思います。

ジョーシスは欲しい情報を保存できて、シンプルに使えたことが、かなり大きかったです。

　　　実際に導入いただいてから、よく利用されている機能は何でしょうか？

田中さま
デバイス管理を一番よく使っています。昨年11月からトライアルをし、最初のうちはすごくシンプルで、「少し物足りないかもしれない」と感じていました。しかし、さまざまな意見をユーザーさんから取り入れて、機能をアップデートされていたので、もう少し使ってみようと思いました。

その後使い続けているうちに、いつの間にか「ジョーシスがあったほうが絶対に便利だよね」という状態になっていたんです。その時期に利用ユーザー数が無料利用の範囲を超えそうだったことと、デバイス管理台帳のカスタム項目を追加したいこともあり、有料プランを契約をしました。

　　　デバイス台帳は入退社のフローにも組み込んでいますか？

田中さま
組み込んで使っています。入社時に端末の在庫があるかどうかを確認し、在庫があれば払い出します。従業員によっては、端末の希望があるため、在庫をジョーシスで確認し、なかったら購入するというフローを作りました。

退職時には利用者登録を外し、故障がないか確認をしています。故障があったら「故障中」のステータスに変更するなど、使用状況やPCの状態の管理がしやすくなりました。

ジョーシスの導入でデバイスの可視化が100%に

　　　ジョーシス上でのデバイスの可視化についての実感値はどうですか？

田中さま
ジョーシスを導入してから、デバイスの可視化が100%把握できるようになりました。ただ、入力をするのは人の手なので、バタバタしているときにデバイスの返却があると、ジョーシスへの入力漏れがたまにあります。この部分はメンバーの意識の改善やオペレーションの改善を徹底していかないといけないと感じています。

　　　アプリやクラウドサービスの可視化は、どのように利用されていますか？

田中さま
連携可能なアプリを登録し、退職者アカウントを消し忘れていないか確認するほか、非連携アプリも登録をし、クラウドサービス全体でいくら費用がかかっているのかの把握にも利用しています。まだ全体の把握はできていないのですが、今後進めていきたいと考えています。

　　　一覧化したことで適正な運用が進んだ事例はありますか？

田中さま
先日、他社サービスの更新通知先のメールアドレスを、普段受信していないものに設定していたため、更新を失念してしまい利用できなくなりました。ジョーシスを確認したところ、契約更新日を過ぎていることを知ることができました。

契約期間の把握のためにジョーシスにきちんと入力しようと改めて認識して、運用の改善をしています。

　　　更新しそびれをなくすための機能を付けるとしたら、どんな機能があると便利ですか？

田中さま
ホームでアカウント消し忘れなどは赤いアラートが出ると思うのですが、これと同様に更新期限が1、2ヶ月前のものが表示されると便利だと思います。

ISMSのセキュリティ要件を満たしつつ、社員の使いやすさを満たすルールの緩和を

　　　情報システム部門で今後、インシデントやセキュリティ対策を実施したいものはありますか？

田中さま
端末の構成管理が現在できていないので、今後取り組みたいです。PC端末は会社から支給をしていますが、社員が入れているアプリやサービスの管理をしたいと思っています。

社員が自分の私有の端末にOffice365のアカウントを設定したら、私有の端末でも利用できるBYOD（Bring Your Own Device）状態になります。いわゆる野良BYODをされると、業務の機密情報の漏洩リスクがあるため、この辺りの制限に課題を感じています。

　　　端末の構成管理や野良BYOD対策として、MDMの導入は検討されていますか？

田中さま
Microsoft Intuneで管理をできるように環境整備を進めていますが、配布済みの端末にも設定する必要があります。1台1台回収し、代替の端末を配布するのも大変ですので、リモートでまとめて対処できる方法がないかと検討しています。

ジョーシスとデータ連携ができ、誰がどの端末を使っているのかが自動で更新される仕組みがあるといいですね。そうすると、ジョーシス側の情報を更新しそびれることがなくなるかもしれないと思います。

端末管理やクラウドサービスを利用する企業におすすめのジョーシス

　　　ジョーシスを同業のご友人や同僚に薦めるとしたら、どういった企業におすすめしますか？

田中さま
弊社のように端末の管理をExcelで行っているような企業さんには、ジョーシスはすごく導入しやすく、使いやすいと思います。

クラウドサービスの利用は他社でも増えているはずですので、ジョーシスがサービスやアプリ連携を強化していて、今後MDMとの連携も見込めるので非常におすすめです。

一方で、薦めても導入しない企業もあるかと思います。クラウドサービスへの理解を得るのが難しい、そもそも端末管理の必要性をそこまで重視していなかったりする場合は導入が難しいかもしれません。

ジョーシスのソリューションはすごく良いと思うのですが、業種や業態の慣習的によっては当てはまらないケースがあると思います。前述のような企業では起きうることだと思うので、そういったところへのアプローチを期待しています。