シャドーITとは？

シャドーITとは、IT部門の知識や承認なしに組織内で使用される一連のITソリューションやシステムを指します。これには、許可されていないソフトウェアやアプリケーション、仕事のために使用されるスマートフォンやノートパソコンなどの個人デバイスが含まれます。

組織内でのシャドーITの一般的な例としては、以下のようなものがあります：

• 従業員がDropboxやGoogleドライブなどのクラウドストレージサービスを使ってファイルを共有する。
• チームがTrelloやAsanaなどのプロジェクト管理ツールをIT部門の監視なしに採用する。
• 個人のメールアカウントを業務連絡に使用する。
• 業務関連の活動に個人のデバイスを使用すること、これはBYOD（Bring Your Own Device）と呼ばれます。

実際にどのようなシャドーITが現場で発生しているか、発生要因やリスク、対応の事例についてはシャドーITとは？発生原因・リスクと対策、具体事例を解説でもまとめています。あわせてご覧ください。

シャドーITの根本原因

シャドーITの増加は、主に技術の消費者化に起因します。技術がよりユーザーフレンドリーでアクセスしやすくなるにつれて、従業員は公式に承認されていなくても、使い慣れたツールやアプリケーションを使用する方が簡単で効率的だと感じることが多くなります。この傾向を促進する要因はいくつかあります：

• アクセスの容易さ：多くのクラウドベースのサービスやアプリケーションは、長いIT承認プロセスなしでアクセスできます。
• 効率性の認識：従業員は、許可されていないツールが提供されるものよりも効果的で使いやすいと感じることがあります。
• 職場の柔軟性：リモートワークやBYODポリシーの増加により、個人と業務のIT使用の境界が曖昧になっています。

シャドーITのメリット

リスクがあるにもかかわらず、シャドーITには利点もあり、多くの組織で一般的な実践となっています。これらのメリットを理解することで、より効果的なIT戦略の開発に役立ちます：

• 生産性の向上：従業員は、これらのツールが自身をより生産的にすると信じてシャドーITソリューションを利用します。慣れ親しんだアプリケーションやサービスを使うことで、従業員は効率的かつ効果的に作業できます。
• 新技術採用の機敏性：シャドーITは、組織が新技術を迅速に採用し、活用する能力を示します。この機敏性は、市場の変化に対応し、競争力を維持するために重要です。
• 従業員の満足度：従業員が好みのツールやアプリケーションを使用できることで、仕事の満足度が向上します。これらのツールに慣れているため、学習曲線が最小限に抑えられ、従業員は主要な仕事に集中できます。

シャドーITリスクの軽減

シャドーITのメリットを認めつつ、そのリスクを軽減するための戦略を実施することが重要です：

• 明確なITポリシーの策定：包括的なITポリシーを確立し、組織内での技術使用の境界を設定します。
• ITサービスの提供を強化：IT部門の応答性と効率性を向上させ、従業員が代替のITソリューションを探す必要を減らします。
• 従業員の教育：定期的なトレーニングと啓発プログラムを通じて、従業員にシャドーITに関連するリスクとITポリシーの遵守の重要性を理解させます。
• 承認された代替案の提供：従業員のニーズを満たす承認済みのツールを提供し、許可されていないソリューションへの依存を減らします。

JosysがシャドーITに対処する方法

Josysは、シャドーITを特定し管理するための包括的なアプローチを提供し、IT運用の全体的なセキュリティと効率を向上させます：

• 資産の可視化：Josysは、組織内のすべてのIT資産（ソフトウェアおよびハードウェア）の明確な概要を提供します。この可視性は、シャドーITに該当する未承認の資産を特定するのに重要です。
• 利用状況の分析：異なる資産の使用方法を分析することで、Josysは冗長または未使用のツールを特定し、シャドーITの兆候を発見します。
• シャドーITの発見：Josysのインテリジェントなアプリ発見エンジンは、Google監査ログやJosysブラウザ拡張機能を使用して、従業員が使用している非承認のビジネスアプリを特定します。IT部門は、会社のポリシーに基づいてアクセスを追跡、統合、または無効化することができます。
• 改善されたアクセス制御とセキュリティ：Josysを使用することで、ITマネージャーはアクセスと使用状況をより良く監視し、承認されたユーザーのみが会社の重要なデータやシステムにアクセスできるようにします。

Josysのブラウザ拡張機能を活用することで、現場レベルで利用されている未承認アプリケーションの検知・管理がさらに強化されます。具体的な運用事例や仕組みの詳細は、Josys ブラウザ拡張機能によるシャドウ IT の管理で詳しくご紹介しています。

結論

シャドーITは生産性や機敏性の向上などのメリットをもたらす一方で、無視できない重大なリスクも伴います。これらのリスクを効果的に管理することは、安全で効率的なIT環境を維持するために重要です。

Josysはこれらの課題に対する強力なソリューションを提供します。ソフトウェアおよびハードウェア資産を管理するための包括的なプラットフォームと、ライセンスおよびアクセス管理のための単一のポータルを提供することで、Josysは組織がITインフラストラクチャを管理するためのコントロールを提供します。このコントロールは、シャドーITに関連するリスクを軽減し、コンプライアンスを確保し、全体的な運用効率を向上させるために重要です。

本記事は英語版の記事を翻訳して作成しております。