ソフトウェア・アズ・ア・サービス（SaaS）製品は、業務の効率化や顧客体験の向上を通じて、現代のビジネスにおいて欠かせない存在となっています。しかし、これらのメリットにはコスト管理の課題も伴います。

企業がより多くのSaaSツールを取り入れるにつれて、関連するコストも増加します。未利用のライセンスや重複するアプリケーションが費用を押し上げ、さらに従業員が未承認のソフトウェアを使用するシャドーITの問題もあります。重要なのは、適切なSaaSツールを選択するだけでなく、それらを最大限に活用してROIを最大化することです。

ここで、専門のSaaS管理ツールが重要になります。SaaSポートフォリオが拡大する中で、ITマネージャー、CTO、MSPはすべてのソフトウェア資産を包括的に把握し、情報に基づいた意思決定を支援するツールを必要としています。

この記事では、SaaSの隠れたコストを明らかにし、巧みなSaaS管理がどのように大幅なコスト削減をもたらすかを示します。

SaaS管理ツールの導入を検討する際は、コスト面だけでなくメリット・デメリットや製品比較も重要です。詳しくはSaaS管理ツールのメリットとデメリットは？導入時の比較ポイントも解説の記事もぜひご参照ください。

360°の可視性で包括的な財務洞察を実現

360°の財務視点は、単に購読しているSaaS製品をリストアップするだけではありません。これには、これらの購読に関連する詳細なユーザーダイナミクスが含まれます。特定のツールに誰がアクセスしているのか、利用が最大限に行われているか、休眠状態のライセンスがあるかどうかといった質問がIT管理の中心となります。

例えば、ある会社がチームのニーズを見越して100のプロジェクト管理ツールのライセンスを取得したとします。しかし、実際には70のライセンスしか使用されていない場合、未使用の30のライセンスは無駄なリソースを表しています。このようなシナリオが複数のSaaSツールで発生すると、財務負担は相当なものとなります。

さらに、従業員が会社を退職したにもかかわらずソフトウェアアクセスを保持している場合、この見落としはセキュリティの懸念だけでなく、未使用のライセンスに資金を費やしていることを意味します。

シャドーITはこの状況をさらに複雑にします。従業員が未承認のソフトウェアを使用すると、データの断片化や潜在的なセキュリティ侵害、複数の部門が同じツールに無意識に資金を投じることによる重複費用が発生する可能性があります。

未使用のライセンス席：予算の隠れた消耗源

予算管理はどの組織にとっても重要であり、特にIT領域ではコストが予期せぬ形で急増する可能性があるため、注意が必要です。しかし、多くのIT予算に負担をかける一般的な見落としは未使用のライセンス席です。

豪華な食事を注文して半分しか食べないのと同じように、未使用のSaaSライセンスに資金を費やすことはリソースの浪費です。時間が経つにつれ、複数のツールにわたってこれらのコストは累積します。

この問題に寄与する要因はいくつかあります：

• 急速な拡大：急成長する企業は事前にライセンスを購入し、即座に未使用となることが多い。
• スタッフの異動：従業員が役割を変更したり退職したりすると、ソフトウェアの権限がそのまま残り、非アクティブなライセンスが発生する。
• 監視の不備：統一された追跡システムがないと、ソフトウェア利用の実態が見えにくくなる。

この課題に対処するために、組織は次のような対策を講じることができます：

• 定期的なレビューの実施：ソフトウェアライセンスを定期的に評価し、非アクティブなライセンスを特定して対処します。Josysのようなソリューションは、タイムリーな洞察を提供し、これを簡素化します。
• リソースの最適化：未使用のライセンスを他のチームメンバーや部門に再割り当てし、最適な利用を確保します。
• サブスクリプションプランの再評価：ツールが一貫して余分なライセンスを持っている場合、より適切なプランを選択してコスト削減を図ります。
• オフボーディングの合理化：退職する従業員のソフトウェア権限を迅速に取り消し、ライセンスを他のユーザーに利用可能にします。

価値の最大化：ライセンス利用のニュアンス

SaaS管理の領域では、割り当てられたライセンスと利用されているライセンスの違いを理解することが重要です。一見すると同義に思えるかもしれませんが、これらを区別することで大幅なコスト削減につながります。

割り当てられたライセンスと利用されたライセンスの違い

割り当てられたライセンスは、特定のユーザーに付与され、ツールへのアクセスを許可します。しかし、割り当てが必ずしもアクティブな使用を保証するわけではありません。そこで、利用されたライセンスが登場し、割り当てられたユーザーによるソフトウェアの実際の利用を示します。

例えば、ある会社が100のライセンスを割り当てていても、実際に活用されているのは70だけである場合、休眠している30のライセンスは財務的な非効率を表しています。

利用向上のための戦略：

• 利用分析：Josysのようなツールは、ユーザーの利用状況に関する洞察を提供し、未利用のライセンスを特定します。
• 定期的なフィードバック：従業員との対話を通じて、ソフトウェアのニーズや課題を理解し、利用状況についての洞察を得ます。
• ライセンスのローテーション：一時的にソフトウェアアクセスが必要な従業員間でライセンスをローテーションし、最適な利用を確保します。
• 集中的なトレーニング：従業員がツールの機能を最大限に活用できるようにトレーニングを行い、利用を向上させます。
• ツールの関連性を再評価：利用が一貫して低い場合、そのツールの関連性が低下している可能性があるため、定期的に評価します。

シャドーITの解明：隠れた財務的要因

シャドーITとは、従業員がIT部門の承認なしに使用を開始するソフトウェアツールやアプリのことです。一見すると良いアイデアや即効性のある解決策のように見えるかもしれませんが、実際には多額の費用を生む可能性があり、さらに悪いことに、セキュリティの問題を引き起こす可能性があります。

• 費用の重複：中央監視がないと、異なる部門が独自に同じソフトウェアを購入し、不必要な費用が発生します。
• セキュリティ脆弱性：未承認のソフトウェアは、組織のセキュリティ基準に準拠していない可能性があり、機密データをリスクにさらす可能性があります。
• 統合の課題：シャドーITツールは、他の企業システムとシームレスに統合されない場合があり、非効率とデータサイロを引き起こします。

シャドーITの検知と管理について、実例とその効果を知りたい方はJosys ブラウザ拡張機能によるシャドウ IT の管理もぜひご参考ください。

統合：シャドーITコスト削減の鍵

シャドーITの財務的影響に対抗する最も効果的な戦略の一つは統合です。

アプリの購入と承認を中央集権化することで、組織は次のことができます：

• 一括割引を確保する：中央集権的な購入は、より良い価格設定をもたらします。
• 重複の排除：中央監視により、重複するツールの資金提供を防ぎます。
• サポートの簡素化：ツールの数が少ないほど、ITサポートが簡素化され、運用コストが削減されます。

アプリの統合：節約とシナジーのための合理化

例えば、ある部門がタスク管理にAsanaを使用し、別の部門がWrikeを採用し、第三の部門がClickUpを導入しているシナリオを考えてみてください。

各ツールにはそれぞれの利点があるかもしれませんが、標準化の欠如は次のような問題を引き起こす可能性があります：

• コラボレーションの障壁：異なるプラットフォームは、部門間の協力を妨げる可能性があります。
• トレーニングの負担：複数のツールは、オンボーディングプロセスを複雑にし、長期化させます。
• ライセンス追跡の課題：多様なツールのライセンス管理は効率的ではありません。

統一のケース

アプリの使用を統合することで、ソフトウェア管理に合理化されたアプローチを提供します：

• コラボレーションの強化：全社が統一されたツールセットを使用することで、部門間のコラボレーションがシームレスになります。
• コスト削減：選択されたツールに標準化することで、より良い価格交渉が可能となり、ソフトウェア支出の全体を削減します。
• トレーニングの簡素化：ツールが少ないほど、新入社員のトレーニングが簡素化され、オンボーディングが迅速になり、生産性が向上します。

最適な交渉のためのサブスクリプション管理の習得

すべての詳細が重要です。サブスクリプションの更新日、ライセンス数、コスト構造、使用パターンを記録することで、多くの情報が得られます。これらのデータは、ベンダーとの契約を再交渉する際に非常に貴重です。洞察を持つことで、ITマネージャーは次のことができます：

• 重複を特定する：重複するサブスクリプションをハイライトします。
• ニーズを予測する：過去のデータを基に将来の要件を予測します。
• プロアクティブな管理を可能にする：詳細な洞察により、ベンダーとのより良い交渉が可能になります。

結論

SaaSコスト最適化の複雑さを探る中で、IT運用の未来が効果的なSaaS管理にかかっていることが明白になります。

未使用のライセンスからシャドーITまで、課題は多岐にわたりますが、適切なツールと戦略があれば、組織はこの環境を自信を持って乗り越えることができます。

Josysのようなツールは、単なる支援者ではなく、ゲームチェンジャーです。比類のない洞察、自動化、プロアクティブな管理機能を提供することで、組織がSaaS支出を潜在的な財務的負担から大幅な節約源へと変えることを可能にします。

本記事は英語版の記事を翻訳して作成しております。