不動産業界で圧倒的な成長を続ける株式会社オープンハウスグループ。その裏側では、グループ全体で約7,000名におよぶ膨大なユーザーIDとデバイスの管理という、極めて難易度の高いミッションが動いています。

今回は、情報システム部 インフラストラクチャーグループ システムサポート課の皆様に、Josys導入によってどのように「作業の自動化」と「チームの意識改革」を実現したのか、その舞台裏を伺いました。

株式会社オープンハウスグループ様

写真右から

情報システム部 インフラストラクチャーグループ システムサポート課 係長  神田 様、主任 原 様、 副主任 金 様

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■「7,000人を12人で支える」という数字の裏側

── まず、今のチームの体制について教えてください。かなりの少数精鋭だと伺っていますが。

神田様：はい。グループ全体で管理しているID数は約7,000。それに対して、実務を回しているのは社員4名と派遣スタッフ8名の、計12名です。1%にも満たない人数で全員分のアカウントやデバイスを見ている計算になりますね。

── 7,000人規模だと、入退社だけでも相当な数になりますよね？

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‍神田様：そうなんです。うちは成長スピードが速いので、毎月数十名を超える規模の新たな仲間が加わり、さらに4月の新卒入社ともなれば、グループ全体で800人も一気に増えます。毎年、組織の規模が拡大していく流動性の中で、いかに「自分たちの手を動かさずに回す仕組みを作るか」が、テーマでした。

退職する方については、これまで別のツールを使って「誰が辞めたか」の検知まではできていたんですが、その後の処理……つまり各SaaSの管理画面を開いてアカウントを止める作業は、結局人間がポチポチやるしかなかったんです。

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■現場を悩ませていた「地味で、重い」ストレス

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‍── 具体的に、どのような作業が負担になっていたのでしょうか。

原様：LINE WORKSやBacklogといったツールですね。辞める人のアカウントを手作業で消していくのですが、これが毎月1〜2時間は必ず取られていました。一番困るのが「消し忘れ」です。ある日、現場から「ライセンスがいっぱいで新しく追加できません」と連絡が来て、初めて辞めた人のアカウントが残っていたことに気づく。この「常に漏れを心配して、細かい作業に付き合わされるストレス」が地味に効いていましたね。

金様：デバイス管理も似たような状況でした。スプレッドシートが乱立していて、どれが最新の台帳か分からない。「情報の正しさ」を確認するだけで時間が溶けていくような状態でした。

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■Josysを選んだ「譲れなかった2つの条件」

── 他のツールも検討されたと思いますが、なぜJosysだったのですか？

神田様：ポイントは2つありました。1つは、「ワークフロー機能」です。ただ可視化するだけではなく、検知した瞬間にアカウントを止める（停止・削除）ところまで自動でやってほしかった。

2つ目は、「マルチテナント対応」です。弊社はM&Aが多く、ドメインの違うGoogle Workspaceだったり、Microsoft 365だったり、バラバラの環境の会社が突然仲間に加わります。それらをポータルにサクッと繋いで一元管理できる柔軟性は、Josysにしかなかったですね。

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■実践：BigQueryとAPIで「勝手に動く仕組み」を作る

── 導入後、1,000件以上のワークフローが動いているとお聞きしました。

神田様：はい。人事システムのデータをBigQueryに集めて、そこからAPI経由でJosysのワークフローを叩く仕組みを組みました。

今は毎週月曜の朝に、自動処理が終わった通知を確認するだけです。正直なところ、普段は使っている実感がほとんどありません。でも、その「忘れていても大丈夫な状態」こそが理想だったんです。

原様：本当に楽になりました。以前は退職者の処理は「あの画面とこの画面を開いて.........」と、管理画面を行ったり来たりしていましたが、今はその時間がゼロです。おかげで長らく手を付けられていなかったActive Directory（AD）の整理といった、本当にやりたかった、かつセキュリティ上も重要な業務にようやく手が回るようになりました。

金様：デバイス管理も、人事データと端末情報が1つの場所で紐付いているので、情報の精度が上がりました。スプレッドシートで管理をしていたのですが、タブやシートが増えて管理が難しかったので、ストレスでした。現在は台帳を疑わなくていいのが、精神的に一番大きいです。

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■要望が形になる。「一緒にプロダクトを作っている」感覚

── サポート体制や、導入後のやり取りについてはいかがですか？

神田様：そこはすごく頼もしいと感じています。メールや定例の場でやり取りしているのですが、こちらの細かい要望へのレスポンスが手厚いんです。UIの超細かい修正から、「さすがにこれは無理だろうな」と思うような機能のリクエストまで、しっかり開発側に伝わっている実感が持てます。 要望を伝えると、しばらくして「改善されました」「新しくリリースされました」と返ってくる。ただツールを買って終わりではなくて、私たちのフィードバックが他社さんにとっても良いものになるならどんどん伝えて、一緒にプロダクトを良くしていこうという、良い意味で距離の近いパートナーシップを感じています。

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■次は「AIライセンスの奪い合い」も自動化したい

── 今後、さらに挑戦したいことはありますか？

神田様：高額ライセンスの「最適化」ですね。AdobeやGeminiなどのAIライセンスは、全員分買うとコストが膨大になります。でも、みんなが四六時中使っているわけではない。

Josysを使って「使いたい時だけ申請して自動発行、30日間使ってなければ自動回収」というサイクルを回せれば、コストを抑えながら現場に最新のツールを渡すことができます。あとはMDMもJosysと連携しているので、退職検知に合わせて、デバイスを自動でロックするところまでいきたいですね。

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■情シス担当者へメッセージ

── 最後に、導入を悩んでいる方へメッセージをお願いします。

神田様：IT投資を躊躇する場面もあるかもしれませんが、将来的に人を増やすコストを考えれば、今システムを固めるのが一番コスパが良いはずです。「作業をするのが情シスの仕事じゃない、効率化を考えるのが仕事だ」。そう信じて、一歩踏み出してほしいですね。

原様：アカウントの棚卸しや削除作業で、休日や夜間に「あれ消したっけ？」と不安になったことがある方なら、絶対に入れたほうがいいです。あのポチポチ作業から解放される快感は、一度味わうと戻れません。

金様：一元管理できるっていう点が大きいかなとも思っています。複数の台帳で管理する工数を考えると、どれだけ削減できるのかというのは一度試してみていただいてもいいんじゃないかなと思います。